Актуальность вопроса. В 2026 году many работодателей сталкиваются с кандидатами, у которых нет бумажной трудовой книжки. При этом Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) требует ведения документации о трудовой деятельности, но предусматривает исключения. В этой статье разберём, как правильно оформить приём на работу, когда трудовая книжка отсутствует, какие документы нужны и какие риски связаны с такой ситуацией.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?

Трудовая книжка – это официальный документ, в котором фиксируются сведения о:

• местах и сроках работы;
• заработной плате;
• выплатах, премиях и надбавках;
• увольнениях и переводах.

Эти сведения используются при расчёте пенсии, выплатах при увольнении и при проверках трудовой инспекции.

Когда допускается отсутствие трудовой книжки?

Согласно п. 5 ст. 66 ТК РФ, в некоторых случаях не требуется оформление бумажной трудовой книжки:

1. При приёме на работу пенсионеров (в т.ч. по совместительству).
2. При работе по гражданско-правовому договору (например, подрядовому или услугному договору).
3. При переходе сотрудника на электронную форму ведения трудовой деятельности.
4. При потере оригинала книжки, если работник ранее не подавал заявление на её ведение в электронном виде.

Какие документы запрашивать при приёме без трудовой книжки?

Даже если книжки нет, работодатель обязан собрать набор документов, подтверждающих личность и квалификацию кандидата. Ниже – обязательный перечень:

• Паспорт (или иной документ, подтверждающий личность).
• СНИЛС.
• ИНН (при наличии).
• Военный билет или приписное удостоверение (для мужчин).
• Диплом или иные документы, подтверждающие образование.
• Сертификаты о повышении квалификации и справки о профессиональном обучении.
• Если есть – трудовая книжка у предыдущего работодателя (для получения выписки о работе).
• В случае электронного ведения – выписка из электронной трудовой (может быть получена из ПФР или из системы КонсультантПлюс).

Как получить информацию о предыдущей работе?

Если у соискателя нет книжки, но он имеет опыт работы, он может:

• Предоставить трудовую выписку от предыдущего работодателя.
• Подать заявление о выдаче дубликата в предыдущую организацию.
• Получить сведения из электронного кадрового учёта (если ранее велён электронный трудовой договор).

Пошаговый алгоритм приёма на работу без трудовой книжки

1. Сбор документов. На первом этапе кандидат предоставляет перечисленные в пункте 3 документы.
2. Проверка правовой информации. Сотрудник отдела кадров сверяет подлинность документов и уточняет наличие (или отсутствие) записей о работе.
3. Оформление трудового договора. Договор подписывается в обычном порядке, но в нём указывается пункт о том, что трудовая деятельность будет вестись без бумажной трудовой книжки.
4. Ведение электронной трудовой. Если работник согласен, оформляется электронный трудовой договор в системе КонсультантПлюс или в личном кабинете ПФР.
5. Запись в кадровой системе. В программе учёта вносятся сведения о приёме, паспортные данные, ИНН, СНИЛС и прочие реквизиты.
6. Оповещение работника. Сотруднику выдаётся подтверждение о том, что его трудовая деятельность будет вестись без бумажной книжки, и объясняется, как он сможет восстановить записи при необходимости.
7. Регулярный аудит. Работодатель обязан периодически сверять данные с ПФР и другими контролирующими органами, чтобы избежать расхождений.

Электронная трудовая книжка – что это?

С 2020 года в РФ действует система электронного ведения трудовой деятельности. Она позволяет:

• Хранить сведения о работе в цифровом виде.
• Получать выписки о трудовой истории через ПФР или сервисы типа КонсультантПлюс.
• Избежать потери оригиналов и ускорить процесс оформления.

Если кандидат уже имеет электронную запись, её достаточно показать при приёме. При отсутствии такой записи работодатель может выдать дубликат по заявлению сотрудника.

Последствия для работодателя

Работа без трудовой (или электронной) книжки может привести к:

• Дисциплинарной ответственности руководителя, если он не оформил необходимые записи в течение 5‑дневного срока (ст. 66 ТК РФ);
• Материальной ответственности организации за нарушение требований трудового законодательства.
• Риск проверок трудовой инспекции, которые могут привести к штрафам и приостановке деятельности.

Однако, если все действия выполнены в соответствии с законом (т. е. оформлен трудовый договор, предоставлены все необходимые документы и вести учёт в электронном виде), риски сводятся к минимуму.

Примеры форм и документов

Ниже – типовые формы, которые часто используют компании:

• Форма приказа о приёме на работу (шаблон с указанием «трудовая книжка не предоставлена»).
• Заявление сотрудника о выдаче дубликата трудовой книжки (если требуется восстановление записи).
• Акт приёма на работу без трудовой книжки (для внутреннего документооборота).
• Согласие на ведение электронной трудовой (подписывается кандидатом).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Можно ли сразу оформить договор без книжки? Да, но в течение 5 дней необходимо внести сведения о работе в трудовую (бумажную или электронную).
2. Что делать, если кандидат потерял все документы? Сотруднику следует обратиться в ПФР за выпиской о страховых платежах, в отделение МВД за справкой о воинском учёте и в другие инстанции за восстановлением недостающих документов.
3. Можно ли принимать на работу без паспорта? Нет, паспорт (или иной документ, подтверждающий личность) обязателен.
4. Как оформить расчётный лист, если нет записи о зарплате в книжке? В расчётном листе указываются все выплаты, а сведения о трудовой деятельности фиксируются в электронной форме.
5. Что делать, если работник отказывается оформлять электронную трудовую? В таком случае возможен только вариант работы по гражданско‑правовому договору, но тогда отношения не являются трудовыми.

Приём на работу без бумажной трудовой книжки возможен, но только при соблюдении ряда условий:

• отсутствие книжки должно быть обосновано законом (пенсионер, работа по ГПД, переход на электронный формат);
• необходимо собрать полный пакет документов, подтверждающих личность и квалификацию;
• все сведения о трудовой деятельности должны быть занесены в электронную форму в течение установленного срока;
• работодатель обязан соблюдать требования ТК РФ, чтобы избежать дисциплинарных и материальных последствий.

Соблюдая описанный алгоритм, вы сможете законно оформить приём нового сотрудника, даже если у него нет традиционной трудовой книжки.

---

Дата публикации: 21 мая 2026 г., 17:51