С 2021 года в России введён обязательный переход от бумажной трудовой книжки к её электронному аналогу – Электронной трудовой книжке (ЭТК).
Для работодателей, рекрутеров и самих работников важно быстро и надёжно узнать, ведётся ли у кандидата или сотрудника запись в системе ПФР. Ниже приведён подробный пошаговый гид, как это сделать.
Что такое электронная трудовая книжка?
ЭТК – это сведения о трудовой деятельности физического лица, которые формируются в единой базе Пенсионного фонда РФ на основании отчетов СЗВ‑ТД, предоставляемых работодателем. В отличие от бумажной книжки, данные доступны в реальном времени и могут быть проверены онлайн.
- С 2021 г. при приёме на работу специалисты по кадрам заполняют только электронные трудовые книжки.
- Бумажная трудовая книжка остаётся актуальной только в тех случаях, когда работник отказался от перехода на электронный формат.
- ЭТК хранится в базе ПФР и доступна через портал Госуслуги, личный кабинет ПФР и портал работодателя.
Почему важно проверить наличие ЭТК?
- Подтверждение трудового стажа при найме или при оформлении документов.
- Проверка правильности внесения данных (дата начала работы, увольнения, перерывов).
- Обеспечение корректного расчёта пенсионных и социальных выплат.
- Снижение риска ошибок в бухгалтерском учёте и налоговых декларациях.
Где проверить наличие ЭТК?
Существует два основных способа:
- Портал Госуслуги – https://www.gosuslugi.ru
- Личный кабинет ПФР – https://www.pfr.ru
Оба ресурса требуют авторизации через ЕСИА (учётную запись Госуслуг) или через логин/пароль ПФР.
Пошаговая инструкция проверки ЭТК
- Авторизация
- На Госуслугах войдите через ЕСИА.
- На ПФР войдите через логин/пароль ПФР.
- Выбор раздела «Сведения о трудовой деятельности»
- На Госуслугах: «Получить выписку из электронной трудовой книжки».
- На ПФР: «Сведения о трудовой деятельности» в личном кабинете.
- Запрос выписки
- Выберите период, за который хотите получить данные (обычно «с начала работы»).
- Подтвердите запрос – система отправит PDF‑выписку на вашу электронную почту.
- Проверка наличия записи
- Если в выписке есть хотя бы одна запись о приёме на работу, увольнении или перерыве, значит ЭТК ведётся.
- Отсутствие записей может означать, что работник отказался от ЭТК или его данные ещё не поступили в ПФР.
Как убедиться, что у кандидата есть ЭТК?
При собеседовании можно запросить у кандидата:
- Сведения о трудовой деятельности в электронном виде (выписка из ЭТК).
- Подтверждение, что он не отказался от ведения ЭТК (письмо работодателя).
Если кандидат не может предоставить выписку, попросите его пройти процедуру авторизации в Госуслугах и получить выписку самостоятельно. Это быстро и бесплатно.
Что делать, если в ЭТК обнаружены ошибки?
- Обратитесь к работодателю – он обязан исправить данные в системе ПФР.
- Подача заявления в ПФР – через портал Госуслуги можно подать запрос на исправление.
- Проверьте, что исправления отражены в последующей выписке.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли проверить ЭТК без личного кабинета? – Да, через портал Госуслуг можно получить выписку, но понадобиться авторизация через ЕСИА.
- Сколько времени занимает получение выписки? – Обычно до 5 минут после подтверждения запроса.
- Что делать, если работник отказался от ЭТК? – В таком случае у него остаётся бумажная трудовая книжка, которую можно проверить в архиве работодателя.
- Можно ли проверить ЭТК другого человека? – Нет, доступ к данным возможен только для самого работника.
Проверка наличия электронной трудовой книжки – это быстрый и надёжный способ убедиться в корректности трудового стажа. Используйте официальные порталы Госуслуги и ПФР, следуйте пошаговой инструкции, и вы получите всю необходимую информацию в считанные минуты.
Если вы столкнулись с ошибками в данных, не откладывайте их исправление – это важно для правильного расчёта пенсии и социальных выплат.