Обновлено: 22 мая 2026 года

Когда возможна замена трудовой книжки?

Замена трудовой книжки может потребоваться в следующих случаях:

1. Испорченная трудовая книжка (залита чернилами, порвана, обгорела и т.д.)
2. Утеря трудовой книжки работником
3. Изменение персональных данных (например, смена фамилии при замужестве)
4. Обнаружение ошибок в ранее внесённых записях

Как происходит замена испорченной трудовой книжки?

Шаг 1: Обращение к работодателю

Работник должен обратиться к своему непосредственному руководителю или в отдел кадров с письменным заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки. В заявлении необходимо:

• Указать причину замены (например, «трудовая книжка испорчена в результате попадания жидкости»)
• Приложить доказательства (если есть) испорченной книжки
• Указать контактные данные

Шаг 2: Подготовка документов

Работодатель обязан:

• Проверить наличие всех записей в испорченной книжке
• Подготовить приказ о выдаче дубликата
• Заполнить новую трудовую книжку

Шаг 3: Оформление дубликата

Новая трудовая книжка оформляется по следующим правилам:

• Используется новая форма трудовой книжки, утверждённая с 1 января 2023 года
• Все записи переносятся из испорченной книжки
• В конце указывается: «Дубликат трудовой книжки выдан взамен испорченной»
• Подписывается руководителем организации и заверяется печатью (если есть)

Особенности внесения записей в испорченную трудовую книжку

Если трудовая книжка испорчена, но сохранилась её часть, в новой книжке делаются следующие записи:

Пример оформления:

Важно! Если сохранилась хотя бы одна запись, её переносят в новую книжку. Если не сохранилось ничего, в новой книжке делается запись: «Все записи перенесены в дубликат трудовой книжки, выданный «.

Замена трудовой книжки при смене фамилии

При смене фамилии (например, после замужества) работник может:

1. Продолжить использовать старую трудовую книжку с указанием в графе «Фамилия, имя, отчество» новой фамилии. В этом случае в книжку вносится запись: «Фамилия изменена на [новая фамилия] на основании [документ]».
2. Получить дубликат с новой фамилией. В этом случае оформляется новый дубликат, а в графе 4 указывается дата выдачи дубликата.

Порядок действий при утере трудовой книжки

Если трудовая книжка утеряна, работник должен:

1. Написать заявление об утере в двух экземплярах
2. Обратиться в органы внутренних дел для получения справки об утере
3. Предоставить справку работодателю
4. Работодатель на основании имеющихся документов (приказов, копий трудовой книжки и т.д.) оформляет дубликат

Сроки оформления дубликата

Согласно законодательству Республики Беларусь:

• Дубликат трудовой книжки должен быть оформлен в течение 15 дней с момента обращения работника
• Работодатель не вправе требовать от работника оплаты за оформление дубликата
• Все записи должны быть заверены подписью ответственного лица и печатью организации

Можно ли отказать в выдаче дубликата?

Работодатель не вправе отказать в выдаче дубликата трудовой книжки, если:

• Трудовая книжка испорчена или утеряна не по вине работника
• Работник предоставил все необходимые документы (заявление, справку об утере и т.д.)
• Работодатель располагает всеми необходимыми данными для оформления дубликата

Отказ в выдаче дубликата может быть обжалован в судебном порядке.

Новая форма трудовой книжки с 2023 года

С 1 января 2023 года в Республике Беларусь введена новая форма трудовой книжки, утверждённая Приказом Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от № 320Н.

Основные отличия новой формы:

• Более защищённый бланк от подделок
• Упрощённая структура записей
• Возможность внесения записей в электронном виде (в перспективе)
• Более чёткое разделение на разделы

Часто задаваемые вопросы

Вопрос 1: Можно ли заменить трудовую книжку на новую без причины?

Ответ: Нет, замена трудовой книжки возможна только при наличии уважительной причины (испорчена, утеряна, изменение персональных данных).

Вопрос 2: Кто оплачивает оформление дубликата?

Ответ: Оформление дубликата трудовой книжки осуществляется за счёт работодателя. Работник не должен оплачивать эту процедуру.

Вопрос 3: Что делать, если работодатель отказывается выдавать дубликат?

Ответ: В этом случае необходимо обратиться с письменным заявлением в вышестоящую организацию (если работодатель — юридическое лицо) или в трудовую инспекцию. При необходимости — в суд.

Вопрос 4: Можно ли восстановить записи, если трудовая книжка полностью уничтожена?

Ответ: Да, но для этого работнику необходимо предоставить работодателю копии приказов о приёме на работу, переводах, увольнениях. Если таких копий нет, записи восстановить будет сложно.

Замена трудовой книжки — это законное право работника, которое регулируется трудовым законодательством Республики Беларусь. При испорченной или утерянной трудовой книжке работник вправе получить дубликат, который будет содержать все записи, идентичные оригиналу.

Главное помнить:

• Работодатель обязан выдать дубликат в течение 15 дней
• Все записи должны быть перенесены в точности
• Оплата за оформление дубликата не взимается
• При отказе в выдаче дубликата можно обратиться в суд

Соблюдение этих правил поможет избежать проблем при оформлении дубликата трудовой книжки и сохранить все записи о трудовой деятельности.

Важно! Если у вас возникли сложности с оформлением дубликата, рекомендуем обратиться к юристу по трудовому праву или в профсоюзную организацию.