С 1 января 2021 года в России действует обязательный переход на электронную трудовую книжку (ЭТК). К 2026 году более 24 млн граждан уже используют ЭТК, а работодатели обязаны вести учёт трудовой деятельности исключительно в электронном виде. Ниже – пошаговое руководство, как правильно принять на работу сотрудника, у которого уже есть ЭТК, и избежать типичных ошибок.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)

Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог бумажной ТК, хранящийся в единой информационной системе Пенсионного фонда России (с 2023 года – Социального фонда России, СФР). В ЭТК фиксируются:

• сведения о приёме и увольнении;
• информация о переводах, повышениях, понижениях;
• данные о наградах и взысканиях;
• периоды работы по совместительству и на условиях удалённой занятости.

Доступ к ЭТК имеют сам работник (через личный кабинет на портале Госуслуг или в мобильном приложении СФР) и уполномоченное лицо работодателя (бухгалтер, кадровик) после получения согласия сотрудника.

Преимущества использования ЭТК для работодателя

1. Сокращение бумажного документооборота – нет необходимости вести и хранить бумажные ТК.
2. Оперативный доступ к сведениям – выписку можно получить в режиме онлайн за считанные минуты.
3. Снижение риска ошибок и подделок – данные защищены электронной подписью СФР.
4. Упрощение взаимодействия с госорганами – отчёты в СФР формируются автоматически из ЭТК.

Подготовка к приему сотрудника с ЭТК

Проверка наличия ЭТК у кандидата

При собеседовании уточните, ведёт ли кандидат трудовую деятельность в электронном виде. Попросите предоставить:

• СНИЛС (необходим для идентификации в системе СФР);
• Согласие на предоставление выписки из ЭТК (можно оформить в личном кабинете Госуслуг).

Запрос выписки из ЭТК

После получения согласия сотрудник направляет запрос в СФР:

1. Входит в личный кабинет на Госуслугах → «Социальный фонд России» → «Запрос выписки из электронной трудовой книжки».
2. Указывает период, за который нужна выписка (обычно – с начала трудовой деятельности до текущей даты).
3. Получает документ в формате PDF с электронной подписью СФР и направляет его работодателю (по электронной почте, в защищённом канале или через ЭДО).

Важно: выписка считается действительной в течение 30 дней с даты выдачи.

Сверка данных

Сравните сведения из выписки с информацией, предоставленной кандидатом в резюме и анкете:

• ФИО, дата рождения, СНИЛС;
• Последние места работы, даты приёма и увольнения;
• Наличие периодов совместительства или удалённой работы.

При расхождениях запросите у сотрудника пояснения или дополнительные документы (например, справки от предыдущих работодателей).

Оформление трудового договора

Трудовой договор с сотрудником, имеющим ЭТК, оформляется по стандартной форме, но с учётом следующих нюансов:

• В разделе «Трудовая функция» указывается, что ведение трудовой книжки осуществляется в электронном виде;
• В разделе «Обязанности сторон» прописывается обязанность работодателя своевременно вносить записи в ЭТК;
• При удалённой работе добавляется условие о предоставлении доступа к корпоративным системам для передачи данных в СФР.

После подписания договора обе стороны получают его электронную копию (например, через ЭДО или подписанную скан‑копию).

Внесение записи в ЭТК работодателем

Согласно ст. 66 ТК РФ, запись о приёме на работу должна быть внесена в ЭТК не позднее пяти рабочих дней с даты начала трудовой деятельности. Процедура выглядит так:

1. В кадровой системе (1С:ЗУП, SAP SuccessFactors и т.п.) создаётся событие «Приём на работу» с указанием:
   • дата приёма;
   • должность, подразделение;
   • тип трудового договора (срочный/бессрочный, полная/неполная занятость);
   • условия удалённой работы (если применимы).
2. Система формирует электронный документ в формате, утверждённом Приказом Минтруда России № 585н от , и подписывает его квалифицированной электронной подписью (КЭП) уполномоченного лица (кадровик, руководитель).
3. Подписанный документ направляется в СФР через защищённый канал ЭДО (например, через «СБИС», «Контур.Экстерн» или directamente через личный кабинет СФР).
4. СФР принимает документ, проверяет подпись и размещает запись в ЭТК сотрудника. Сотрудник получает уведомление в личном кабинете Госуслуг.

Контроль: после отправки рекомендуется запросить у сотрудника подтверждение получения записи (скриншот личного кабинета или выписку из ЭТК за период после приёма).

Особенности при удалённой работе

• Если сотрудник работает удалённо, запись в ЭТК делается точно так же, но в поле «Место работы» указывается «удаленно» или адрес места выполнения трудовых функций.
• Нужно обеспечить передачу данных в СФР через защищённый VPN или корпоративный шлюз, чтобы избежать перехвата КЭП.
• При совмещении удалённой и офисной работы делается одна запись о приёме, а изменения графика фиксируются как внутренние приказы (не вносятся в ЭТК).

Взаимодействие с Социальным фондом России (СФР)

С 2023 года все отчёты о страховых взносах, больничных и пособиях формируются СФР автоматически на основе данных ЭТК. Работодатель должен:

1. Своевременно подавать сведения о приёме, переводе и увольнении (форма СЗВ‑ТД).
2. Обеспечивать актуальность реквизитов организации (ИНН, КПП, код ОКВЭД) в личном кабинете СФР.
3. Следить за своевременной уплатой страховых взносов – иначе СФР может приостановить приём записей в ЭТК до погашения задолженности.

При возникновении технических сбоев (например, недоступность портала СФР) рекомендуется фиксировать попытку отправки и направлять запрос в службу поддержки СФР с указанием номера заявки и времени отправки.

Полезные ссылки

• Личный кабинет СФР на Госуслугах
• Приказ Минтруда РФ № 585н от (формат электронных документов)
• Официальный сайт Социального фонда России

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли принимать на работу сотрудника без ЭТК?

С 1 января 2021 года приём на работу без ведения электронной трудовой книжки невозможен. Если у сотрудника нет ЭТК, он должен оформить её через личный кабинет Госуслуг (заявление о переходе на ЭТК).

Что делать, если сотрудник отказывается дать согласие на запрос выписки?

Согласие является обязательным условием для получения выписки. Без него работодатель не может законно проверить трудовую историю. В таком случае рекомендуется отказать в приёме или запросить альтернативные документы (справки с предыдущих мест работы, копии бумажных ТК, если они ещё хранятся у сотрудника).

Нужно ли хранить бумажную копию трудовой книжки после перехода на ЭТК?

Хранение бумажной ТК не требуется, если все записи внесены в ЭТК. Однако рекомендуется сохранять скан‑копии документов, подтверждающих внесение записей (приказы, соглашения), на случай споров.

Как часто нужно проверять актуальность данных в ЭТК?

Перед каждым кадровым действием (приём, перевод, увольнение) следует запрашивать свежую выписку (не старше 30 дней). Это исключает риск работы с устаревшими сведениями.

Можно ли вносить в ЭТК записи о совместительстве?

Да. При приёме на совместительство делается отдельная запись с указанием «совместитель». При увольнении с основного места работы запись о совместительстве остаётся в ЭТК до её закрытия или увольнения с совместительства.

Приём сотрудника с электронной трудовой книжкой – это не просто формальность, а важный элемент современного кадрового учета, который повышает прозрачность трудовых отношений, снижает административную нагрузку и обеспечивает защиту прав обеих сторон. Следуя представленному алгоритму проверки данных, оформления договора и своевременного внесения записей в ЭТК, вы минимизируете риски штрафов и споров с контролирующими органами, а также создадите комфортные условия для работы вашего нового сотрудника.

Помните: ключ к успеху – актуальная информация, чёткое взаимодействие с СФР и соблюдение сроков внесения записей. Удачного найма!