С переходом России на электронные трудовые книжки (ЭТК) у многих работодателей и кадровиков возникли резонные вопросы: как теперь проверять стаж кандидата при приеме на работу? Что делать, если соискатель отказывается приносить бумажную трудовую? И главное, как проверить электронную трудовую книжку на работника официально и законно?
В этой статье мы подробно разберем алгоритм действий работодателя, правовые нюансы и доступные способы получения данных о трудовом стаже сотрудника.
Правовые основы: кто и кому предоставляет данные
Согласно действующему трудовому законодательству (ст. 66.1 ТК РФ), работодатель не может самостоятельно залезть в базу данных Социального фонда России (СФР) и посмотреть историю трудовой деятельности незнакомого кандидата. Информация о стаже является персональными данными и охраняется законом.
Поэтому главное правило звучит так: при приеме на работу сведения о трудовой деятельности работника работодатель может получить только от самого работника.
Как убедиться, что у кандидата действительно ЭТК?
Часто возникает ситуация: кандидат сообщает, что перешел на электронную трудовую книжку, и отказывается предоставлять бумажный бланк. Как кадровику убедиться, что это правда?
Решение кроется в документе, который предоставляет сотрудник — «Сведениях о трудовой деятельности» (форма СТД-Р или выписка из ЭТК). В этом документе необходимо найти специальную отметку.
Что нужно проверить в предоставленной выписке:
- Наличие отметки о переходе на ЭТК. В сведениях о трудовой деятельности должна быть графа или запись, подтверждающая, что работник подал заявление о отказе от ведения бумажной трудовой книжки.
- Полноту данных. Проверьте наличие записей о предыдущих местах работы, должностях, датах приема и увольнения, а также основаниях для увольнения (со ссылкой на статью ТК РФ).
Если такая отметка есть, бумажная трудовая книжка работнику больше не нужна, а новому работодателю достаточно будет подавать в СФР сведения о нем только в электронном виде.
Способы получения выписки из ЭТК для предоставления работодателю
Если работник перешел на электронную трудовую, он должен сам озаботиться тем, чтобы принести вам подтверждение своего стажа. Где он может это сделать?
Через портал Госуслуг
Это самый популярный и быстрый способ. Работнику необходимо:
- Авторизоваться в личном кабинете на Госуслугах.
- Через поисковик сервиса найти услугу «Выписка из электронной трудовой книжки».
- Запросить выписку. Она формируется в течение нескольких минут.
- Скачать документ и предоставить работодателю (распечаткой или в электронном виде).
На сайте Социального фонда России (СФР)
Ранее эти услуги предоставлял Пенсионный фонд (ПФР), теперь это в компетенции объединенного Социального фонда. Работник может авторизоваться на сайте СФР через Госуслуги и скачать выписку из электронной трудовой книжки.
Личное обращение в МФЦ или отделение СФР
Для тех сотрудников, которые не зарегистрированы на Госуслугах или по техническим причинам не могут получить выписку онлайн, существует офлайн-вариант. Работник может лично обратиться в МФЦ или отделение Социального фонда и получить распечатку с мокрой печатью.
У текущего (прежнего) работодателя
Согласно ТК РФ, по заявлению работника его текущий (или бывший, если с момента увольнения прошло немного времени) работодатель обязан предоставить ему сведения о трудовой деятельности. Это можно сделать, распечатав форму СТД-Р или направив файл в электронном виде.
Имеет ли юридическую силу электронная выписка?
Многие кадровики сомневаются: можно ли принимать на работу просто по распечатке с Госуслуг? Ведь подделать бумагу несложно.
Здесь есть важный нюанс: электронная выписка из трудовой книжки, заверенная усиленной квалифицированной электронной цифровой подписью (ЭЦП), обладает такой же юридической силой, как и бумажный аналог.
Если работник приносит обычную распечатку (без ЭЦП), работодатель имеет право принять ее, но несет определенные риски. Для стопроцентной уверенности в достоверности данных:
- Попросите работника предоставить выписку в электронном виде (файл с расширением .xml или .pdf), подписанный ЭЦП Социального фонда.
- Либо примите распечатку, но будьте готовы к тому, что в случае судебных споров (например, если выяснится, что запись об увольнении за прогул была дублирована или изменена) данные из ЭТК будут запрошены судом напрямую из СФР.
Что делать, если работник отказывается предоставлять данные?
Иногда кандидаты считают, что раз книжка электронная, то работодатель должен сам ее «найти» в системе. Это заблуждение.
Если работник отказывается предоставлять сведения о трудовой деятельности (выписку из ЭТК или бумажную трудовую), работодатель не имеет возможности законно проверить его стаж. В таком случае организация вправе отказать в приеме на работу, так как кандидат не предоставил обязательный пакет документов, установленный Трудовым кодексом РФ.
Резюме
Проверка электронной трудовой книжки на работника в 2026 году — это процесс, полностью зависящий от добросовестности самого кандидата. Работодатель не может самостоятельно «пробить» человека по базам СФР. Ваш алгоритм действий должен быть следующим:
- Попросите кандидата предоставить сведения о трудовой деятельности.
- Проверьте в документе отметку о переходе на ЭТК.
- Изучите записи о стаже и увольнениях.
- Для надежности запрашивайте выписку, заверенную ЭЦП (ее работник может получить на Госуслугах или сайте СФР).
Соблюдение этой простой процедуры позволит вам быть уверенным в достоверности данных нового сотрудника и избежать проблем с отчетностью перед Социальным фондом.