Трудовая книжка — это основной документ работника, в котором документально зафиксированы все изменения в его трудовой деятельности: прием на работу, переводы и увольнения. Несмотря на активное внедрение электронных трудовых книжек (ЭТК), бумажный формат по-прежнему актуален для определенных категорий граждан и ситуаций. В этой статье мы подробно разберем, как правильно завести новую трудовую книжку, какие бланки использовать в 2026 году и как избежать типичных ошибок.

Когда заводится новая трудовая книжка?

Согласно действующему законодательству РФ, новая трудовая книжка заводится в следующих случаях:

• Первое трудоустройство: Если гражданин устраивается на работу впервые в жизни.
• Утрата или повреждение: Если документ был утерян работником, уничтожен (например, сгорел при пожаре) или пришел в негодность (замокнут страницы, вырваны листы).
• Отсутствие записей: В редких случаях, когда у работника есть книжка старого образца, но в ней отсутствуют записи о стаже, и восстановить их невозможно (хотя чаще в таких случаях оформляется дубликат).

> Важно: Если трудовая книжка утеряна или испорчена по вине работодателя, он обязан выдать работнику новую за свой счет. Если вина лежит на работнике, стоимость бланка может быть удержана из его заработной платы (по заявлению).

Необходимые документы для оформления

Для заведения новой трудовой книжки при первом трудоустройстве от соискателя требуются:

Паспорт гражданина РФ (или иной документ, удостоверяющий личность).
СНИЛС (необходим для ведения параллельной электронной трудовой книжки и сдачи отчетности ЕФС-1).
Диплом об образовании или иные документы, подтверждающие квалификацию (если работа требует специальных знаний).

Если книжка заводится взамен утерянной, работник должен написать соответствующее заявление на имя работодателя с указанием причин утраты.

Инструкция: Как правильно заполнить ьный лист

ьный лист новой трудовой книжки заполняется работодателем (сотрудником отдела кадров) в присутствии работника. Записи производятся шариковой или перьевой ручкой с чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Использование сокращений не допускается.

Пошаговый алгоритм заполнения:

Фамилия, Имя, Отчество: Пишутся полностью, без сокращений, точно так, как в паспорте.
Дата рождения: Указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ (например, ).
Образование: Записывается на основании документов об образовании (среднее, среднее профессиональное, высшее и т.д.). Если образование неполное, указывается фактический уровень на момент заполнения.
Профессия, специальность: Указывается точно так, как в дипломе или свидетельстве.
Дата заполнения: Текущая дата внесения записи.
Подпись работника: Владелец книжки собственноручно ставит подпись на ьном листе.
Подпись ответственного лица: Подпись сотрудника, заполнившего ьный лист (обычно кадровика или руководителя).
Печать организации: На ьном листе обязательно ставится печать организации или печать отдела кадров (при наличии). Печать должна захватывать часть подписи ответственного лица.

Внесение первой записи о приеме на работу

После заполнения ьного листа необходимо внести первую запись о приеме на работу. Она вносится в раздел «Сведения о работе».

В графе

В графе
• В графе *3(номер записи) ставится цифра *1.

В графе

В графе 4* (дата) указывается дата приема на работу (приказ может быть датой позже, но запись о приеме всегда соответствует дате фактического начала работы или дате приказа, если они совпадают).
В графе *5* (сведения о приеме) пишется: «Принят в [название отдела] на должность [название должности]».
В графе

В графе
• В графе *6(основание) указывается документ-основание: «Приказ от [дата] № [номер]».

В графе

> Примечание 2026 года: С 2023 года и в 2026 году все сведения о трудовой деятельности параллельно передаются в Социальный фонд России (СФР) через форму ЕФС-1. Электронная трудовая книжка формируется автоматически на основе этих данных. Бумажная книжка выдается работнику на руки после внесения записи и заверения печатью.

Типичные ошибки при заполнении

При оформлении нового бланка важно избегать следующих ошибок, которые могут сделать документ недействительным:

• Использование корректора: Запрещено закрашивать ошибки «замазкой». Если допущена ошибка на ьном листе, бланк считается испорченным и подлежит уничтожению с составлением акта. Ошибки в разделе «Сведения о работе» исправляются путем признания записи недействительной.
• Сокращения: Нельзя писать «пр.», «зам.», «г. Москва». Все слова должны быть написаны полностью.
• Отсутствие печати: Без печати организации (или отдела кадров) запись на ьном листе не имеет юридической силы.
• Несоответствие данных: Данные в трудовой книжке должны один в один совпадать с данными в паспорте и приказе о приеме на работу.

Где приобрести бланк трудовой книжки?

Бланки трудовых книжек нового образца (утвержденного Приказом Минтруда) являются документами строгой отчетности.

• Работодатели обязаны приобретать бланки у официальных распространителей или типографий, имеющих лицензию.
• Покупка бланков «с рук» или в непроверенных местах недопустима, так как это может привести к использованию поддельных документов.
• Стоимость бланка учитывается в расходах организации.

Правильное оформление трудовой книжки, это гарантия защиты прав работника и соблюдение трудового законодательства работодателем. В 2026 году, несмотря на цифровизацию процессов, бумажный носитель остается важным юридическим документом, особенно для подтверждения стажа, полученного до 2020 года, и для граждан, не перешедших полностью на электронный формат.

Внимательно проверяйте все записи на ьном листе и в разделе о работе перед тем, как поставить свою подпись. Помните: любая ошибка может создать проблемы при оформлении пенсии или получении кредита.

—
Статья подготовлена на основе актуальных норм трудового права и требований к документообороту на май 2026 года.