Важное уточнение: В современном контексте (с 2020 года) вопрос обычно звучит не как «у работодателя нет трудовой книжки»‚ а как «у работника (соискателя) отсутствует трудовая книжка» (бумажная или электронная). Данная статья посвящена именно этой ситуации, порядку действий при приеме на работу гражданина‚ не имеющего при себе документа о трудовой деятельности.
Ключевой принцип: отсутствие трудовой книжки НЕ является причиной отказа в приеме на работу
Согласно части 1 статьи 65 Трудового кодекса РФ‚ работодатель не вправе требовать от лица‚ поступающего на работу‚ документы‚ не предусмотренные законом. Трудовая книжка (установленного образца) является таким документом‚ но её отсутствие у соискателя не может быть законным основанием для отказа в заключении трудового договора.
Если работодатель отказывает в трудоустройстве только на основании того‚ что у кандидата нет трудовой книжки‚ такой отказ является незаконным и может быть обжалован в государственную инспекцию труда (ГИТ) или суд.
Ситуация с 2020 года: доминирование электронной трудовой книжки (ЭТК)
С 1 января 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). Сведения о трудовой деятельности работника формируются на его личном счете в Пенсионном фонде России (ПФР).
- Работодатель обязан передавать в ПФР сведения о каждом принятом и уволенном работнике по форме СЗВ-ТД.
- Работник вправе получить выписку из своего лицевого счета в ПФР, это и есть его электронная трудовая книжка.
- Бумажная трудовая книжка по-прежнему выдается по письменному заявлению работника (если он не отказался от неё в пользу ЭТК).
Пошаговая инструкция для работодателя: как принять на работу человека без трудовой книжки
Шаг 1: Получение заявления о приеме на работу
От кандидата необходимо получить письменное заявление о приеме на работу. В заявлении он может указать‚ что ранее работал‚ но трудовую книжку потерял (утеряна‚ уничтожена и т.д.).
Шаг 2: Запрос и проверка сведений в ПФР (основной способ)
Это самый важный и легитимный шаг.
- Попросите соискателя предоставить СНИЛС.
- С помощью электронного сервиса ПФР (или через интернет-сервис «Свой контроль» для ИП и юрлиц) проверьте‚ есть ли у него запись о трудовой деятельности на лицевом счете.
- Если записи есть — вы можете принять его на работу‚ основываясь на этих данных. Сведения из ПФР имеют юридическую силу для подтверждения стажа.
Шаг 3: Принятие решения и оформление
На основании проверенных данных:
- Если записи в ПФР есть: Оформляйте трудовой договор как обычно. При увольнении будете выносить запись об этом в ЭТК через ПФР (форма СЗВ-ТД). Бумажную книжку не заводите‚ если работник не попросит.
- Если записей в ПФР нет (человек никогда не работал официально): Выдайте ему новую бумажную трудовую книжку установленного образца (если он этого хочет) или просто начните вести его ЭТК через ПФР с первой работы у вас. Отсутствие предыдущего стажа не препятствует трудоустройству.
Шаг 4: Что делать‚ если работник хочет бумажную книжку‚ а старой нет?
Если гражданин хочет получить бумажный документ‚ а старый утерян‚ вы обязаны завести ему новую трудовую книжку.
- Работник пишет заявление о выдаче новой трудовой книжки (с указанием причины: утеряна‚ уничтожена и т.д.).
- Выдаете ему новую книжку‚ делаете в ней первую запись о приеме у вас на работу.
- Если у него есть какие-то подтвержденные справки о предыдущем стаже (из архивов‚ бывших работодателей)‚ вы можете внести эти данные в новую книжку на основании этих документов (но не обязаны‚ если стаж не нужен для расчета пенсии).
Как работнику подтвердить стаж без трудовой книжки?
Если у вас нет ни бумажной‚ ни электронной книжки‚ но вы работали официально‚ стаж подтверждается:
- Выпиской из лицевого счета в ПФР (главный документ). Заказать её можно через Госуслуги или отделение ПФР.
- Справками с места предыдущей работы (с указанием периодов работы и должностей).
- Трудовыми договорами и приложениями к ним.
- Ведомостями по начислению зарплаты (лицевые счета).
- Свидетельствами о государственной регистрации (для индивидуальных предпринимателей).
Для постановки на учет в Центре занятости населения (ЦЗН) наличие трудовой книжки не требуется. Отсутствие трудового стажа (никогда не работал официально) означает‚ что вы будете зарегистрированы как безработный‚ не имеющий трудового стажа. Это не препятствует постановке на учет.
Ответственность работодателя за нарушение правил
Работодатель может быть привлечен к ответственности‚ если:
- Необоснованно отказал в приеме на работу из-за отсутствия трудовой книжки (штраф по ст. 5.27 КоАП РФ).
- Не оформил трудовые отношения (не заключил договор) с работником‚ который фактически работает. В этом случае суд может признать отношения трудовыми и взыскать компенсацию за задержку выплат.
- Не выдал трудовую книжку при увольнении (если она велась) или не оформил запись в ЭТК. За это также предусмотрен штраф.
Типичные ошибки и риски
- Требовать старую бумажную книжку как обязательный документ. Это нарушение. Достаточно данных из ПФР.
- Принимать человека «в черную» из-за отсутствия документов. Это уголовно наказуемо (ст. 198 УК РФ — уклонение от уплаты налогов).
- Не проверять ПФР и не вести ЭТК. Работодатель обязан передавать сведения в ПФР‚ иначе будет нести ответственность.
- Верить на слово в вопросах предыдущего стажа. Лучше всегда сверяться с официальными источниками (ПФР‚ справки).
Отсутствие у работника бумажной трудовой книжки в 2026 году — распространенная и решаемая ситуация. Ключевые действия:
- Для работодателя: Проверить сведения в ПФР по СНИЛС‚ оформить трудовой договор‚ вести электронную трудовую книжку через форму СЗВ-ТД. Выдавать бумажную книжку только по письменному заявлению работника.
- Для работника: Получить выписку из лицевого счета в ПФР‚ при трудоустройстве сообщать работодателю свои данные для проверки. При утере бумажной книжки — написать заявление на выдачу дубликата или новой.
Главное правило: Трудовая книжка (в любой форме) — это доказательство трудового стажа‚ а не пропуск к работе. Отказ в приеме на работу только из-за её отсутствия — нарушение закона.
Статья подготовлена на основе анализа актуального законодательства РФ (ТК РФ‚ законы о ПФР) и практики применения. Дата актуальности: май 2026 года.