Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий факты трудовой деятельности, стаж работы и начисленные выплаты. Иногда в ней попадают ошибки: неверный срок работы, неправильный должностной уровень, пропущенные даты и т.д. В таких случаях необходимо признать запись недействительной и внести исправление. Ниже – пошаговый план действий, нормативные требования и образцы документов.
Когда запись в трудовой книжке считается недействительной?
- Неверные даты начала и/или окончания работы.
- Неверная должность, категория, оклад.
- Пропущенные или дублирующие записи (например, дважды записан один и тот же договор).
- Ошибки в указании работодателя (название, ИНН, ОГРН).
- Неправильный формат записи (не соответствует требованиям Трудового кодекса).
В соответствии со статьей 69 Трудового кодекса РФ, запись в трудовой книжке может быть признана недействительной только в случаях, указанных в пункте 1. В остальных случаях работодатель обязан оставить запись без изменений.
Порядок признания записи недействительной
- Идентификация ошибки – внимательно проверьте запись, сравните с документами (трудовым договором, приказом о приёме, справкой о заработной плате).
- Составление приказа о признании записи недействительной – это внутренний документ работодателя, который оформляется в соответствии с § 5.2.1 Трудового кодекса.
- Подписание приказа – руководитель организации (или уполномоченный сотрудник) подписывает приказ, а сотрудник, чья запись исправляется, подтверждает согласие.
- Внесение отметки в трудовую книжку – на странице, где была сделана запись, ставится отметка «признана недействительной» с датой и подписью руководителя.
- Внесение новой корректной записи – после признания недействительной запись удаляется, а на её месте ставится новая, корректная запись с правильными данными.
- Сохранение копии приказа – приказ о признании записи недействительной должен храниться в кадровом отделе как доказательство корректного оформления.
Какой документ нужен?
Для признания записи недействительной необходимо оформить Приказ о признании записи недействительной. Ниже приведён образец.
Образец приказа о признании записи недействительной
Приказ № ___ от ___ г.
О признании записи в трудовой книжке недействительной
В соответствии со статьей 69 Трудового кодекса РФ, в связи с обнаружением ошибки в записи о трудовом договоре сотрудника ФИО, дата рождения, должность – дата начала работы – дата окончания работы,
принимаю решение:
- Признать запись в трудовой книжке № ___, дата записи ___ г., недействительной.
- Внести в трудовую книжку новую корректную запись о трудовом договоре с датой начала ___ г. и датой окончания ___ г., должностью ___, окладом ___ руб.
- Сохранить копию приказа в кадровом отделе.
Подпись руководителя: _____________________
Подпись сотрудника: _____________________
Как оформить отметку о признании записи недействительной
Отметка должна быть сделана на той же странице, где была сделана ошибка. В ней указываются:
- Дата признания записи недействительной.
- Подпись руководителя.
- Краткое описание причины (например, «признана недействительной из‑за неверных дат»).
Пример отметки:
Признана недействительной – г. – подпись руководителя.
Как внести новую запись
После отметки о недействительности, на свободном месте в трудовой книжке ставится новая запись. В ней указываются:
- Дата начала работы.
- Дата окончания работы (если договор завершён).
- Должность.
- Категория и оклад.
- Наименование работодателя, ИНН, ОГРН.
Новая запись должна быть подписана руководителем и сотрудником, а также иметь печать организации.
Ответственность работодателя
Нарушение правил оформления трудовой книжки может повлечь за собой:
- Штрафы по Кодексу Российской Федерации об административных правонарушениях.
- Ответственность за недостоверную информацию при расчёте пенсионных и социальных выплат.
- Риск судебного разбирательства со стороны сотрудника.
Поэтому важно соблюдать все требования и хранить копии всех документов.
Практические рекомендации
- Проверяйте запись сразу после её внесения.
- Сохраняйте копии всех трудовых договоров и приказов.
- Обучайте кадровый отдел правильному оформлению записей.
- При обнаружении ошибки действуйте оперативно – чем дольше, тем сложнее исправление.
- Если сотрудник не согласен с признанием записи недействительной, проведите внутреннее разбирательство и оформите решение в письменной форме.
Где можно получить более подробную информацию?
- Трудовой кодекс РФ (статьи 69–71).
- Постановление Правительства РФ № 1228 «Об утверждении правил оформления трудовой книжки».
- Сайт Федеральной службы по труду и занятости (Роструд).
- Консультации юристов по трудовому праву.
Следуя приведённым шагам, вы сможете корректно аннулировать ошибочную запись в трудовой книжке и избежать последствий для сотрудника и организации.