Трудовая книжка остаётся основным документом, подтверждающим трудовой стаж и профессиональную деятельность работника․ Иногда место для записи о приёме, переводе или увольнении заканчивается раньше, чем завершится сам текст записи․ В таких случаях законодательство допускает начать запись в трудовой книжке, а продолжить её во вкладыше․ Ниже подробно рассмотрены нормативные основания, порядок оформления и практический образец․
Нормативная база
- Постановление Минтруда России № 69 от «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек» (в редакции от )․
- Пункт 38 Правил – прямо указывает, что если запись не помещается в одну строку трудовой книжки, её допустимо продолжить во вкладыше, при этом нумерация записей должна быть сквозной․
- Инструкция по заполнению трудовых книжек и вкладышей к ним (Минтруд, 2022) – содержит образцы оформления начала записи в книжке и её продолжения во вкладыше․
Таким образом, разделение записи не является нарушением, а является установленной процедурой при недостатке места․
Когда допускается разделение записи?
Разделение записи допустимо в следующих ситуациях:
- Недостаточно свободных строк в разделе «Сведения о работе» (или «Сведения о награждениях») трудовой книжки․
- Длинные формулировки (например, полное наименование организации с указанием её юридического адреса, ИНН, ОГРН) при приёме на работу или переводе․
- Запись о увольнении, когда после указания основания и даты остаётся мало места для подписи и расшифровки․
- начать запись в последней доступной строке трудовой книжки;
- завершить её во вкладыше, не прерывая смысловой связи;
- сохранить сквозную нумерацию записей (продолжить номер, следующий за последним в книжке)․
- Определите последнюю свободную строку в нужном разделе трудовой книжки․
- Запишите начало фразы (например, «Принят на работу» или «Уволен по собственному желанию»)․ Оставьте место для продолжения (обычно после слова «на» или «по»)․
- Поставьте точку с запятой или тире, если запись логически не завершена, и переходите к следующему пункту․
- Перенеситесь во вкладыш: на первой строке вкладыша продолжайте предложение с того места, где остановились в книжке․
- Завершите запись полностью (указав дату, номер приказа, подпись и расшифровку)․
- Продолжите нумерацию: если последняя запись в трудовой книжке имела номер 12, то первая строка во вкладыше получает номер 13, и далее по порядку․
- Не дублируйте начало записи во вкладыше – достаточно продолжить уже начатую фразу․
- Не меняйте формат: используйте те же аббревиатуры, пунктуацию и стиль, что и в основной книжке․
- Подпись и расшифровка ставятся только в конце записи (во вкладыше), если там завершается запись․
- Не используйте скрепки, клей или степлер для фиксации вкладыша – он должен быть вшит между обложками согласно п․ 38 Правил․
- Регулярно проверяйте остаток свободных строк в трудовой книжке сотрудников, особенно перед планируемыми кадровыми перемещениями․
- Храните вкладыши в отдельном конверте с пометкой «Вкладыш к трудовой книжке № [номер]» и помещайте их в личное дело работника․
- При выдаче дубликата трудовой книжки обязательно переносите все записи из вкладыша в основной документ, сохраняя нумерацию․
- Обучайте кадровых специалистов правилам оформления вкладыша – это снижает риск ошибок и упрощает прохождение государственной инспекции труда․
В каждом из этих случаев работодатель обязан:
Как правильно оформить начало записи в трудовой книжке и её продолжение во вкладыше
Шаг‑за‑шагом
Важные нюансы
Образец заполнения
Ниже представлен типичный пример записи о приёме на работу, которая не поместилась в одну строку трудовой книжки и была продолжена во вкладыше․
Трудовая книжка (страница с разделом «Сведения о работе»)
№ Дата Запись 12 Принят на работу в ООО «СтройГрад»,
Обратите внимание, что после запятой запись обрывается – место для продолжения закончилось․
Вкладыш к трудовой книжке (первый лист)
№ Дата Запись (продолжение) -3 расположенного по адресу: г․ Москва, ул․ Ленина, д․ 10, офис 5․ Приказ № 45‑к от ․ Подпись: ______________________ И․И․ Иванов Расшифровка подписи: И․И․ Иванов
Нумерация сквозная: последняя запись в книжке под № 12, первая во вкладыше – № 13․
Альтернативный пример – запись об увольнении
Трудовая книжка:
№ Дата Запись
27 Уволен по собственному желанию,Вкладыш:
№ Дата Запись (продолжение) -8 с формулировкой «по собственному желанию» (заявление от )․
Приказ № 12‑у от ․
Подпись: ______________________ П․С․ Сидорова
Расшифровка подписи: П․С․ Сидорова
Частые ошибки и как их избежать
| Ошибка | Последствия | Как исправить |
|---|---|---|
| Начинают запись во вкладыше с нуля (номер 1) | Нарушение сквозной нумерации, возможные претензии при проверке | Продолжать numeration с последнего номера в трудовой книжке |
| Дублируют начало фразы во вкладыше | Избыточность, затрудняет чтение | Продолжать предложение с того места, где остановились в книжке |
| Ставят подпись и расшифровку в середине записи (в книжке) | Запись считается незавершённой, может быть признана недействительной | Подпись ставится только после полного завершения записи (во вкладыше) |
| Крепят вкладыш скрепками или клеем | Нарушение требований по хранению, риск повреждения документа | Вшивать вкладыш между обложками согласно п․ 38 Правил |
Рекомендации по ведению и хранению
Начало записи в трудовой книжке с её продолжением во вкладыше – полностью легальная и регламентированная процедура, предусмотренная действующими нормативными актами․ Главное – соблюдать сквозную нумерацию, не дублировать начало фразы и правильно оформлять подпись только после завершения записи․ Следуя приведённым выше рекомендациям и используя предложенный образец, вы сможете избежать ошибок при ведении трудовых книжек и обеспечить их соответствие требованиям трудового законодательства․
Помните: трудовая книжка – это юридически значимый документ, и аккуратное ведение записей, включая работу с вкладышами, защищает как права работника, так и интересы работодателя․