С переходом на электронную трудовую книжку (ЭТК) многие вопросы, связанные с проверкой трудовой истории работника, становятся более простыми, но одновременно требуют новых подходов. Если вы – руководитель, HR‑специалист или просто хотите убедиться в корректности данных, представленных кандидатом, важно знать, как проверить, действительно ли сотрудник перешёл на ЭТК.

Почему важно знать статус

• Наличие ЭТК подтверждает, что работник отказался от бумажной трудовой книжки.
• При приёме на работу работодателю необходимо убедиться, что предоставленные сведения соответствуют официальным данным.
• В случае разногласий в трудовом стаже ЭТК служит надёжным источником доказательств.

Как проверить статус самостоятельно

Существует несколько способов узнать, перешёл ли человек на электронную трудовую книжку:

• Запрос у сотрудника – самый прямой способ. Попросите его показать копию ЭТК или предоставить ссылку на личный кабинет.
• Проверка через портал Госуслуги – здесь можно увидеть статус регистрации в системе электронных услуг.
• Проверка через портал ПФР – доступ к сведениям о трудовой истории.
• Проверка через сервисы работодателя (СФР) – если ваша организация имеет доступ к системе СФР, можно запросить данные о сотруднике.

Пошаговая инструкция по проверке через Госуслуги

1. Перейдите на портал Госуслуг.
2. Войдите в свой личный кабинет, используя логин и пароль (или электронную подпись).
3. В меню выберите раздел «Трудовая книжка» или «Проверка трудовой книжки».
4. Если сотрудник перешёл на ЭТК, в списке будет указана дата перехода и статус «Электронная трудовая книжка».
5. Скачайте выписку в формате PDF для дальнейшего хранения.

Пошаговая инструкция через ПФР

1. Откройте портал ПФР.
2. Авторизуйтесь, используя квалифицированную электронную подпись.
3. В личном кабинете выберите пункт «Трудовая книжка».
4. Найдите запись о переходе на электронную форму. Если запись отсутствует, значит, сотрудник ещё не перешёл.
5. Сохраните выписку для дальнейшего использования.

Как работодателю проверить данные при приёме на работу

При приёме нового сотрудника работодателю необходимо убедиться в достоверности предоставленных сведений. Для этого можно:

• Запросить у кандидата копию ЭТК (если он уже перешёл).
• Проверить данные через портал Госуслуг или ПФР, используя личный кабинет работодателя.
• Если работник отказался от бумажной трудовой книжки, в его заявлении должна быть отметка об отказе.
• В случае сомнений можно обратиться в Службу социального страхования (СФР) для уточнения статуса.

Судебные и правовые аспекты

Согласно Постановлению Правительства РФ № 1042 от , при наличии ЭТК работник считается отказавшим от бумажной трудовой книжки. При разногласиях в трудовом стаже суд будет опираться на данные, полученные из ЭТК, так как они считаются официальными.

Если в трудовой книжке одновременно содержатся две записи об увольнении, как в примере из КонсультантПлюс, это может свидетельствовать о некорректном ведении данных. В таком случае необходимо запросить у работодателя уточнение и проверить данные через ПФР и Госуслуги.

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли проверить ЭТК без доступа к личному кабинету? – Нет, доступ возможен только через личный кабинет сотрудника.
• Что делать, если сотрудник не предоставил копию ЭТК? – Попросите его подтвердить статус через Госуслуги. Если он отказываеться, уточните у него письменное подтверждение отказа от бумажной книжки.
• Можно ли получить выписку из ЭТК по запросу работодателя? – Да, через портал ПФР можно запросить выписку, если у работодателя есть соответствующие полномочия.
• Какие данные доступны в ЭТК? – Дата начала работы, должность, стаж, даты увольнения, причины увольнения и т.д.

Проверка перехода сотрудника на электронную трудовую книжку – важный этап при приёме на работу и в процессе управления персоналом. Используя порталы Госуслуг и ПФР, а также запросы у самого сотрудника, вы можете быстро и надёжно подтвердить статус ЭТК. Это поможет избежать конфликтов, повысит прозрачность кадровых процессов и обеспечит соответствие требованиям законодательства.