Обновлено: 21 мая 2026 года, 14:07

С 2020 года в России внедрена система электронных трудовых книжек (ЭТК), которая постепенно вытесняет бумажные аналоги. Однако при приеме на работу сотрудников, уже перешедших на электронную форму, у работодателей возникают вопросы: как правильно оформить документы, что делать с бумажной трудовой, какие записи вносить и как соблюсти все требования закона.

В этой статье мы подробно разберем, как принять сотрудника с электронной трудовой книжкой, какие документы запросить, как оформить запись о приеме и что делать с бумажной трудовой книжкой.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, который ведется в государственной информационной системе Пенсионного фонда России (ПФР). В ней хранится вся информация о трудовой деятельности гражданина: места работы, должности, награды, причины увольнения и т.д.

Сотрудник может:

• вести ЭТК с первого места работы;
• перевести бумажную трудовую книжку в электронную;
• вести обе формы одновременно (до 2027 года);

Важно: С 2022 года новые сотрудники автоматически получают ЭТК, если не подали заявление о ведении бумажной. С 2027 года бумажные трудовые книжки будут полностью отменены.

Какие документы запросить при приеме на работу?

При трудоустройстве сотрудника, который утверждает, что перешел на электронную трудовую книжку, работодатель должен запросить:

• Паспорт;
• СНИЛС;
• документ, подтверждающий ведение электронной трудовой книжки:
  • Справка о трудовой деятельности (СТД-Р) — выдается ПФР по запросу сотрудника;
  • или Справка о представлении сведений о трудовой деятельности (СТД-СФР) — электронный документ, который можно получить через портал госуслуг или личный кабинет ПФР.

Обратите внимание: Если сотрудник не предоставил ни бумажную трудовую, ни СТД-Р/СТД-СФР, вы обязаны завести ему бумажную трудовую книжку. Отсутствие этих документов не освобождает вас от обязанности оформить трудовую.

Пошаговая инструкция: как принять сотрудника с ЭТК

Определите, какую трудовую книжку вести

Спросите у сотрудника, какую форму трудовой книжки он предпочитает:

• бумажную;
• электронную;
• обе (до 2027 года).

Если сотрудник хочет вести электронную трудовую, он должен подать соответствующее заявление.

Запросите необходимые документы

Попросите у сотрудника:

• СТД-Р или СТД-СФР, для подтверждения ведения ЭТК;
• копию паспорта и СНИЛС;
• заявление о выборе формы ведения трудовой книжки (если он хочет ЭТК).

Оформите запись о приеме на работу в бумажной трудовой (если она есть)

Даже если сотрудник перешел на ЭТК, вы обязаны:

1. сделать запись о приеме на работу в его бумажной трудовой книжке (если она у него есть);
2. выдать эту книжку на руки сотруднику;
3. уведомить его о возможности ведения ЭТК;

Важно: Запись в бумажной трудовой делается в общем порядке, как и для всех остальных сотрудников. После этого вы больше не обязаны хранить и отвечать за бумажную трудовую книжку.

Получите заявление о ведении ЭТК

Если сотрудник хочет вести электронную трудовую, он должен подать заявление. Оно может быть оформлено:

• в письменной форме (на бумаге);
• в электронной форме (через портал госуслуг или личный кабинет ПФР).

В заявлении должно быть указано:

• желание вести трудовую деятельность в электронном виде;
• дата подачи заявления;
• подпись сотрудника.

Внесите запись о подаче заявления в бумажную трудовую (если она есть)

Если у сотрудника есть бумажная трудовая книжка, вы должны сделать в ней запись о том, что он подал заявление о переходе на ЭТК. Пример записи:

Принят на работу с г. в ООО «Ромашка» в должности менеджера по продажам.

г. подано заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде.

Трудовая книжка выдана на руки.

Заведите электронную трудовую книжку (если сотрудник выбрал ЭТК)

После получения заявления вы должны:

1. внести сведения о приеме на работу в систему ПФР;
2. убедиться, что запись отражена в ЭТК сотрудника.

Совет: Для работы с ЭТК используйте сервисы ПФР или специализированные кадровые программы, поддерживающие интеграцию с госсистемами.

Выдайте бумажную трудовую книжку на руки (если она была)

Если у сотрудника была бумажная трудовая книжка, вы обязаны:

• сделать запись о приеме на работу;
• сделать запись о подаче заявления о переходе на ЭТК;
• выдать книжку на руки сотруднику.

Важно: После выдачи бумажной трудовой книжки вы больше не несете ответственность за ее сохранность и ведение.

Особенности приема на работу совместителей

Если сотрудник принят на работу по внешнему совместительству, вы не вправе вносить записи в его электронную трудовую книжку. В этом случае:

• вы делаете запись в бумажной трудовой (если она есть);
• сотрудник должен предоставить сведения о трудовой деятельности с основного места работы (СТД-Р/СТД-СФР).

Что делать, если сотрудник подал заявление о переходе на ЭТК в день приема на работу?

Если сотрудник пришел устраиваться на работу и сразу заявил о желании перейти на ЭТК, следуйте этому алгоритму:

1. Зафиксируйте прием на работу в его трудовой книжке (если она есть) в общем порядке.
2. Уведомите сотрудника о возможности ведения электронной трудовой книжки.
3. Получите заявление о переходе на ЭТК.
4. Внесите запись о подаче заявления и о выдаче бумажной трудовой книжки на руки.
5. После этого внесите сведения о приеме на работу в ЭТК через систему ПФР.

Пример: Сотрудник пришел устраиваться . Вы сделали запись в его бумажной трудовой: «Принят на работу в ООО «Ромашка» в должности менеджера». Затем сотрудник подал заявление о переходе на ЭТК. Вы внесли запись: « подано заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде. Трудовая книжка выдана на руки».

Что делать, если сотрудник не предоставил СТД-Р/СТД-СФР?

Если сотрудник утверждает, что перешел на ЭТК, но не может предоставить СТД-Р или СТД-СФР, вы должны:

1. запросить у него объяснения в письменной форме;
2. предложить ему получить СТД-Р через портал госуслуг или лично в ПФР;
3. если он отказывается, завести ему бумажную трудовую книжку.

Важно: Вы не можете отказать в приеме на работу из-за отсутствия СТД-Р. Если сотрудник не может предоставить этот документ, ведите бумажную трудовую.

Что делать с бумажной трудовой книжкой после перехода на ЭТК?

После того как сотрудник перешел на ЭТК:

• вы делаете запись о приеме на работу в бумажной трудовой (если она есть);
• делаете запись о подаче заявления о переходе на ЭТК;
• выдаете бумажную трудовую книжку на руки сотруднику;
• больше не храните и не отвечаете за бумажную трудовую.

Совет: Храните копию записи о выдаче бумажной трудовой книжки в личном деле сотрудника.

Ответственность работодателя

Работодатель обязан:

• вести трудовую книжку сотрудника (бумажную или электронную) в соответствии с законом;
• уведомлять сотрудников о возможности ведения ЭТК;
• вносить сведения о трудовой деятельности в ЭТК через систему ПФР;
• выдавать бумажную трудовую книжку на руки, если она была;
• не требовать у сотрудника сведения из ЭТК при приеме на работу (он обязан их предоставить сам).

Штрафы: За нарушение правил ведения трудовой книжки предусмотрены штрафы для работодателя по ст. 5.27 КоАП РФ (до 50 000 рублей).

Часто задаваемые вопросы

Вопрос 1: Можно ли принять сотрудника без бумажной трудовой книжки, если у него ЭТК?

Ответ: Нет. Даже если сотрудник перешел на ЭТК, вы обязаны сделать запись о приеме на работу в его бумажной трудовой (если она у него есть) и выдать ее на руки.

Вопрос 2: Что делать, если сотрудник не хочет предоставлять СТД-Р?

Ответ: Вы не можете отказать в приеме на работу. Если сотрудник не предоставляет СТД-Р, заведите ему бумажную трудовую книжку.

Вопрос 3: Можно ли вносить записи в ЭТК самому работодателю?

Ответ: Нет. Вносить записи в ЭТК может только Пенсионный фонд России. Работодатель должен передать сведения о трудовой деятельности через систему ПФР.

Вопрос 4: Что делать, если сотрудник уволился и у него ЭТК?

Ответ: При увольнении вы должны:

• сделать запись в бумажной трудовой (если она есть);
• уведомить сотрудника о необходимости получения СТД-Р;
• передать сведения о прекращении трудового договора в ПФР.

Переход на электронные трудовые книжки — это новый этап в кадровом учете, который требует от работодателей внимательности и соблюдения всех норм закона. Главное помнить:

Следуя этой инструкции, вы избежите ошибок и штрафов, а также обеспечите корректное ведение трудовой документации.

Если у вас остались вопросы по теме, обратитесь к юристу или специалисту по кадрам. Удачи в оформлении трудовых книжек!