Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

В современных условиях ведения кадрового учета в России все больше работодателей сталкиваются с необходимостью подтверждения трудового стажа сотрудников, которые перешли на электронную трудовую книжку (ЭТК). Вопрос: как убедиться, что у кандидата или текущего сотрудника действительно есть ЭТК и она корректно ведется? — становится ключевым при приеме на работу, оформлении отпусков, начислении пенсий и аудите кадровых документов.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, в котором хранятся сведения о трудовой деятельности работника: места работы, должности, переводы, увольнения и другие значимые события. Ведение ЭТК осуществляется Пенсионным фондом России (ПФР) на основании данных, передаваемых работодателями в электронном виде через систему СФР (Система формирования сведений о трудовой деятельности).

Важно понимать: электронная трудовая книжка не появляется автоматически. Она формируется только в случае, если работник подал заявление о переходе на ЭТК. Если заявление не подано — ПФР продолжает вести сведения о трудовой деятельности, но доступ к ним у работника и работодателя отсутствует.

Как проверить, есть ли у работника электронная трудовая книжка?

Работодатель не имеет прямого доступа к базе ПФР для проверки наличия ЭТК у сотрудника. Однако существует несколько законных и надежных способов, позволяющих убедиться в наличии и корректности электронной трудовой книжки.

Способ 1: Запросить у работника выписку из ЭТК

Это самый простой и официально признанный способ. Работник, который перешел на ЭТК, может самостоятельно получить выписку из своей электронной трудовой книжки и передать ее работодателю. Выписка оформляется в виде PDF-документа с квалифицированной электронной подписью (КЭП) и содержит:

ФИО работника
Сведения обо всех местах работы
Должности и периоды работы
Основания прекращения трудовых отношений

Выписка может быть получена через:

Госуслуги — авторизоваться в личном кабинете, перейти в раздел «Выписка из электронной трудовой книжки» и сформировать документ.
Сайт Пенсионного фонда РФ — через личный кабинет на сайте pfrf.ru (требуется подтвержденная учетная запись в ЕСИА).
МФЦ, подать заявление на получение выписки в бумажном или электронном виде.
У работодателя — если работник уже трудоустроен, он может запросить выписку СТД-Р (форма, утвержденная Приказом Минтруда № 595н) через бухгалтерию или кадровую службу.

Важно! Работодатель не может требовать от работника предоставления выписки из ЭТК как обязательное условие трудоустройства. Однако если работник подал заявление о переходе на ЭТК, он обязан предоставить выписку для ведения кадрового учета в соответствии с ТК РФ.

Способ 2: Проверить наличие заявления о переходе на ЭТК

При приеме на работу работодатель должен запросить у соискателя:

Паспорт
СНИЛС
Заявление о выборе формы трудовой книжки (бумажной или электронной)

Если работник подал заявление о переходе на ЭТК, то в его личном деле должно быть это заявление, подписанное им лично. Если заявление отсутствует — значит, у него не может быть доступа к ЭТК, и работодатель обязан вести бумажную трудовую книжку.

Способ 3: Проверить через портал Госуслуг (косвенно)

Работодатель не может войти в личный кабинет работника, но может попросить сотрудника продемонстрировать доступ к своему профилю на Госуслугах. Если в личном кабинете есть раздел «Выписка из электронной трудовой книжки» — это косвенный признак, что работник подал заявление и ЭТК активна.

Для этого работник должен:

Авторизоваться на gosuslugi.ru с подтвержденной учетной записью.
Перейти в раздел «Пенсия, пособия и льготы» → «Выписка из электронной трудовой книжки».
Сформировать и показать выписку (можно распечатать или показать на экране).

Если раздел отсутствует — значит, заявление о переходе на ЭТК не подавалось, и трудовая книжка остается бумажной.

Способ 4: Запросить данные через ПФР (только для работодателей — косвенно)

Работодатель, который ведет ЭТК, обязан передавать в ПФР сведения о трудовой деятельности своих сотрудников через форму СТД-Р (сведения о трудовой деятельности). Если сотрудник уже работал у другого работодателя, который вел ЭТК, то ПФР уже имеет данные о нем.

Однако работодатель не может запросить данные о сотруднике напрямую из ПФР без его согласия. Единственный законный способ, получить от работника выписку.

Что делать, если работник не подавал заявление на ЭТК?

Если работник не подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку — работодатель обязан вести бумажную трудовую книжку. Это требование Трудового кодекса РФ (ст. 66).

В этом случае:

Работник предоставляет бумажную трудовую книжку при трудоустройстве.
Все записи о приеме, переводе, увольнении вносятся в бумажный документ.
Электронная трудовая книжка в отношении этого работника не формируется и не ведется.

Если работник в будущем захочет перейти на ЭТК — он должен подать заявление, и тогда работодатель прекращает ведение бумажной книжки и начинает передавать сведения в ПФР.

Какие ошибки допускают работодатели?

Требуют ЭТК без заявления — это незаконно. Работник имеет право выбрать форму.
Не проверяют наличие заявления — ведут бумажную книжку, хотя работник уже перешел на ЭТК, что приводит к дублированию данных.
Не запрашивают выписку — не проверяют стаж, что может привести к ошибкам в расчете пенсии или отпусков.
Считают, что ЭТК — это просто PDF — нет, это официальный документ, ведомый ПФР, и только выписка с КЭП имеет юридическую силу.

Как проверить наличие электронной трудовой книжки у работника