Вопрос о том, был ли оформлен электронный вариант трудовой книжки (ЭТК) у бывшего работодателя, актуален как для работодателей, так и для самих сотрудников. В России и Украине в последние годы активно внедряются электронные трудовые книжки, что упрощает ведение кадровой документации и повышает прозрачность трудовых отношений. Ниже вы найдете подробное руководство, как проверить наличие заявления сотрудника о переходе в ЭТК, какие шаги предпринять, где искать информацию и какие юридические нюансы стоит учитывать.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – это цифровой документ, который заменяет традиционную бумажную трудовую книжку. Он хранится в электронном виде в системе «Единая электронная система кадрового учета» (ЕСКУ) и доступен как работодателю, так и сотруднику через личный кабинет на портале госуслуг.
- Содержит все сведения о трудовом стаже, должностях, начислениях, премиях.
- Обновляется автоматически при каждом изменении в системе.
- Обеспечивает более быстрый доступ к данным и снижает риск потери или повреждения документа.
Почему важно знать, подавал ли сотрудник заявление?
Если сотрудник не подал заявление о переходе в ЭТК, то:
- Его трудовой стаж может быть учтен только в бумажной форме.
- При переезде на новое место работы могут возникнуть сложности с подтверждением стажа.
- В некоторых случаях отсутствие ЭТК может повлиять на расчёт пенсионных прав.
Как проверить наличие заявления сотрудника?
Обратиться к бывшему работодателю
Самый прямой способ – запросить информацию у кадрового отдела предыдущего работодателя. В большинстве случаев у него есть доступ к системе ЕСКУ и он может показать, был ли зарегистрирован запрос сотрудника.
- Подготовьте заявление с указанием ФИО сотрудника, даты начала и окончания работы.
- Отправьте его в письменной форме (письмо, электронная почта) с копией в отдел кадров.
- Попросите подтвердить наличие (или отсутствие) заявления и дату его подачи.
Проверить через портал госуслуг (Россия)
Если сотрудник зарегистрирован в системе «Портал госуслуг», он может самостоятельно проверить статус своего заявления:
- Войдите в личный кабинет на gosuslugi.ru.
- Перейдите в раздел «Трудовые документы» → «Электронная трудовая книжка».
- Найдите раздел «История заявлений» – там будет указана дата подачи и статус.
Проверка в системе ЕСКУ (Украина)
В Украине аналогичная проверка осуществляется через портал perevirka.gov.ua или через личный кабинет на сайте gov.ua.
- Войдите в личный кабинет.
- Выберите раздел «Кадровый учет» → «Трудовая книжка».
- Проверьте наличие записей о переходе в электронный формат.
Что делать, если заявление отсутствует?
Попросить сотрудника подать заявление
Сотруднику необходимо написать заявление в письменной форме и отправить его в кадровый отдел. В заявлении указываются:
- ФИО, дата рождения, место работы.
- Дата начала работы в компании.
- Номер и дата выдачи бумажной трудовой книжки.
- Согласие на переход в электронный формат.
Оформление новой бумажной трудовой книжки
Если переход в ЭТК невозможен (например, из‑за технических ограничений), сотрудник может запросить восстановление бумажной трудовой книжки. Для этого:
- Подать заявление в отдел кадров.
- Предоставить копию предыдущей трудовой книжки (если есть).
- Ожидать оформления новой книги в течение 10–15 рабочих дней.
Юридические нюансы и сроки
Согласно Федеральному закону № 273-ФЗ «О трудовых книжках», переход в электронный формат должен быть завершён в течение 30 дней с момента подачи заявления. В Украине аналогичное положение закреплено в Законодательстве о трудовых книжках 2024 года.
Если сотрудник не подал заявление в течение указанного срока, его стаж будет учтён только в бумажной форме, что может повлиять на расчёт пенсионных и социальных льгот.
Практические советы работодателю
- Регулярно проверяйте статус заявлений сотрудников в системе ЕСКУ.
- Обучайте персонал работе с электронными документами.
- Сохраняйте копии заявлений в электронном виде для внутреннего контроля.
- В случае сомнений связывайтесь с региональным центром кадровой службы.
Проверка наличия заявления сотрудника о переходе в электронную трудовую книжку – важный шаг для обеспечения корректного учета трудового стажа и соблюдения законодательства. Используя доступные онлайн‑инструменты и соблюдая юридические сроки, вы можете быстро и надёжно подтвердить статус ЭТК как бывшего, так и текущего сотрудника.
Если у вас возникли дополнительные вопросы, не стесняйтесь обращаться в отдел кадров или в региональный центр кадровой службы.