С 2020 года в России начался постепенный переход от бумажных трудовых книжек к электронным (ЭТК). С 2021 года каждый работник имеет право выбрать формат ведения трудовой деятельности — бумажный или электронный. К 2026 году миллионы россиян уже перешли на электронный формат, и работодателям всё чаще приходится сталкиваться с вопросом: как проверить, перешёл ли новый сотрудник на электронную трудовую книжку? В этой статье мы подробно разберём все способы проверки, обязательные действия и где искать достоверную информацию.
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?
Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, в котором хранятся сведения о трудовой деятельности работника: места работы, должности, переводы, увольнения и другие важные данные. Эти сведения передаются работодателем в Пенсионный фонд России (ПФР) в рамках обязательной отчётности (форма СЗВ-ТД).
Важно понимать: ЭТК — это не отдельный документ, который можно скачать и распечатать, а совокупность данных, хранящихся в информационной системе ПФР и доступных работнику через личные кабинеты на Госуслугах или портале ПФР.
При приёме на работу работодатель не имеет права требовать бумажную трудовую книжку, если работник уже перешёл на ЭТК. Однако важно убедиться, что работник действительно отказался от бумажного варианта. Ниже — пошаговая инструкция.
Шаг 1: Проверьте заявление работника
Согласно закону, работник должен подать заявление о переходе на электронную трудовую книжку (форма утверждена ПФР). В этом заявлении он добровольно отказывается от ведения бумажной трудовой книжки и согласен на передачу данных в ПФР.
- Если работник предоставил заявление о переходе на ЭТК, это прямое подтверждение.
- Если работник не предоставил заявление, но и не принёс бумажную трудовую книжку — это повод для уточнения.
Шаг 2: Проверьте наличие отметки в бумажной трудовой книжке (если она есть)
Даже если работник не предоставляет бумажную книжку, он может её иметь. В этом случае на последней странице (в разделе «Сведения о работе») должна быть запись о переходе на электронную форму:
«Сведения о трудовой деятельности ведутся в электронной форме в соответствии с заявлением работника от [дата]»
Если такая запись есть — это однозначный признак перехода на ЭТК. Если записи нет, а книжка отсутствует — нужно уточнить у работника, подавал ли он заявление.
Шаг 3: Запросите выписку из ЭТК через Госуслуги или ПФР
Работник может самостоятельно предоставить вам выписку из электронной трудовой книжки — это официальный документ, подтверждающий его трудовой стаж. Выписка формируется в PDF и содержит:
- ФИО работника
- Периоды работы
- Должности
- Основания приёма и увольнения
- Наименования организаций
Как получить выписку:
- Зайдите на портал Госуслуги (требуется подтверждённая учётная запись).
- Перейдите в раздел: «Пенсия, пособия и льготы» → «Выписка из электронной трудовой книжки».
- Нажмите «Получить услугу».
- Система сформирует выписку — её можно скачать, распечатать и передать работодателю.
Альтернативный способ: через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда, portal.pfu.gov.ru (требуется квалифицированная электронная подпись или учётная запись Госуслуг).
Шаг 4: Обратитесь в отдел кадров предыдущего работодателя
Если работник не может предоставить выписку, но утверждает, что перешёл на ЭТК, вы можете запросить подтверждение у предыдущего работодателя. По закону, работодатель обязан передать сведения в ПФР, и если работник действительно подавал заявление, то в системе ПФР уже есть его данные.
Важно: вы не можете напрямую запросить данные ПФР — это нарушение закона о персональных данных. Только сам работник может получить и передать вам выписку.
Что делать, если работник не предоставляет ни бумажную книжку, ни выписку?
Если работник отказывается предоставить какие-либо документы, вы обязаны:
- Попросить его подать заявление о переходе на ЭТК (если ещё не подавал).
- Объяснить, что без подтверждения трудового стажа вы не можете вести учёт и начислять пенсионные взносы корректно.
- Предложить оформить новую бумажную трудовую книжку — это ваше право как работодателя, если работник не подтвердил переход на ЭТК.
Не ведите работника в заблуждение: отказ от бумажной книжки не означает отсутствие трудового стажа. Стаж существует, но должен быть подтверждён официально.
Как работодатель должен действовать при приёме на работу?
Согласно Трудовому кодексу РФ и Постановлению Правительства № 1074, работодатель обязан:
- Попросить работника предоставить документы, подтверждающие трудовую деятельность, это может быть бумажная книжка или выписка из ЭТК.
- Если работник предоставил выписку из ЭТК — зарегистрируйте её в журнале учёта документов.
- Если работник подал заявление о переходе на ЭТК — внесите его в личное дело и начните передавать сведения в ПФР через форму СЗВ-ТД.
- Если работник не предоставил ни того, ни другого, оформите бумажную трудовую книжку (ст. 66 ТК РФ).
Как проверить, передаются ли данные в ПФР?
Работодатель может убедиться, что сведения о работнике переданы в ПФР, через:
- Сервисы 1С-Отчетность или Астрал Отчет 5.0 — они показывают статус отправленных СЗВ-ТД.
- Личный кабинет работодателя на портале ПФР — раздел «Сведения о трудовой деятельности».
- Проверка статуса отчёта в личном кабинете ПФР: если статус «Принято» — данные успешно переданы.
Рекомендуем проверять статусы отчётов ежемесячно — это предотвращает ошибки и штрафы.
Почему важно проверять ЭТК?
- Для расчёта пенсии — только корректные данные в ПФР гарантируют полный стаж.
- Для избежания споров, если работник в будущем оспорит стаж, у вас будет документальное подтверждение.
- Для соблюдения закона — непредоставление сведений в ПФР влечёт штрафы до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).
- Для прозрачности — работник может проверить свои данные в любое время и сообщить об ошибках.
Как работник может проверить свою ЭТК?
Каждый гражданин может и должен регулярно проверять свои данные в ЭТК:
- Зайдите на Госуслуги → «Пенсия, пособия и льготы» → «Выписка из электронной трудовой книжки».
- Или на portal.pfu.gov.ru → «Личный кабинет» → «Сведения о трудовой деятельности».
- Сравните все периоды работы с реальными датами.
- Если нашли ошибку — обратитесь к текущему или предыдущему работодателю с заявлением об исправлении.
Ошибки в ЭТК — это не просто формальность. Они могут привести к снижению размера пенсии или отказу в льготах.
- Не требуйте бумажную трудовую книжку — если работник подал заявление на ЭТК, это его право.
- Требуйте выписку из ЭТК — это единственный официальный документ, подтверждающий трудовой стаж при отсутствии бумажной книжки.
- Проверяйте заявление о переходе — оно должно быть подписано и датировано.
- Передавайте сведения в ПФР через СЗВ-ТД — это ваша обязанность.
- Обучайте кадровиков, они должны понимать разницу между бумажной и электронной трудовой книжкой.
Важно помнить:
Электронная трудовая книжка — это не замена бумажной, а её цифровая версия, хранящаяся в государственной системе. Работник сам выбирает формат, но обязан подтвердить его выбор официальными документами. Работодатель не имеет доступа к базе ПФР — только через выписку, предоставленную работником.
Если вы сомневаетесь — всегда ориентируйтесь на заявление работника и официальную выписку из ЭТК. Это защитит вас и работника от юридических рисков и ошибок в учёте стажа.
Сохраняйте все документы, связанные с трудоустройством, не менее 75 лет, это требование законодательства о хранении кадровых документов.
Проверяйте ЭТК регулярно — ваша бдительность сегодня — гарантия спокойной пенсии работника завтра.