С 2021 года в России начался переход на электронный формат учета трудовой деятельности сотрудников. В соответствии с Федеральным законом № 439-ФЗ от , работодатели обязаны вести трудовые книжки как в бумажном, так и в электронном виде — в зависимости от выбора сотрудника. Программы 1С, особенно 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) и 1С:Бухгалтерия, полностью поддерживают этот процесс. В этой статье мы подробно разберём, как правильно завести трудовые книжки в 1С — как бумажные, так и электронные (ЭТК), включая оформление заявлений, ввод данных и формирование отчетности.
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?
Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, в котором хранятся сведения о трудовой деятельности сотрудника: места работы, должности, переводы, увольнения и другие кадровые события. Все данные передаются в Пенсионный фонд России (ПФР) через формы СЗВ-ТД и СТД-Р.
Согласно законодательству, работодатель обязан:
- Оформить заявление от сотрудника о выборе способа ведения трудовой книжки (бумажная или электронная);
- Вести учет в программе 1С в соответствии с этим выбором;
- Ежемесячно формировать и передавать в ПФР отчет СЗВ-ТД;
- Выдавать сотрудникам выписки из ЭТК по запросу (форма СТД-Р).
Шаг 1: Определите способ ведения трудовой книжки для каждого сотрудника
Сотрудник имеет право выбрать:
- Бумажную трудовую книжку — традиционный формат, хранящийся в кадровом отделе;
- Электронную трудовую книжку (ЭТК) — все сведения хранятся в ПФР, бумажная книжка может быть сохранена как исторический документ;
- Оба варианта — если сотрудник уже имеет бумажную книжку, но хочет, чтобы новые сведения вносились и в ЭТК.
Важно: если сотрудник впервые устраивается на работу после 2021 года и не имеет трудового стажа, работодатель обязан вести его трудовую деятельность только в электронном виде — бумажная книжка не оформляется.
Как оформить заявление в 1С?
В программе 1С:ЗУП 8.3 (и выше) заявление оформляется через специальный документ:
- Перейдите в раздел: Кадры → Заявления → Заявление о ведении трудовой книжки;
- Нажмите кнопку Создать.
- Выберите сотрудника из списка (можно использовать фильтр по подразделению или статусу).
- В поле Вид заявления выберите один из вариантов:
- «Бумажная трудовая книжка»
- «Сведения о трудовой деятельности в электронном виде»
- «И в бумажной, и в электронной форме»
- Укажите дату подачи заявления, это должна быть дата, когда сотрудник подписал документ.
- При необходимости добавьте комментарий (например, «Заявление подано при приеме на работу»).
- Нажмите Записать и закрыть.
После этого система автоматически привяжет выбранную форму ведения к профилю сотрудника и будет использовать её при оформлении всех последующих кадровых документов.
Шаг 2: Оформление приема на работу
При оформлении нового сотрудника в 1С:ЗУП используется документ Прием на работу. Здесь важно правильно указать параметры, связанные с трудовой книжкой.
Для сотрудника без трудового стажа (новичок)
- Создайте документ: Кадры → Прием на работу.
- Заполните все обязательные поля: ФИО, должность, подразделение, дата приема и т.д.
- Обязательно поставьте флажок: «Начало трудовой деятельности».
- В поле Форма ведения трудовой книжки система автоматически подставит вариант, указанный в заявлении (если заявление уже зарегистрировано).
- Если заявление ещё не оформлено — выберите вручную: «Сведения о трудовой деятельности в электронном виде».
- Нажмите Записать и закрыть.
❗ Важно! Если флажок «Начало трудовой деятельности» не поставлен, система не создаст запись в ЭТК, даже если сотрудник выбрал электронный формат.
Для сотрудника с трудовым стажем
Если сотрудник уже имеет бумажную трудовую книжку, то:
- В документе «Прием на работу» флажок «Начало трудовой деятельности» не ставится.
- В поле «Форма ведения трудовой книжки» выбирается вариант, соответствующий заявлению (бумажная, электронная или оба варианта).
- Если сотрудник выбрал ЭТК, в дальнейшем все изменения (переводы, увольнения) будут передаваться в ПФР.
Шаг 3: Ведение кадровых изменений
После оформления приема на работу все последующие кадровые события (переводы, повышения, увольнения) также должны оформляться через стандартные документы 1С:
- Перевод на другую работу
- Увольнение
- Изменение должности
- Установление надбавок, премий и т.д.
При каждом таком документе система автоматически:
- Фиксирует событие в профиле сотрудника;
- Определяет, в каком формате вести запись (бумажная/электронная) — на основе заявления;
- Формирует данные для отчета СЗВ-ТД.
Например, при увольнении:
- Создайте документ Увольнение.
- Укажите причину и дату увольнения.
- Система автоматически определит: нужно ли формировать запись в ЭТК.
- После записи документа — в разделе Отчеты → Отчеты в ПФР появится новая запись в СЗВ-ТД.
Шаг 4: Формирование и отправка отчета СЗВ-ТД
Отчет СЗВ-ТД — это обязательный ежемесячный отчет в ПФР, который содержит изменения в трудовой деятельности сотрудников за месяц.
Как сформировать СЗВ-ТД в 1С?
- Перейдите в раздел: Отчеты → Отчеты в ПФР → СЗВ-ТД.
- Выберите отчетный период (месяц).
- Нажмите кнопку Сформировать.
- Программа автоматически соберет все изменения, произошедшие в этом месяце, по сотрудникам с ЭТК или с изменением формы ведения.
- Проверьте список: убедитесь, что все нужные сотрудники включены, а лишние, исключены.
- Нажмите Отправить в ПФР (если подключена электронная подпись) или Сохранить файл для последующей загрузки через личный кабинет ПФР.
❗ Срок подачи: не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.
Шаг 5: Выдача выписки из ЭТК (форма СТД-Р)
Сотрудник может запросить выписку из своей электронной трудовой книжки в любое время. В 1С это делается легко:
- Перейдите: Отчеты → Отчеты в ПФР → СТД-Р.
- Выберите сотрудника из списка.
- Укажите период (можно оставить «все время»).
- Нажмите Сформировать.
- Печатайте документ или отправьте в электронном виде (PDF).
Выписка СТД-Р содержит полную историю трудовой деятельности сотрудника в электронном виде и имеет юридическую силу.
Шаг 6: Как изменить способ ведения трудовой книжки?
Сотрудник может в любой момент подать новое заявление — например, перейти с бумажной книжки на электронную или наоборот.
Для этого:
- Создайте новое Заявление о ведении трудовой книжки.
- Выберите того же сотрудника.
- Укажите новую форму ведения.
- Укажите дату подачи нового заявления.
- Система автоматически отменит предыдущее заявление и активирует новое.
❗ Важно! При переходе с бумажной книжки на электронную — бумажная книжка остается у сотрудника, но все новые записи будут вестись только в ЭТК. Бумажная книжка больше не пополняется.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Вопрос 1: Можно ли вести и бумажную, и электронную трудовую книжку одновременно?
Да, можно. Если сотрудник выбрал «и в бумажной, и в электронной форме», то:
- Все кадровые события фиксируются в ЭТК (и передаются в ПФР);
- Также вносятся записи в бумажную книжку (если она у сотрудника есть).
Вопрос 2: Что делать, если сотрудник потерял бумажную трудовую книжку?
Если сотрудник подал заявление на ЭТК — бумажная книжка больше не нужна. Если нет — оформите дубликат на основании документов (справки с предыдущих мест работы). В 1С при этом ведется учет только в ЭТК, если сотрудник выбрал этот способ.
Вопрос 3: Нужно ли вести трудовую книжку для внешних совместителей?
Нет. Для внешних совместителей трудовая книжка не ведется, ни бумажная, ни электронная. В 1С это отражается в документе «Прием на работу»: в поле «Форма ведения трудовой книжки» выбирается «Не ведется».
Вопрос 4: Как проверить, правильно ли ведется ЭТК?
Проверьте:
- Наличие заявления у каждого сотрудника;
- Правильность флажка «Начало трудовой деятельности» при приеме;
- Формирование СЗВ-ТД за каждый месяц;
- Отсутствие ошибок в отчете (в 1С есть функция «Проверить отчет»).
Ведение трудовых книжек в 1С — это не просто формальность, а важный элемент кадрового и бухгалтерского учета, соответствующий требованиям законодательства РФ. Правильно настроенная система позволяет:
- Избежать штрафов за нарушение сроков подачи СЗВ-ТД;
- Упростить работу кадровиков и бухгалтеров;
- Обеспечить прозрачность и доступность информации для сотрудников;
- Готовиться к цифровой трансформации кадрового учета.
Рекомендуем регулярно обновлять программу 1С:ЗУП до актуальной версии (сейчас — 3.1 и выше), чтобы использовать все новые функции и исправления, связанные с ЭТК. Также следите за изменениями в законодательстве — ПФР периодически обновляет требования к форматам отчетов.
Если вы только начинаете работать с электронными трудовыми книжками, начните с проверки всех заявлений сотрудников и сформируйте СЗВ-ТД за текущий месяц. Это поможет избежать накопления ошибок и обеспечит полную легальность вашей кадровой практики.
Помните: в 1С всё автоматизировано — главное, правильно настроить стартовые параметры и не забывать о ежемесячной отчетности!