Ведение трудовых книжек — одна из важнейших кадровых процедур. Как установлено Трудовым кодексом РФ, фирма-работодатель обязана не только внести информацию о приеме специалиста в штат, но и поддерживать документ в актуальном состоянии (ст. 66 ТК РФ). На практике нередко возникают ситуации, когда запись о приеме на работу оказывается ошибочной или сотрудник отказывается от трудоустройства в самый последний момент. В таких случаях требуется грамотно оформить отмену записи в трудовой книжке.
Главное правило: зачеркивать нельзя!
Прежде всего необходимо уяснить базовое правило: просто зачеркнуть или аннулировать запись в трудовой книжке о работе, переводе, награждении или увольнении категорически запрещено. Зачеркивание допустимо только при исправлении неверной информации на титульном листе (например, при смене фамилии). Во всех остальных разделах трудовой книжки изменения вносятся исключительно путем признания ошибочной записи недействительной и внесения правильных данных.
Нормативная база
Вопросы исправления неверных записей регламентируются:
- Разделом первым Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от № 69.
- Пунктом 13 Правил ведения и хранения трудовых книжек.
- Порядком ведения трудовых книжек (в частности, п. 36 Порядка № 320н).
Важный нюанс: если ошибка была допущена нынешним работодателем, он и должен ее исправлять. Если неверная запись внесена прошлым работодателем, исправление может производиться по новому месту работы на основании официального документа прежнего работодателя.
Основания для отмены записи
Чаще всего необходимость отменить запись о приеме на работу возникает в следующих случаях:
- Техническая ошибка (опечатка), неверно указана должность, подразделение, дата приема и т.д.
- Отказ нового сотрудника от работы — работник решил уволиться в первый же день или до фактического начала работы, но приказ о приеме и запись в трудовой уже были сделаны.
- Аннулирование трудового договора, если сотрудник не приступил к работе в установленный срок без уважительных причин (ст. 61 ТК РФ).
Пошаговая инструкция: как признать запись недействительной
Рассмотрим алгоритм действий, если запись о приеме на работу уже была внесена в трудовую книжку работника.
Шаг 1. Издание приказа об отмене (аннулировании)
Прежде чем вносить изменения в трудовую книжку, необходимо документально оформить отмену самого трудоустройства. Для этого издается:
- Приказ об аннулировании трудового договора.
- Приказ об отмене приказа о приеме на работу (если он уже был издан).
В соответствии со ст. 84.1 ТК РФ, работнику необходимо предоставить заверенные надлежащим образом копии этих приказов.
Шаг 2. Внесение исправлений в трудовую книжку
После издания приказа можно переходить к самой трудовой книжке. Отмена записи о приеме на работу происходит в следующем порядке:
- Графа 1 — ставится порядковый номер записи (следующий по счету после последней имеющейся записи).
- Графа 2 — указывается дата, когда вносится исправление (фактическая дата внесения новой записи).
- Графа 3 — вносится текст: «Запись за номером [номер ошибочной записи] недействительна, внесена ошибочно» (или с указанием причины, например, «…в связи с аннулированием трудового договора»).
- Графа 4, указываются реквизиты приказа об отмене приема на работу (дата и номер).
Шаг 3. Заверение записи
Согласно п. 36 Порядка № 320н, заверять записи в трудовой книжке (поставить подпись ответственного лица и печать при наличии) необходимо только при увольнении сотрудника. Однако на практике, если работник забирает трудовую книжку сразу после отмены записи о приеме (так как фактически он больше не работает в компании), кадровики часто заверяют данную запись сразу, чтобы избежать проблем в будущем у работника.
Образец заполнения
Представим, что под номером 15 была ошибочно внесена запись о приеме на работу. Как правильно отменить запись в трудовой книжке? Образец заполнения граф раздела «Сведения о работе» будет выглядеть так:
16 | 14 янв. 2026 г. | Запись за номером 15 недействительна, внесена ошибочно. | Приказ от № 12-к
После этого ошибочная запись перестает иметь юридическую силу, а трудовой стаж работника не искажается. Трудовая книжка возвращается работнику на руки.
Переход на электронные трудовые книжки (ЕФС-1)
Не стоит забывать, что с внедрением электронных трудовых книжек и отчетности в СФР (Социальный фонд России), отмена приема на работу требует действий не только на бумаге. Если нового работника успели оформить по всем правилам (издали приказ, внесли бумажную запись и отправили отчет в СФР), придется:
- Отменить запись в бумажной трудовой книжке (если работник ее ведет).
- Подать в СФР корректирующие отчеты, чтобы аннулировать ошибочные сведения в электронной базе Пенсионного фонда.
Чем грозят ошибки в трудовой книжке?
Ошибки, допущенные при внесении записей в трудовую книжку, могут стать причиной серьезных проблем для работника в будущем. В частности, неверные сведения о стаже или должности могут привести к недоначислению пенсии, отказу в назначении льготного стажа или проблемам при трудоустройстве на новое место. Именно поэтому кадровику следует крайне внимательно относиться как к первоначальному внесению записей, так и к процедуре их отмены.
Резюме
Отмена записи о приеме на работу — процесс несложный, но требующий строгого соблюдения законодательства. Никаких зачеркиваний, только признание записи недействительной на основании соответствующего приказа. Своевременное и верное оформление всех документов (приказов, записей в трудовой и отчетов в СФР) защитит как работодателя от штрафов, так и работника от потери стажа и проблем с пенсией.