Трудовая книжка – официальный документ, в котором фиксируются все периоды работы сотрудника․ Её правильное оформление и своевременное ведение – важная часть трудовых отношений как для работодателя, так и для работника․ В этой статье мы подробно рассмотрим пошаговую инструкцию, как правильно завести трудовую книжку, какие документы нужны и на что обратить внимание․
Подготовка к оформлению трудовой книжки
Какие сведения требуются
- ФИО сотрудника (полностью, без сокращений)
- Дата рождения
- Паспортные данные
- Сведения о месте и дате заключения трудового договора
- Сведения о предыдущем трудовом опыте (если есть)
- Сведения о воинском учёте (при наличии)
Необходимые документы
- Копия паспорта сотрудника
- Трудовой договор (оригинал и копия)
- Справка о предыдущем месте работы (при необходимости)
- Военный билет (если применимо)
Оформление первой страницы
Первая страница трудовой книжки – это «шапка», в которой указываются основные сведения о сотруднике․ Оформление должно быть чётким и соответствовать требованиям Трудового кодекса․
Что пишем в шапке
- ФИО – полностью, как указано в паспорте․
- Дата рождения – день, месяц, год․
- Место рождения – город, область (при необходимости)․
- Гражданство – обычно «Россия»․
- Паспортные данные – серия и номер паспорта, дата выдачи, кем выдан․
Пример оформления
ФИО: Иванов Иван Иванович Дата рождения: Место рождения: г․ Москва, РФ Гражданство: РФ Паспорт: серия 45 02, № 1234567, выдан ОУФМС России по г․ Москве
Заполнение страниц сведения о трудовой деятельности
Каждая новая работа оформляется отдельным листом (страницей) в книжке․ На каждой странице указываются:
Структура записи
- Номер страницы – ставится в правом верхнем углу․
- Дата начала работы – день, месяц, год․
- Наименование организации – полностью, включая юридический адрес․
- Должность – точная должность, по которой был принят сотрудник․
- Подпись руководителя – в конце строки․
- Отметка о прекращении работы (если наступил) – дата и причина․
Пример заполнения
Начало работы: Организация: ЗАО «Технострой» Должность: Инженер-конструктор Подпись: ___________________ (И․И․ Иванов)
Специальные случаи
Перевод в другое подразделение
При внутреннем переводе в трудовую книжку вносят запись о переводе, указывая новую должность и подразделение․
Увольнение
При увольнении в конце строки делается отметка «Уволен» с указанием даты увольнения и основания (по соглашению сторон, по желанию работника и т․д․)․
Потеря или порча книжки
Если трудовая книжка потеряна или повреждена, сотрудник имеет право запросить выписку из неё в отделе кадров․ При этом в новой книжке делается отметка о замене․
Как правильно хранить трудовую книжку
- Хранить в надёжном месте – обычно в личном деле сотрудника․
- Не передавать третьим лицам без согласия сотрудника, кроме случаев, предусмотренных законом․
- При смене работодателя передавать книжку новому работодателю вместе с другими документами․
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли вести трудовую книжку в электронном виде? – Нет, согласно ТК РФ трудовая книжка должна быть бумажной․
- Сколько страниц может быть в книжке? – Обычно 20–30 страниц; при необходимости можно добавить дополнительные листы, но они должны быть оформлены в том же стиле․
- Кто имеет право вносить записи? – Записи вносятся только руководителем организации или уполномоченным представителем HR‑отдела․
Правильное оформление и ведение трудовой книжки – гарантия того, что ваш трудовой стаж будет зафиксирован корректно, а все изменения в работе будут задокументированы․ Следуя изложенным рекомендациям, вы сможете без проблем оформлять новые места работы, вести учётный журнал и в любой момент предоставить документ для проверок или обращений в инспекции․
Если у вас возникнут дополнительные вопросы по оформлению трудовой книжки, рекомендуем обратиться в отдел кадров или к юристу по трудовому праву․