Трудовая книжка — ключевой документ, подтверждающий стаж и трудовую историю гражданина. При её копировании или предоставлении в другие организации возникает критически важный вопрос: как правильно её заверять? Существует распространённое заблуждение, что достаточно поставить подпись и печать только на первом и последнем листах. Однако действующая практика и разъяснения контролирующих органов (включая Минтруд) устанавливают иные, более строгие требования.

Почему требуется заверение каждого листа?

Трудовая книжка (как бумажная, так и в виде сшитой копии) представляет собой единый документ, составленный из отдельных листов. Записи о приёме на работу, увольнении, награждениях размещаются на разных страницах в течение всей трудовой жизни. Чтобы исключить возможность подделки или замены отдельных листов в копии, закон и ведомственные инструкции обязывают удостоверять каждый лист отдельно.

Это правило обеспечивает целостность и достоверность документа. Если какой-либо лист не заверен, его содержание может быть поставлено под сомнение.

Пошаговая инструкция по правильному заверению копии трудовой книжки (2026)

Шаг 1: Подготовка копии

• Скопируйте ВСЕ заполненные листы. Это включает:
  • ьный лист (первую страницу).
  • Все страницы в разделе «Сведения о работе» (включая оборотные стороны листов, если на них есть записи).
  • Все страницы в разделе «Сведения об образовании» (если он заполнен).
  • Последний заполненный лист.
• Копия должна быть полной и точной, без пропусков, ретуши, изменений. Копирование производится постранично.

Шаг 2: Нумерация и сшивание

• Все скопированные листы необходимо пронумеровать (например, «Лист 1», «Лист 2» и т.д.). Нумерация может быть ручной или печатной.
• Листы должны быть прошиты (сшиты) в единую книжку. Обычно используется нить или специальный шнур.
• После прошивки на последнем листе (или на первом, в заверительной надписи) ставится отметка о количестве листов: «Всего прошито, пронумеровано и скреплено печатью [число] листов».

Шаг 3: Заверение КАЖДОГО листа (самый важный этап)

На каждом листе сшитой копии (включая ьный и последний) в нижней части (обычно под последней строкой или в специально отведённом месте) необходимо разместить следующую информацию:

Ключевые моменты:

• Подпись ставит уполномоченное лицо: руководитель организации или сотрудник отдела кадров, на которого возложены эти обязанности приказом.
• Расшифровка подписи (ФИО) обязательна.
• Дата заверения указывается для каждого листа.
• Печать (-round или прямоугольная) должна быть чёткой. Важно, чтобы часть оттиска печати заходила на нить прошивки или на специальную пломбу. Это дополнительная защита от попытки отделить лист.

Шаг 4: Заверение первого и последнего листа (дополнительно)

Помимо заверения каждого листа, на первом (ьном) и последнем листах сшитой копии часто размещают общую заверительную надпись, которая также содержит все реквизиты (должность, подпись, ФИО, дату, печать). Это не отменяет требования заверения всех промежуточных листов, а лишь дублирует информацию на крайних страницах.

Образец общей заверительной надписи (на первом или последнем листе)

Типичные ошибки, которые делают копию недействительной

• Заверение только первого и последнего листа. Самая распространённая и грубая ошибка.
• Отсутствие печати на сшивке. Печать должна частично перекрывать нить или пломбу.
• Незаверенные оборотные стороны. Если на обратной стороне листа есть записи (что возможно в старых книжках), она также должна быть скопирована и заверена.
• Непронумерованные листы. Нумерация обязательна для контроля количества листов.
• Копия без заявления работника. Работодатель вправе предоставить заверенную копию только на основании письменного заявления работника.
• Использование штампов вместо рукописной подписи. Подпись должна быть личной (рукописной) уполномоченного лица. Штампы с подписью недопустимы.

Особенности для электронных трудовых книжек (ЭТК)

Если трудовая книжка ведётся в электронном виде (с 2021 года), то для предоставления сведений о стаже в бумажном виде работодатель формирует выписку из электронной трудовой книжки. Порядок её заверения аналогичен: выписка распечатывается, все её листы прошиваются, нумеруются и заверяются подписью и печатью на каждом листе. Форма выписки утверждена приказом Минтруда.

Правило заверения каждого листа копии трудовой книжки является безусловным требованием для обеспечения юридической чистоты документа. Оно защищает как интересы работника (чтобы его стаж не был оспорен), так и работодателя (чтобы избежать претензий по предоставлению неполного или неверного документа).

При подготовке копии всегда сверяйтесь с актуальными внутренними правилами вашей организации, но помните, что любые локальные акты не могут ослабить требования законодательства и ведомственных инструкций. В случае сомнений, уточняйте в отделе кадров или юристу.

Дата актуализации информации: май 2026 года. Обратите внимание, что нормативные требования могут меняться. Для получения точной информации по вашему случаю рекомендуется обратиться в территориальный орган Минтруда или к квалифицированному юристу по трудовому праву.