Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

С 2021 года в России действует обязательный переход на электронную трудовую книжку. Для работодателя важно уметь быстро и надёжно проверять сведения‚ которые предоставляет кандидат или уже работающий сотрудник‚ чтобы:

подтвердить трудовой стаж и периоды работы;
избежать ошибок при оформлении приказов о приёме‚ переводе и увольнении;
своевременно формировать отчёты в Социальный фонд России (СФР) и Пенсионный фонд (ПФР);
защитить себя от возможных претензий трудовой инспекции и судов.

Нормативная база

Проверка ЭТК регулируется следующими нормативными актами:

Федеральный закон № 27‑ФЗ «О трудовой пенсии в Российской Федерации» (в части ведения трудовой книжки).
Приказ Минтруда России от № 637н «Об утверждении формы электронной трудовой книжки и порядка её ведения».
Постановление Правительства РФ от № 2154 «О порядке предоставления сведения из электронной трудовой книжки».
Инструкция ПФР (СФР) по предоставлению выписок из ЭТК (актуальна на 2026 год).

Кто может запрашивать выписку из ЭТК?

Согласно пункту 4 Приказа № 637н‚ запрос выписки может подать:

сам работник (через свой личный кабинет на портале Госуслуг или ПФР);
работодатель – только при наличии письменного согласия сотрудника (или его представителя) на предоставление сведений;
органы государственной власти (суд‚ прокуратура‚ трудовая инспекция) – по официальному запросу.

Таким образом‚ работодатель должен сначала получить согласие сотрудника‚ а затем оформить запрос в один из authorised каналов.

Способы получения выписки из ЭТК

Через портал «Госуслуги»

Это самый доступный способ для большинства пользователей.

Войти в личный кабинет на gosuslugi.ru (требуется подтверждённая учётная запись).
В разделе «Услуги» выбрать «Трудовая деятельность» → «Получить выписку из электронной трудовой книжки».
Указать период‚ за который нужна выписка (можно выбрать «за весь период» или конкретные даты).
Подтвердить запрос электронной подписью (или кодом из SMS).
Получить выписку в формате PDF на электронную почту или в личном кабинете.

Преимущества: быстрый доступ‚ нет необходимости посещать отделение.

Недостатки: требуется подтверждённая учётная запись у сотрудника.

Через личный кабинет ПФР (СФР)

Портал Пенсионного фонда (portal.pfr.gov.ru) также предоставляет услугу выписки.

Авторизоваться на сайте ПФР (требуется СНИЛС и пароль‚ либо вход через Госуслуги).
Перейти в раздел «Электронная трудовая книжка» → «Запросить выписку».
Указать нужный период и способ получения (email‚ личный кабинет).
Подтвердить запрос.

Выписка приходит в течение 1–3 рабочих дней.

Через личное обращение в отделение СФР

Если у сотрудника нет доступа к интернету или он предпочитает оформлять документы лично:

Сотрудник подаёт заявление о выдаче выписки в отделение СФР по месту жительства или работы.
К заявлению прилагается паспорт и СНИЛС.
Сотрудник получает выписку на руки или направляет её работодателю по почте/электронной почте.

Запрос работодателя через СФР (с согласия сотрудника)

Работодатель может оформить запрос от своего имени‚ но только при наличии письменного согласия сотрудника.

Получить от сотрудника подписанное согласие на предоставление сведений из ЭТК (образец согласия можно найти в приложении к Приказу № 637н).
Составить запрос в СФР (форма № СФР‑ЭТК‑01) с указанием:
- ФИО сотрудника;
- СНИЛС;
- период‚ за который нужна выписка;
- цель запроса (например‚ «оформление приказа о приёме на работу»).
Направить запрос в территориальное отделение СФР (можно электронно через личный кабинет работодателя на портале СФР или почтой).
Получить выписку и приложить её к личному делу сотрудника.

Пошаговая инструкция для работодателя

Получите согласие сотрудника. Используйте типовую форму согласия (см. приложение).
Выберите способ получения выписки. Если у сотрудника есть подтверждённая учётная запись на Госуслугах – предпочтительно использовать её.
Оформите запрос.
- Через Госуслуги: сотрудник заходит в личный кабинет‚ делает запрос и пересылает вам PDF.
- Через ПФР: аналогично‚ но через portal.pfr.gov.ru.
- Через СФР: вы направляете запрос от имени организации (с приложенным согласием).
Проверьте полученную выписку. Убедитесь‚ что в документе присутствуют:
- ФИО и СНИЛС сотрудника;
- даты приёма‚ переводов и увольнений;
- наименования организаций и их ИНН;
- основания записей (приказ‚ соглашение и т.д.).
Сверьте данные с предоставленными сотрудником сведениями. При расхождениях запросите уточнения или дополнительные документы (например‚ копии приказов).
Оформите необходимые кадровые документы. На основании проверенной выписки издайте приказ о приёме‚ внесите записи в электронный кадровый учёт (если ведётся) и подготовьте отчёт в СФР.
Архивируйте выписку и согласие. Храните их в личном деле сотрудника не менее 50 лет (как требует законодательство о хранении трудовых документов).

Образцы документов

Согласие на предоставление сведений из ЭТК

СОГЛАСИЕ
на предоставление сведений из электронной трудовой книжки

Я‚ _______________________ (ФИО)‚ паспорт № ____________‚ выданный ____________‚ residing at ____________‚ 
СНИЛС ____________‚ hereby give my consent to the employer _______________________ (наименование организации‚ ИНН ____________) 
to request and receive an extract from my electronic labour book via the State Services portal (gosuslugi.ru) 
or the Pension Fund of the Russian Federation portal for the purpose of verifying my employment history 
in connection with my hiring / transfer / dismissal.

Дата ____________ Подпись ____________

Запрос в СФР (форма СФР‑ЭТК‑01)

ЗАПРОС
о предоставлении выписки из электронной трудовой книжки
Кому: Territorial Office of the Social Fund of Russia‚ ____________
От: _______________________ (наименование организации‚ ИНН ____________)
Прошу предоставить выписку из электронной трудовой книжки сотрудника:
ФИО: _______________________
СНИЛС: _______________________
Период: с __.__.____ по __.__.____ (или за весь период трудовой деятельности)
Цель запроса: оформление приказа о приёме на работу (№ ____________ от __.__.2026)

Прилагаю: согласие сотрудника на предоставление сведений (приложение №1).

Подпись ____________ М.П.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли проверить ЭТК без согласия сотрудника?: Нет. Закон запрещает раскрывать персональные данные трудовой книжки без письменного согласия субъекта данных (ст. 6 ФЗ‑152 «О персональных данных»).
Что делать‚ если сотрудник отказывается давать согласие?: Вы можете принять его на работу только на основании сведений‚ которые он сам предоставит (например‚ копии трудовых книжек‚ справок с предыдущих мест работы). Однако без подтверждённой ЭТК вы не сможете подать достоверные сведения в СФР‚ что может привести к штрафам.
Сколько времени занимает получение выписки через Госуслуги?: Обычно выписка формируется мгновенно и отправляется на указанный e‑mail или доступна для скачивания в личном кабинете.
Нужно ли заверять выписку нотариально?: Нет. Выписка‚ полученная через официальные каналы (Госуслуги‚ ПФР‚ СФР)‚ имеет юридическую силу без дополнительного заверения.
Можно ли запрашивать выписку за определённый период (например‚ только за последние 5 лет)?: Да. При формировании запроса указывают нужный диапазон дат. Если нужен весь трудовой стаж – выбирают опцию «за весь период».

Полезные ссылки (актуальны на май 2026 года)

Портал Госуслуг – https://www.gosuslugi.ru
Личный кабинет ПФР (СФР) – https://portal.pfr.gov.ru
Инструкция ПФР по получению выписки из ЭТК (PDF) – https://pfr.gov.ru/documents/instrukcia_etk.pdf
Приказ Минтруда России № 637н от – https://mintrud.ru/documents/prikaz_637n.pdf
Образец согласия на предоставление сведений из ЭТК – https://trud.gov.ru/forms/soglasie_etk.docx

Проверка электронной трудовой книжки – обязательная процедура для любого ответственного работодателя. Используя официальные каналы (Госуслуги‚ ПФР/СФР) и получив предварительное согласие сотрудника‚ вы получаете достоверный документ‚ который позволяет:

быстро и безошибочно оформить кадровые приказы;
избежать штрафов со стороны трудовой инспекции и СФР;
обеспечить прозрачность трудовых отношений и защитить интересы обеих сторон.

Следуя представленной пошаговой инструкции и используя приведённые образцы документов‚ ваша компания сможет эффективно интегрировать проверку ЭТК в процесс приёма на работу и последующее ведение кадрового учёта.