Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина․ При приёме на работу работодатель обязан убедиться, что представленная книжка является подлинной и содержит достоверные сведения․ Ниже представлен пошаговый алгоритм проверки, основанный на действующем законодательстве и лучших практиках кадровой работы․

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст․ 65) – требует от работника предъявления трудовой книжки при приёме на работу․
• ФЗ «О трудовой книжке» (№ 439‑ФЗ от ) – регламентирует порядок ведения, хранения и выдачи трудовых книжек․
• Постановление Правительства РФ № 225 от «Об утверждении Правил ведения трудовых книжек и выдачи справок о трудовой деятельности» – содержит детали оформления и проверки․

Визуальный осмотр документа

Первый этап – внешняя проверка трудовой книжки на соответствие установленным образцам․

1. Формат и материал – стандартный размер 105 × 148 мм, плотная бумага с водяными знаками (логотип «Трудовая книжка»)․
2. Наличие обязательных реквизитов – на первой странице должны быть указаны:
   • ФИО владельца;
   • Дата и место рождения;
   • Серия и номер документа;
   • Дата выдачи;
   • Подпись и печать органа, выдавшего книжку (обычно отдел кадров предыдущего работодателя или МФЦ)․
3. Качество печати – текст должен быть чётким, без размытий, следов подправления или корректирующих полос․
4. Наличие защитных элементов – микротекст, УФ‑метки, голографические наклейки (в зависимости от года выпуска)․ При ультрафиолетовом свете должны проявляться скрытые надписи․

Проверка записей о трудовой деятельности

После внешнего осмотра переходим к содержанию․

• Последовательность записей – каждая запись должна содержать дату приёма, дату увольнения, наименование организации, должность, основание (приказ, трудовой договор) и подпись ответственного лица с печатью․
• Отсутствие пробелов и подчисток – записи не должны быть зачёркнуты, исправлены корректором или заполнены карандашом․
• Соответствие дат – периоды работы не должны пересекаться и иметь логические промежутки (например, невозможно одновременно работать в двух организациях без указания совместительства)․
• Наличие печатей и подписей – каждая запись завершается печатью организации и подписью уполномоченного лица (кадровик, директор)․ Печать должна быть чёткой, без следов подделки․

Сверка с внешними источниками

Для дополнительной уверенности работодатель может воспользоваться следующими способами:

1. Запрос в предыдущую организацию – направить официальное письмо (или электронное сообщение) с просьбой подтвердить период работы, должность и причину увольнения․ Ответ должен приходить на официальном бланке с печатью и подписью․
2. Проверка через государственные сервисы – с согласия сотрудника можно использовать портал «Госуслуги» или Единый государственный реестр сведений о трудовой деятельности (ЕГРТД) для подтверждения наличия записей․
3. Сравнение с трудовой договором – если у кандидата есть копия трудового договора с предыдущим работодателем, сверяем даты, должность и условия работы․
4. Проверка через налоговые органы – при наличии согласия можно запросить выписку из ИФНС о начислении страховых взносов за интересующий период (это косвенно подтверждает факт трудоустройства)․

Признаки возможной подделки

Если при проверке обнаружены следующие несоответствия, следует насторожиться и запросить дополнительные документы:

• Несоответствие серии и номера книжки официальным образцам того года выпуска․
• Отсутствие водяных знаков или их плохое качество․
• Записи, выполненные разными ручками или разным почерком внутри одной записи․
• Печати, которые не соответствуют форме организации (например, круглые печати у юридического лица, где положена треугольная)․
• Даты выдачи книжки, предшествующие дате рождения владельца․
• Записи о работе в организациях, которые были ликвидированы до указанного периода․

Рекомендации по оформлению результатов проверки

После завершения проверки рекомендуется оформить акт, который будет храниться в личном деле сотрудника․

1. Указать ФИО сотрудника, дату и номер трудовой книжки․
2. Перечислить проведённые действия (осмотр, сверка записей, запросы в организации, использование сервисов)․
3. Отметить результат: «Подлинность трудовой книжки подтверждена» либо «Выявлены сомнения в подлинности» с описанием обнаруженных несоответствий․
4. Подписать акт ответственным лицом (специалист по кадрам, руководитель подразделения) и поставить дату․

Проверка подлинности трудовой книжки – обязательная процедура при приёме на работу, позволяющая защитить компанию от рисков, связанных с недостоверной информацией о кандидате․ Сочетание внимательного визуального осмотра, анализа записей, взаимодействия с предыдущими работодателями и использования государственных сервисов обеспечивает высокий уровень достоверности полученных данных․ Соблюдение описанных шагов поможет работодателю принять обоснованное решение и избежать возможных правовых последствий․