В России переход от бумажной трудовой книжки к её электронному аналогу (ЭТК) стал обязательным для всех работодателей․ Однако не всегда сотрудник сразу сообщает, что его данные находятся в системе․ Ниже приведён подробный чек‑лист, который поможет работодателю, сотруднику и любому заинтересованному лицу определить, действительно ли трудовая книжка переведена в электронный формат․
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это цифровая версия традиционной трудовой книжки, в которой хранится информация о трудовом стаже, отчислениях в пенсионный фонд, начислениях и выплатах․ Сведения в ЭТК передаются работодателем в Пенсионный фонд России (ПФР) через специальные сервисы (1С‑Отчетность, Астрал Отчет 5․0 и др․)․ После регистрации в системе ПФР данные становятся доступными через портал Госуслуг․
Как проверить наличие ЭТК через портал Госуслуг
- Войдите в личный кабинет на gosuslugi․ru с помощью ЕГРП или Сбербанк Онлайн․
- Перейдите в раздел «Справки и выписки» → «Работа и пенсия» → «Выписка из электронной трудовой книжки»․
- Нажмите кнопку «Получить выписку»․ Если у сотрудника ведётся ЭТК, система сформирует документ в формате PDF и отправит его на указанную электронную почту․
- Если выписка не генерируется, в ответе будет сообщение «Электронная трудовая книжка не ведётся»․
Проверка через отделение СФР или МФЦ
Если сотрудник не имеет доступа к порталу Госуслуг, можно обратиться в:
- Отдел кадров вашего предприятия – там обычно хранится информация о том, в каком формате ведётся трудовая книжка․
- Службу Федеральной службы по труду и занятости (СФР) – в отделении можно запросить выписку по личному кабинету․
- Многофункциональный центр (МФЦ) – там также можно получить выписку из ЭТК, предъявив паспорт и СНИЛС․
Как работодателю проверить сведения о трудовой деятельности сотрудника
При приёме на работу работодатель может запросить у сотрудника:
- Паспорт и СНИЛС․
- Сведения о предыдущем месте работы (дата начала и окончания трудового договора, должность, оклад)․
- Справку по форме СТД‑Р – это официальная выписка из ЭТК, которую можно получить в СФР․
Если сотрудник отказывается предоставлять бумажную трудовую книжку, но заявляет, что данные находятся в ЭТК, работодатель может проверить их через портал Госуслуг, как описано выше․
Как сотрудник сам проверит правильность данных в ЭТК
- Войдите в портал Госуслуг․
- Получите выписку из электронной трудовой книжки․
- Сравните полученные сведения с личными данными: датами начала и окончания работы, начислениями и отчислениями․
- Если обнаружены ошибки, обратитесь в отдел кадров работодателя с просьбой исправить данные․
Что делать, если ЭТК не ведётся?
Если в системе ПФР не зарегистрирована электронная трудовая книжка сотрудника, он может:
- Попросить работодателя передать сведения в ПФР через сервисы 1С‑Отчетность или Астрал Отчет․
- Получить бумажную выписку из традиционной трудовой книжки в отделе кадров․
- Если работодатель не передаёт данные, сотрудник может обратиться в ПФР с заявлением о необходимости регистрации в системе․
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли проверить ЭТК, если сотрудник отказывается от бумажной книги? Да, через портал Госуслуг или отделение СФР/МФЦ․
- Что делать, если выписка из ЭТК не совпадает с бумажной? Сотрудник должен запросить исправление в отделе кадров, а работодатель – в ПФР․
- Как быстро получить выписку? Через портал Госуслуг – обычно в течение нескольких минут после запроса․
Проверка того, переведена ли трудовая книжка в электронный вид, – это простая процедура, доступная как сотруднику, так и работодателю․ Главное – знать, где искать данные (портал Госуслуг, отделение СФР, МФЦ) и как оформить запрос․ Регулярная проверка поможет избежать ошибок в начислениях и отчислениях, а также обеспечит точность сведений о трудовом стаже, необходимых для расчёта пенсии и других социальных выплат;