С 1 января 2021 года в России действует двойная система учёта трудовой деятельности: бумажная трудовая книжка (ТК) и электронная трудовая книжка (ЭТК). Несмотря на переход к цифровому формату, многие работники и работодатели предпочитают сохранять привычный бумажный документ. Ниже рассмотрены правовые основания, порядок оформления заявления и практические рекомендации по продолжению ведения бумажной ТК.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст. 66 определяет трудовую книжку как основной документ о трудовой деятельности; ст. 66.1 регулирует ведение сведений в электронном виде.
• Федеральный закон от № 439‑ФЗ (части 2 и 4 ст. 2) вводит возможность выбора формы ведения ТК и устанавливает порядок подачи заявления о продолжении ведения бумажной книжки.
• Письмо Минтруда России от № 14‑6/ООГ‑5261 подтверждает, что возврат к бумажной форме после перехода на ЭТК невозможен.

Согласно указанным нормам, если работник уже вёл бумажную ТК и не подал заявление о переходе на электронный формат, работодатель обязан продолжать её ведение по прежним правилам.

Кто может продолжить ведение бумажной ТК?

1. Работники, принятые на работу до и уже имеющие бумажную трудовую книжку.
2. Работники, принятые после , но изначально получившие бумажную ТК от предыдущего работодателя и не подавшие заявление о переходе на ЭТК.
3. Лица, которые явно выразили желание сохранить бумажный формат (подписав соответствующее заявление).

Важно: работник не обязан подавать новое заявление каждому новому работодателю, если у предыдущего работодателя уже было оформлено согласие на ведение бумажной ТК.

Как оформить заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки?

Заявление составляется в свободной форме, но должно содержать следующие обязательные реквизиты:

• Название документа – «Заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки».
• ФИО сотрудника, его должность и структурное подразделение.
• Дата подачи заявления.
• Текст просьбы, например:
  

  «Прошу продолжить ведение моей трудовой книжки в бумажном виде в соответствии со статьёй 66 Трудового кодекса Российской Федерации».

• Подпись сотрудника и расшифровка подписи.

При желании можно добавить ссылку на ст. 66.1 ТК РФ и указать, что сотрудник не желает переходить на электронный формат.

Образец заявления

Заявление
о продолжении ведения бумажной трудовой книжки

Я, Иванов Иван Иванович, работающий в должности ведущего специалиста
отдела продаж ООО «Ромашка», прошу продолжить ведение моей трудовой
книжки в бумажном виде в соответствии со статьёй 66 Трудового кодекса
Российской Федерации.

Подпись: _____________ /Иванов И.И./

Образец можно скачать с официальных сайтов кадровых агентств или использовать бланк, предоставленный вашей организацией.

Обязанности работодателя

• Принять заявление и зарегистрировать его в личном деле сотрудника.
• Сделать запись о приёме на работу (или о переводе, если таковой имеется) в бумажную ТК, соблюдая установленные правила оформления (номер записи, дата, наименование организации, должность, основание – трудовой договор, приказ и т.д.).
• Хранить трудовую книжку в условиях, обеспечивающих её сохранность (сериальный номер, защита от повреждений, доступ только уполномоченным лицам).
• При необходимости предоставить сотруднику выписку из ТК или заверенную копию.
• Сдавать сведения в Пенсионный фонд РФ через форму СЗВ‑ТД, указывая, что ведётся бумажная ТК (в поле «Форма ведения трудовой книжки» ставится отметка «бумажная»).

Если сотрудник ранее подал заявление о переходе на ЭТК, работодатель обязан прекратить ведение бумажной ТК и перейти исключительно на электронный формат.

Заполнение формы СЗВ‑ТД при ведении бумажной ТК

Форма СЗВ‑ТД (сведения о трудовой деятельности) подаётся в ПФР ежеквартально. При ведении бумажной трудовой книжки в разделе «Сведения о форме ведения трудовой книжки» указывается:

1. Код формы ведения – «1» (бумажная трудовая книжка).
2. Дата начала ведения бумажной ТК (обычно дата приёма на работу).
3. Если имеется переход на ЭТК – код «2» и дата перехода; в нашем случае данный пункт не заполняется.

Пример заполнения строки:

Табельный номер: 00123

ФИО: Иванов Иван Иванович

Дата рождения:

Форма ведения ТК: 1 (бумажная)

Дата начала ведения:


Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли вернуться к бумажной ТК после перехода на электронную?
Нет. Согласно письму Минтруда от , обратный переход не предусмотрен законодательством.
Нужно ли каждый раз подавать новое заявление при смене работодателя?
Если у предыдущего работодателя уже оформлено согласие на ведение бумажной ТК, новое заявление не требуется; Достаточно сообщить новому работодателю о наличии такого согласия.
Что делать, если сотрудник потерял бумажную ТК?
Сотрудник должен обратиться в последний работодатель, где велась книжка, для выдачи дубликата. Дубликат оформляется в соответствии с внутренними нормами организации и заверяется печатью и подписью ответственного лица.
Можно ли вести одновременно бумажную и электронную ТК?
Одновременное ведение двух форм не допускается. Выбирается только одна форма – либо бумажная, либо электронная.


Практические рекомендации для кадровой службы

Вести реестр заявлений о продолжении ведения бумажной ТК (номер, дата, ФИО, подпись).
При приёме на работу проверять наличие ранее поданного заявления у сотрудника (можно запросить копию у предыдущего работодателя).
Обеспечить условия хранения ТК: металлический шкаф с ограниченным доступом, журнал выдачи/приёма книжек.
Периодически (не реже одного раза в год) проводить инвентаризацию трудовых книжек и сверять их с данными в СЗВ‑ТД.
Обучать ответственных сотрудников правилам заполнения бумажной ТК (использование только чёрной или синей пасты, отсутствие исправлений, правильное указание основания записи).


Если у вас остались вопросы по оформлению заявления, хранению или сдаче СЗВ‑ТД, рекомендуется обратиться к юристу по трудовому праву или в территориальное управление Пенсионного фонда РФ для получения актуальных консультаций.