Сегодня 18:17:49 () актуально помнить, что любые исправления в трудовой книжке должны оформляться строго в соответствии с Трудовым кодексом РФ и внутренними нормативными актами организации. Ниже представлен пошаговый алгоритм, нормативные ссылки и готовые образцы записей, которые помогут кадровикам и сотрудникам избежать ошибок при признании записи недействительной.

Нормативная база

• Трудовой кодекс Российской Федерации – ст. 66, ст. 65.1, ст. 77‑81 (оформление и ведение трудовых книжек).
• Постановление Минтруда России № 122н от «О порядке ведения трудовых книжек» (с изменениями на 2026 г.).
• Приказ Минтруда России № 543н от «Об утверждении образца трудовой книжки и порядка её заполнения» (действует в 2026 г.).
• Внутренние локальные акты организации (положение о ведении кадрового документооборота, инструкция по кадрам).

Согласно пункту 4.3 указанного Постановления, если в трудовой книжке обнаружена ошибочная запись, она признаётся недействительной посредством внесения специальной отметки, после чего вносится правильная запись.

Когда необходимо признать запись недействительной

• Ошибка в дате приёма/увольнения.
• Неправильное указание должности, профессии или подразделения.
• Опечатка в названии организации или её ИНН/КПП.
• Запись о награде, поощрении или дисциплинарном взыскании, сделанная без основания.
• Дублирование записи (например, два раза подряд записано одно и то же увольнение).
• Изменение трудового договора (перевод, изменение условий работы) без соответствующей отметки.

Пошаговый порядок действий

1. Выявить ошибку – сравнить запись в трудовой книжке с первичным документом (приказ, договор, трудовая соглашение).
2. Подготовить основание для исправления – издать внутренний приказ (распоряжение) о признании записи недействительной и внесении исправления. В приказе указать:
   • номер и дату приказа;
   • реквизиты ошибочной записи (номер по порядку, дата внесения, содержание);
   • основание для признания недействительной (например, «в связи с выявленной ошибкой при оформлении приказа № 123 от »);
   • правильное содержание, которое должно быть внесено после признания недействительной.
3. Внести отметку о недействительности – в трудовой книжке сделать новую запись со следующим порядковым номером:
   • Графа 1 – следующий порядковый номер;
   • Графа 2 – дата внесения отметки (дата издания приказа);
   • Графа 3 – формулировка: «Запись за номером __ недействительна»;
   • Графа 4 – реквизиты документа, на основании которого запись признана недействительной (номер и дата приказа организации).
4. Внести правильную запись – сразу после отметки о недействительности (следующий порядковый номер) вносится актуальная информация:
   • Графа 1 – следующий порядковый номер;
   • Графа 2 – дата внесения правильной записи (обычно совпадает с датой приказа);
   • Графа 3 – правильное содержание (например, «Принят на должность инженера‑конструктора»);
   • Графа 4 – реквизиты приказа, на основании которого сделан правильный запись (номер, дата).
5. Подписать и заверить – запись заверяется подписью уполномоченного лица (руководителя отдела кадров или директора) и печатью организации (если требуется внутренним положением).
6. Сообщить сотруднику – выдать ему копию приказа и, при необходимости, выписку из трудовой книжки с исправлением.

Образец записи о признании недействительной

Ниже представлен типовой фрагмент трудовой книжки, где показано, как оформляется признание недействительной ошибочной записи о приёме на работу и последующее внесение правильной информации.

Пояснение: запись под номером 10 содержала ошибку (например, неправильную дату приёма). Приказом № 45 от эта запись признана недействительной (графа 3 строки 12). Сразу после неё вносится правильная запись под номером 13.

Примеры типовых ситуаций

Ошибка в записи об увольнении

Сотрудник уволен , но в трудовой книжке ошибочно указана дата .

• Издать приказ № 78 от «О признании недействительной записи об увольнении».
• Отметка о недействительности: «Запись за номером 27 недействительна» (графа 3);
• Правильная запись: «Уволен по собственному желанию» с датой и ссылкой на приказ № 78.

Ошибка в названии организации

В трудовой книжке указано «ООО «Альфа‑Трейд»», а правильное наименование – «ООО «Альфа‑Трейд»» (с уточнением юридического адреса).

• Приказ № 102 от «О внесении исправления в трудовую книжку».
• Отметка: «Запись за номером 34 недействительна».
• Правильная запись: «ООО «Альфа‑Трейд», юридический адрес: г. Москва, ул. Ленина, д. 10».

Ошибка при переводе на другую должность

Сотрудник переведён с позиции «оператор станка» на «наладчик оборудования», но в трудовой книжке запись о переводе отсутствует.

• Приказ № 150 от «О признании недействительной записи о должности оператора станка и внесении записи о переводе».
• Отметка: «Запись за номером 41 недействительна».
• Правильная запись: «Переведён на должность наладчика оборудования» с датой перевода и ссылкой на приказ № 150.

Частые ошибки при оформлении исправлений

• Отсутствие ссылки на основание – в графе 4 не указан номер и дата приказа, на основании которого запись признана недействительной.
• Нарушение последовательности номеров – пропуск или дублирование порядкового номера.
• Использование корректирующей жидкости или замазки – запрещено; исправления должны оформляться только новой записью.
• Несвоевременное уведомление сотрудника – работник должен получить копию приказа и, при необходимости, выписку из трудовой книжки.
• Несоответствие формулировки требованиям ТК РФ – например, запись «Уволен за прогул» без указания статьи ТК РФ.

Для избежания этих ошибок рекомендуется завести шаблон приказа и проверочный лист, который заполняется кадровиком перед внесением записи в трудовую книжку.

Рекомендации для кадровой службы

1. Вести журнал регистрации всех приказов о признании записей недействительных (номер, дата, ФИО сотрудника, суть ошибки).
2. Проводить ежеквартальный аудит трудовых книжек на предмет выявления неточностей.
3. Обучать ответственных сотрудников правилам заполнения трудовой книжки (внутренние тренинги, методические пособия).
4. Использовать электронные кадровые системы с функцией контроля корректности записей (при наличии такой возможности).
5. При сомнении в правомерности исправления консультироватся с юристом компании или обращаться за разъяснениями в территориальный орган труда.

Признание записи в трудовой книжке недействительной – это строго регламентированная процедура, требующая соблюдения порядка нумерации, указания основания в виде приказа и внесения корректной информации сразу после отметки о недействительности. Следуя представленному алгоритму и используя приведённые образцы, кадровики смогут оформлять исправления быстро, без риска нарушения трудового законодательства и с сохранением доверия сотрудников к кадровой документации.

Статья подготовлена с учётом актуальной нормативной базы на .