Завершение трудовой книжки — это не просто формальность‚ а юридически значимое действие‚ фиксирующее итог вашей трудовой деятельности в организации․ Неправильно заполненная или незавершенная книжка может создать проблемы при трудоустройстве‚ расчёте пенсии или получении социальных льгот․ В этой статье мы подробно разберём‚ как правильно завершить трудовую книжку‚ кто и когда это должен делать‚ а также какие ошибки нужно избегать․
Почему это так важно?
Трудовая книжка (в т․ч․ в электронном виде) — это основной документ‚ подтверждающий ваш стаж․ Её завершение:
- Фиксирует точную дату увольнения;
- Указывает основание для увольнения в соответствии с Трудовым кодексом РФ․
- Служит доказательством вашего трудового стажа для назначения пенсии․
- Является обязательным при трудоустройстве на новое место․
Кто и когда должен завершить трудовую книжку?
Обязанность по правильному и своевременному оформлению лежит на работодателе (бухгалтерии или отделе кадров организации)․
Сроки:
- В день увольнения работника (по общему правилу)․
- В день выдачи трудовой книжки работнику‚ если он не работает на момент увольнения (например‚ находится в отпуске)․
- При увольнении по инициативе работника — в день подачи заявления‚ если оно было подано с соблюдением срока предупреждения (обычно 14 календарных дней)․
Важно: Если в день увольнения выдача книжки невозможна (например‚ из-за болезни руководителя)‚ работодатель обязан выдать её не позднее следующего рабочего дня после заявления работника о выдаче․
Пошаговая инструкция по завершению трудовой книжки (на примере бумажного варианта)
Шаг 1: Подготовка
Перед завершением убедитесь‚ что в книжке:
- Все предыдущие записи об увольнении и приёме на работу проставлены правильно (дата‚ подпись‚ печать)․
- Нет исправлений‚ помарок‚ незаверённых записей․
- Используется актуальный бланк (с 2021 года используются новые бланки с защитными элементами)․
Шаг 2: Заполнение записи об увольнении
На последней свободной странице (или на той‚ где была последняя запись о приёме) делается запись об увольнении․ Она должна содержать:
- Дату увольнения (число‚ месяц‚ год)․
- ФИО работника полностью‚ как в паспорте․
- Наименование должности (как в штатном расписании или в приказе)․
- Основание для увольнения — точная формулировка из Трудового кодекса РФ (например‚ «п․ 2 ч․ 1 ст․ 77 ТК РФ» или «п․ 3 ч․ 1 ст․ 77 ТК РФ»)․
- Подпись руководителя организации (или уполномоченного лица) и печать организации․
Шаг 3: Пример правильной записи
«Уволен(а) с 15 декабря 2023 года по собственному желанию (п․ 3 ч․ 1 ст․ 77 ТК РФ)․»
Подпись: _________________ / Иванов А․П․ /
Печать организации
Шаг 4: Выдача книжки работнику
Заверённую книжку вручают работнику под расписку в отдельном документе (журнале выдачи или на отдельном листе)․ В расписке указываеться:
- Дата выдачи․
- ФИО работника․
- Подпись работника․
Если работник отказывается получить книжку‚ об этом составляется акт с участием двух свидетелей․
Особенности завершения электронной трудовой книжки (ЭТК)
С 1 января 2021 года работники имеют право на ЭТК․ Процесс завершения отличается:
- Запись вносится в электронный реестр через СЗВ-ТД․
- Работодатель обязан уведомить работника о внесении записи через личный кабинет на портале Госуслуг или иным agreed способом․
- Работник может распечатать выписку из ЭТК на бумаге‚ и она имеет такую же юридическую силу‚ как и традиционная книжка․
- Если у работника есть бумажная трудовая книжка‚ то запись в неё также вносится на основании сведений из ЭТК․
Типичные ошибки при завершении
Избегайте следующих распространённых ошибок:
- Неправильное основание увольнения․ Используйте только формулировки ТК РФ․ «По соглашению сторон» (ст․ 78 ТК РФ) и «по собственному желанию» (ст․ 80 ТК РФ) — это разные основания с разными последствиями․
- Ошибки в датах․ Дата увольнения должна совпадать с датой в приказе и в записной книжке․
- Отсутствие печати или подписи․ Без них запись не считается действительной․
- Исправления и помарки․ Если ошибка допущена‚ запись перечёркивается полностью (одной линией‚ чтобы было видно исходный текст) и делается новая․ На полях делается пояснение «Исправление считать недействительным» с датой и подписью․
- Заверение не тем лицом․ Подписывает только руководитель организации или уполномоченное им лицо (по доверенности)․
Что делать‚ если завершение было сделано неправильно?
Если вы обнаружили ошибку в своей трудовой книжке:
- Обратитесь с заявлением к бывшему работодателю с просьбой внести исправления․
- Работодатель обязан в 10-дневный срок внести исправления и заверить их своей подписью и печатью․
- Если работодатель отказывается‚ вы можете обратится в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд для восстановления своих прав․
Правильное завершение трудовой книжки — это ваше право и гарантия защищённости в будущем․ Всегда проверяйте запись об увольнении: дату‚ основание‚ подпись и печать․ Если что-то вызывает сомнения — не стесняйтесь задавать вопросы кадровику или бухгалтеру․ В случае споров помните‚ что Трудовой кодекс РФ на вашей стороне‚ а государственные органы (ГИТ‚ суд) помогут отстоять ваши трудовые права․
Помните: Ваша трудовая книжка — это документ всей жизни․ Относитесь к её ведению и завершению с максимальной внимательностью․