С 1 января 2020 года в России активно внедряется система электронных трудовых книжек (ЭТК). С 1 января 2021 года работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде, а с 1 января 2022 года бумажная трудовая книжка выдается только по заявлению работника. Это породило много вопросов у кадровиков и HR-специалистов: как проверить достоверность сведений о трудовом стаже и предыдущих местах работы кандидата, если он предоставляет только электронную книжку?

Самое главное, что нужно запомнить: работодатель не имеет прямого доступа к базе данных Пенсионного фонда России (ПФР) для проверки трудовой истории соискателя. Все сведения предоставляет сам работник. Ниже — подробный разбор правовых основ, алгоритмов действий и типичных ситуаций.

Правовая основа: что говорит Трудовой кодекс?

Ключевой нормой является статья 66.1 ТК РФ. Она устанавливает, что:

• Сведения о трудовой деятельности (трудовая книжка) ведутся в электронном виде в ПФР.
• Работник вправе получить выписку из своей электронной трудовой книжки в любой момент;
• При приеме на работу работодатель вправе потребовать от соискателя предоставить сведения о его трудовой деятельности, но источником этих сведений является сам работник (в виде выписки из ЭТК или по собственному заявлению).
• Работодатель не вправе самостоятельно обращаться в ПФР за проверкой данных кандидата. Это право только самого работника.

Кто и как может проверить электронную трудовую книжку?

Для соискателя (работника): проверь себя сам

Перед трудоустройством вам необходимо самостоятельно убедиться, что в вашей ЭТК нет ошибок. Проверить можно тремя основными способами:

1. Через портал «Госуслуги» (самый удобный способ).
   Нужно иметь подтвержденную учетную запись. В личном кабинете в разделе «Сведения о трудовой деятельности» доступна полная история с возможностью скачать выписку в PDF.
2. Через личный кабинет на сайте ПФР (СФР).
   Требуется регистрация на сайте Пенсионного фонда. В разделе «Электронная трудовая книжка» отображаются все записи;
3. Через МФЦ («Мои документы»).
   Можно получить официальную бумажную выписку из ЭТК, заверенную ПФР. Для этого нужен паспорт.

Для работодателя: что можно и нужно делать?

Ваша роль — принять от кандидата документ, подтверждающий его трудовую историю, и проверить его на соответствие заявленным данным. Прямого доступа к ПФР у вас нет.

Алгоритм действий для кадровика:

• На этапе собеседования/оформления: Уточните у кандидата, ведется ли у него трудовая книжка в электронном виде. Если да, попросите предоставить выписку из электронной трудовой книжки.
• Какую выписку принимать? Идеальный вариант — официальная выписка из личного кабинета на Госуслугах или сайте ПФР, которая содержит:
• Шапку с данными работника (ФИО, СНИЛС).
• Все записи о приеме на работу, переводах и увольнении с указанием работодателей, дат и оснований.
• Электронную подпись ПФР или отметку о том, что сведения получены из Единой государственной системы.
• Что проверять в выписке?
1. Соответствие данным в резюме: периоды работы, названия организаций, должности.
2. Корректность формулировок оснований увольнения. Они должны точно соответствовать пунктам ст. 77, 78, 81 ТК РФ (например, «уволен по соглашению сторон», «уволен в связи с истечением срока трудового договора»).
3. Отсутствие «белых пятен»: проверьте, нет ли периодов, которые не отражены в ЭТК, но указаны в резюме.
4. Целостность документа: убедитесь, что выписка не выглядит как простой скриншот без реквизитов. Лучше, если это PDF-документ с электронной подписью.
• Если кандидат отказывается предоставлять выписку:
  Это серьезный красный флаг. Вы не можете принять на работу человека, который не подтверждает свой трудовой стаж. В этом случае вы вправе отказать в приеме на работу, так как не можете убедиться в достоверности предоставленных им сведений (ст. 65 ТК РФ).
• Документооборот: Приложите предоставленную выписку из ЭТК к личному делу сотрудника как подтверждение его трудового стажа.

Типичные проблемы и что делать, если найдены расхождения?

На практике часто возникают ситуации, описанные в отзывах:

• «В ЭТК есть факт приема, но нет факта увольнения». Это ошибка предыдущего работодателя, который не отправил в ПФР сведения об увольнении. В этом случае:
1. Объясните кандидату, что такая запись не соответствует действительности.
2. Попросите его обратиться к последнему работодателю с требованием исправить запись в ПФР (они обязаны это сделать в течение 15 дней).
3. В качестве временного доказательства увольнения попросите предоставить трудовой договор, приказ об увольнении (копию) или расчетный листок с предыдущего места работы.
• Отсутствие записей за ранние периоды. Записи в ЭТК ведутся с 1 января 2020 года. Для более раннего стажа в выписке будут только те записи, которые были внесены в бумажную книжку и затем переданы в ПФР. Если у кандидата есть старая бумажная книжка, он должен предоставить ее копии или выписку из нее.
• Несоответствие данных в ЭТК и бумажном трудовом договоре. В случае спора приоритет имеют данные, внесенные в ПФР. Но если в ПФР ошибка, а у вас на руках есть оригиналы документов (договор, приказы), они могут служить доказательством. Спор разрешается через суд с привлечением данных ПФР.

Краткая шпаргалка: таблица «Что можно, а что нельзя»

1. Источник информации, только работник. Ваша задача — запросить и проверить официальную выписку из его личного кабинета на Госуслугах или сайте ПФР.
2. Проверяйте внимательно. Обращайте внимание на даты, названия организаций, должности и, что критически важно, — на формулировки оснований увольнения. Они должны быть дословно взяты из ТК РФ.
3. При ошибках в ЭТК — действуйте. Если в записях есть неточности, соискатель должен сам инициировать их исправление через предыдущего работодателя или ПФР. Прием на работу без исправления ошибок рискован.
4. Сохраняйте документ. Полученную выписку из ЭТК обязательно приобщайте к личному делу нового сотрудника.
5. Для первого рабочего места после 2020 года. Если человек впервые устраивается на работу после 31 декабря 2020 года, у него просто не будет записей в ЭТК. В этом случае выписка будет пустой, и это нормально. Стаж будет начинаться с вашей организации.