С 2020 года в России начался постепенный переход от бумажных трудовых книжек к электронным. К 2026 году электронная трудовая книжка (ЭТК) стала стандартом для новых сотрудников, а многие работники уже перешли на цифровой формат. Для работодателя это означает необходимость адаптировать кадровые процедуры. В этой статье мы подробно разберём, как правильно принять на работу сотрудника с электронной трудовой книжкой, какие документы запросить, как оформить приём и какие шаги выполнить в соответствии с законодательством РФ.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки, в котором хранятся сведения о трудовой деятельности гражданина. В ней фиксируются:

• ФИО работника;
• даты приёма и увольнения;
• наименование работодателя;
• должность, профессия, специальность, квалификация;
• структурное подразделение;
• вид работы (приём, перевод, увольнение);
• основание кадрового мероприятия (номер и дата приказа).

ЭТК ведётся Пенсионным фондом Российской Федерации (ПФР) на основе данных, которые ежедневно передаются работодателями через форму ЕФС-1. Работник может получить доступ к своей ЭТК через портал Госуслуги или личный кабинет на сайте ПФР.

Как убедиться, что у кандидата есть электронная трудовая книжка?

При приёме на работу важно не предполагать, а документально подтвердить формат трудовой книжки кандидата. Вот как это сделать:

1. Запросите у кандидата СТД-Р или СТД-СФР — это официальный документ, выдаваемый ПФР, который подтверждает, что работник перешёл на электронный формат. Он может быть представлен как в бумажном виде (распечатка), так и в электронном (на экране телефона или планшета).
2. Проверьте наличие бумажной трудовой книжки. Если сотрудник её не предоставил — это косвенный признак перехода на ЭТК. Однако не стоит полагаться только на отсутствие бумажной книжки: некоторые работники могут хранить её как память.
3. Спросите, подавал ли сотрудник заявление о переходе на ЭТК. Если да — запросите копию этого заявления (если оно ещё у него есть).

Важно! Сотрудник не обязан предоставлять бумажную трудовую книжку, если он выбрал электронный формат. В этом случае единственным подтверждением является СТД-Р (Сведения о трудовой деятельности — работник) или СТД-СФР (выписка из ПФР).

Документы, необходимые при приёме на работу с электронной трудовой книжкой

При приёме на работу сотрудника с ЭТК требуются следующие документы:

• Паспорт — для идентификации личности;
• СНИЛС, для регистрации в системе персонифицированного учёта;
• СТД-Р или СТД-СФР — документ, подтверждающий переход на электронную трудовую книжку (обязателен!);
• Заявление о приёме на работу — стандартный бланк, заполняемый работником;
• Заявление о переходе на электронную трудовую книжку — если работник ещё не подавал его ранее (см. ниже).

Примечание: Если работник ранее работал по бумажной трудовой книжке и решил перейти на ЭТК, он должен подать заявление в ПФР. Но при приёме на новое место работы он может подать это заявление непосредственно работодателю — и работодатель обязан передать его в ПФР в течение одного рабочего дня.

Алгоритм приёма на работу: пошаговая инструкция

Шаг 1. Получите от сотрудника СТД-Р или СТД-СФР

Убедитесь, что документ выдан ПФР и содержит подпись и печать (если бумажный) или цифровую подпись (если электронный). Сверьте ФИО и СНИЛС с паспортом.

Шаг 2. Запросите заявление о переходе на ЭТК (если ещё не подавалось)

Если сотрудник ранее не подавал заявление о переходе на электронную трудовую книжку, вы обязаны:

• Предоставить ему бланк заявления (можно взять на сайте ПФР или сформировать в программе 1С);
• Помочь заполнить его (если сотрудник затрудняется);
• Подписать заявление от имени работодателя (если требуется);
• Передать заявление в ПФР в течение одного рабочего дня после его получения.

Шаг 3. Оформите приказ о приёме на работу

Приказ оформляется по форме Т-1 (или по внутреннему шаблону организации). В приказе указывается:

• ФИО работника;
• должность;
• дата начала работы;
• основание: «на основании заявления о приёме на работу и подтверждения перехода на электронную трудовую книжку (СТД-Р от …)»;
• номер и дата приказа.

Шаг 4. Подайте сведения в ПФР по форме ЕФС-1

Самый важный этап! В течение одного рабочего дня после приёма на работу работодатель обязан направить в ПФР сведения о новом сотруднике по форме ЕФС-1, подраздел 1.1 — «Сведения о трудовой деятельности».

Форма ЕФС-1 передаётся через:

• Специализированную программу (например, 1С:Зарплата и управление персоналом);
• Личный кабинет работодателя на сайте ПФР;
• Электронный документооборот с использованием ЭЦП.

В подразделе 1.1 указываются:

• ФИО работника;
• СНИЛС;
• дата приёма;
• наименование организации;
• должность;
• номер и дата приказа о приёме;
• код вида работы (например, 1 — приём на работу).

Важно! Если вы не передадите сведения в ПФР в срок — это нарушение закона и может повлечь штрафы от трудовой инспекции.

Шаг 5. Ознакомьте сотрудника с внутренними документами

Как и при приёме на работу с бумажной трудовой книжкой, сотрудник должен быть ознакомлен под подпись с:

• Правилами внутреннего трудового распорядка;
• Трудовым договором;
• Локальными нормативными актами (например, положением об оплате труда, премировании и т.д.).

Шаг 6. Не выдавайте бумажную трудовую книжку

Если сотрудник выбрал электронный формат, бумажную трудовую книжку ему не выдают. Она остаётся у него как личный архив, но ведение сведений о трудовой деятельности теперь осуществляется исключительно в электронном виде через ПФР.

Если у сотрудника есть бумажная трудовая книжка с предыдущими записями — она остаётся у него. В ЭТК будут вноситься только сведения, начиная с момента приёма на ваше предприятие.

Что делать, если сотрудник не знает, есть ли у него ЭТК?

Если кандидат не уверен, перешёл ли он на электронную трудовую книжку, рекомендуем:

1. Предложить ему зайти на портал Госуслуги и проверить наличие ЭТК в разделе «Пенсионные накопления» — там отображается статус.
2. Или направить его в ближайшее отделение ПФР для получения выписки СТД-СФР.
3. Если ЭТК ещё не создана — работодатель создаёт её автоматически при подаче формы ЕФС-1 с подразделом 1.1.

Частые ошибки работодателей и как их избежать

• Ошибка 1: Требуют бумажную трудовую книжку у сотрудника, который уже перешёл на ЭТК. → Не требуйте, если есть СТД-Р.
• Ошибка 2: Не подают форму ЕФС-1 в срок. → Назначьте ответственного сотрудника и настройте автоматическую отправку через 1С.
• Ошибка 3: Не оформляют заявление о переходе на ЭТК, если сотрудник его не подавал. → Заявление подаётся работодателем в ПФР в течение дня после приёма.
• Ошибка 4: Считают, что ЭТК — это просто PDF-файл. → ЭТК, это база данных ПФР, доступ к которой есть только через Госуслуги или ПФР.

Ответственный сотрудник и внутренние процедуры

Руководитель организации должен назначить ответственного сотрудника (обычно это кадровик или бухгалтер), который будет:

• Получать и проверять СТД-Р;
• Заполнять и отправлять форму ЕФС-1;
• Хранить копии заявлений о переходе на ЭТК;
• Консультировать новых сотрудников по вопросам ЭТК.

Рекомендуется ввести в локальные акты компании (например, в Положение о кадровом учёте) процедуру приёма на работу с ЭТК и указать ответственных лиц.

Принятие на работу по электронной трудовой книжке, это не сложнее, чем по бумажной, но требует чёткого соблюдения новых процедур. Главное — помнить:

1. СТД-Р или СТД-СФР — единственный документ, подтверждающий переход на ЭТК.
2. Форма ЕФС-1 (подраздел 1.1) должна быть отправлена в ПФР в течение одного рабочего дня после приёма.
3. Бумажную трудовую книжку не выдают и не вносят в неё записи — всё ведётся в электронном виде.
4. Работник может подать заявление о переходе на ЭТК непосредственно работодателю — и работодатель обязан передать его в ПФР.

Электронная трудовая книжка — это удобно, прозрачно и безопасно. Она исключает потери документов, упрощает проверку стажа и ускоряет оформление пенсий. Ваша задача — обеспечить правильный и своевременный переход к новому формату, чтобы не нарушить закон и не создать трудности для сотрудника.

Помните: в 2026 году электронная трудовая книжка — это не опция, а стандарт. И тот, кто его соблюдает, остаётся в правовом поле и избегает рисков.