Трудовая книжка, это основной документ, подтверждающий трудовой стаж и достижения работника. Особое место в ней занимает раздел «Сведения о награждении». Именно сюда вносятся записи о государственных наградах, почетных званиях, а также о поощрениях за трудовые заслуги (грамоты, благодарности, ценные подарки), если работодатель принял решение их фиксировать. Однако бланк трудовой книжки не резиновый: страницы имеют свойство заканчиваться. Что делать кадровику или работодателю, если место для новых записей о достижениях сотрудника исчерпано, а впереди — новые победы?
Почему важно соблюдать порядок заполнения
Согласно действующему законодательству (в частности, Порядку ведения и хранения трудовых книжек), разделы трудовой книжки имеют строго целевое назначение. Категорически запрещается вносить записи о работе в раздел о награждениях и наоборот. Если в разделе «Сведения о награждении» закончились страницы, это не дает права:
- Доклеивать дополнительные листы внутрь книжки;
- Использовать поля или оборотные стороны страниц;
- Вносить записи о наградах в раздел «Сведения о работе».
Любое нарушение этих правил может привести к признанию трудовой книжки или отдельных записей в ней недействительными, что создаст проблемы работнику при подтверждении стажа или получении льгот.
Главное решение: Оформление вкладыша
Единственным законным способом продолжить ведение раздела о награждениях, когда страницы закончились, является оформление вкладыша к трудовой книжке.
Что такое вкладыш?
Вкладыш — это официальное дополнение к трудовой книжке, которое имеет такую же юридическую силу. Он вшивается (вклеивается) в трудовую книжку и становится ее неотъемлемой частью. Без трудовой книжки вкладыш недействителен.
Пошаговая инструкция действий работодателя
- Проверка наличия места. Убедитесь, что в имеющемся разделе «Сведения о награждении» действительно нет ни одной свободной строки для новой записи. Даже если осталась одна строка, новую запись вносят туда, а вкладыш заводят только после ее заполнения.
- Приобретение бланка. Работодатель обязан приобрести бланк вкладыша. Стоимость бланка может быть удержана с работника или оплачена организацией (порядок определяется локальными актами), но сам факт выдачи должен быть зафиксирован.
- Заполнение ьного листа вкладыша. Данные на ьный лист вкладыша (ФИО, дата рождения, образование, дата заполнения) переписываются из трудовой книжки работника. На ьном листе вкладыша ставится печать организации и подпись уполномоченного лица.
- Внесение записи в трудовую книжку. На ьном листе основной трудовой книжки (не вкладыша!) в разделе «Сведения о награждении» (обычно в самом низу или на обороте ьного листа, где есть графа для отметок о выдаче вкладышей) делается запись: «Выдан вкладыш серии [серия] № [номер]». Эта запись также заверяется подписью ответственного лица и печатью организации.
- Вшивание вкладыша. Вкладыш плотно вшивается в трудовую книжку. После этого он считается частью документа.
- Внесение записей. Все новые сведения о награждениях вносятся уже в раздел «Сведения о награждении» оформленного вкладыша, соблюдая хронологический порядок и нумерацию.
Важные нюансы при заполнении
При внесении записей во вкладыш необходимо помнить следующие правила:
- Нумерация. Нумерация записей во вкладыше продолжается сквозным порядком? Нет, нумерация внутри раздела вкладыша начинается заново с цифры 1, но сама последовательность записей должна быть хронологической.
- Основание записи. В графе 4 обязательно указываются реквизиты приказа или иного документа, на основании которого внесена запись о награждении.
- Заверение. Каждая запись заверяется подписью работодателя и печатью (при наличии).
Электронные трудовые книжки: есть ли проблема?
С 2020 года в России активно внедряются электронные трудовые книжки (ЭТК). Здесь ситуация кардинально отличается. В электронной трудовой книжке раздел «Сведения о награждениях» отсутствует.
Согласно текущим правилам ведения ЭТК, сведения о поощрениях и награждениях (грамоты, благодарности, медали за труд