В практике ведения кадров часто возникает вопрос: как признать запись в трудовой книжке недействительной и как её исправить, не нарушая требований Трудового кодекса и нормативных актов.

Что такое недействительная запись?

Недействительная запись – это ошибка или несоответствие факту, которая делает соответствующее указание в трудовой книжке юридически недействительным. Такие ошибки могут появиться по вине:

• служащего (неверные сведения о месте работы, дате, должности);
• работодателя (неправильное оформление приказа, опечатка);
• службы кадров (ошибка в оформлении документа).

По признаку недействительности запись может быть:

1. ошибочной (не соответствует факту);
2. незаконной (вынесена без соответствующего приказа);
3. повторяющей прежнюю запись без основания.

Почему запись может признаваться недействительной?

В соответствии с разъяснениями КонсультантПлюс (2024) и рекомендациями Минтруда, недействительность возникает, когда:

• уволенный работник требует выдачи дубликата трудовой книжки или исправления записи;
• суд признает увольнение незаконным, а значит и запись о нём недействительна;
• в книжке допущена техническая ошибка, которую нельзя исправить зачёркиванием.

Как правильно признать запись недействительной?

Единственный допустимый способ – оформить её как недействительную и одновременно внести правильные данные. Для этого в

Запись с номером Х недействительна.

Далее в 4‑й графе указываются реквизиты документа, на основании которого вносится исправление (дата, номер приказа/распоряжения).

Пошаговая инструкция

1. Определить номер строки с ошибочной записью.
2. В графе 3 написать: Запись за номером Х недействительна.
3. В графе 4 указать дату и номер приказа/распоряжения, которое обосновывает исправление.
4. Внести правильные сведения в последующую строку (или в отдельный блок) – корректные данные о работе, должности, дате окончания/начала и т.д.
5. При необходимости оформить дубликат трудовой книжки для подтверждения изменений.

Примеры оформления

Ниже приведены типичные варианты записи в зависимости от причины недействительности.

Ошибка в дате или месте работы

Пример:

• Графа 3: Запись за номером 12 недействительна.
• Графа 4: Приказ № 156 от (с указанием основания).
• Следующая строка (новая запись): Работал в ООО «Пример» c по , должность – менеджер.

Незаконное увольнение

Пример:

• Графа 3: Запись за номером 7 недействительна.
• Графа 4: Решение суда от , дело № А31‑12345‑2025 (указывается как основание признания недействительной записи).
• Следующая строка: Работал в ООО «Тест» c по , должность – бухгалтер.

Юридические последствия

Неправильное оформление может привести к:

• Отказу в признании записи недействительной в суде;
• Требованию работодателя возместить моральный вред;
• Нарушению требований ПФР и требований к сведениям в индивидуальном лицевом счете (ЭТК).

Часто задаваемые вопросы

1. Можно ли зачеркивать ошибку в трудовой книжке? – Нет, зачёркивание не допускается. Необходимо признать запись недействительной и внести правильные данные.
2. Кто имеет право признавать запись недействительной? – При необходимости это может сделать работодатель, а также суд, если дело дошло до судебного разбирательства.
3. Нужно ли оформлять дубликат трудовой книжки? – Да, в случае существенных ошибок рекомендуется оформить дубликат, где указана исправленная запись.
4. Как оформить запись о переименовании организации? – В графе 3 указать: «Запись о переименовании организации с __ ________ 20__ г. в ООО ____________, внесенную на основании приказа от __ ______ 20__ г., считать недействительной».

Правильное признание записи недействительной в трудовой книжке – это ключ к юридически корректному оформлению кадровых документов. Соблюдайте установленный порядок:

• не зачёркивайте ошибку;
• в графе 3 чётко указывайте «Запись за номером … недействительна»;
• в графе 4 указывайте реквизиты приказа/решения;
• внесите корректные сведения в последующую строку;
• при необходимости оформите дубликат.

Соблюдая эти правила, вы избежите спорных ситуаций, защитите интересы как работодателя, так и сотрудника, и будете полностью соответствовать требованиям Трудового кодекса и нормативных актов.