С 1 сентября 2021 года в России действует новый формат трудовой книжки – электронная трудовая книжка (ЭТК). Она хранится в электронной системе‚ доступной работодателю и работнику. При приёме на работу‚ расчёте больничного‚ отпускных‚ пенсионных начислений и в иных случаях важно быстро и надёжно получить сведения о трудовом стаже сотрудника. Ниже приведён подробный пошаговый гид‚ как «посмотреть стаж» в ЭТК и какие источники можно использовать для подтверждения.
Что такое электронная трудовая книжка?
ЭТК – это электронный документ‚ в котором фиксируются все сведения о трудовой деятельности работника: даты начала и окончания работы‚ должность‚ причина увольнения‚ а также начисленный стаж. В соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса РФ‚ сведения о стаже могут быть подтверждены:
- от работодателя по последнему месту работы (форма СТД‑Р);
- в Пенсионном фонде РФ (форма СТД‑ПФР);
- в МФЦ (Многофункциональном центре);
- через портал государственных услуг (Госуслуги).
Эта система позволяет быстро получить достоверные данные без бумажных копий.
Как получить копию ЭТК работника?
Работник может запросить копию своей электронной трудовой книжки:
- Через портал Госуслуги – в личном кабинете можно скачать PDF‑версию ЭТК.
- Через портал ПФР – в разделе «Трудовая книжка» можно получить выписку.
- Через МФЦ – в отделе кадров можно оформить копию.
- Через предыдущего работодателя – работник может запросить электронный документ напрямую.
Получив копию‚ работник может предоставить её новому работодателю в электронном виде (PDF) или распечатать.
Как проверить стаж нового сотрудника?
При приёме на работу работодатель может получить сведения о стаже только от самого сотрудника. Однако есть несколько способов подтвердить данные:
- Запрос к предыдущему работодателю – работодатель может написать официальное письмо с просьбой предоставить сведения о стаже (форма СТД‑Р).
- Проверка через портал Госуслуги – при наличии согласия сотрудника‚ работодатель может запросить данные по его ИНН и ФИО;
- Проверка в ПФР – через форму СТД‑ПФР можно получить сведения о трудовой деятельности.
- Проверка в МФЦ – в отделе кадров МФЦ можно запросить выписку из ЭТК.
Важно помнить‚ что работодатель не может самостоятельно получить данные о стаже без согласия работника.
Как использовать данные ЭТК при расчёте больничного листа?
Для расчёта больничного листа работодателю необходимо знать стаж сотрудника на момент начала болезни. Если у сотрудника только электронная трудовая книжка‚ можно:
- Попросить сотрудника предоставить копию ЭТК.
- Проверить данные через ПФР (форма СТД‑ПФР) – там указаны периоды работы и начисленный стаж;
- Если стаж подтверждён‚ использовать его при расчёте больничного.
Если стаж не подтверждён‚ работодатель может запросить у сотрудника дополнительные документы (договоры‚ справки о работе).
Как подтвердить стаж при расчёте пенсионных начислений?
Пенсионный фонд РФ использует данные из ЭТК для расчёта пенсионных начислений. При приёме на работу работодатель может:
- Получить выписку из ПФР (СТД‑ПФР) – там указаны периоды работы и начисленный стаж.
- Проверить данные через портал Госуслуги‚ если работник дал согласие.
- Убедиться‚ что в ЭТК указаны все периоды работы‚ включая предыдущие места.
Если данные не совпадают‚ работодатель может запросить уточнение у сотрудника.
Как проверить стаж при расчёте отпускных?
При расчёте отпускных работодатель использует стаж сотрудника. Для проверки стажа можно:
- Попросить сотрудника предоставить копию ЭТК.
- Проверить данные через ПФР (СТД‑ПФР) – там указаны периоды работы.
- Если стаж подтверждён‚ использовать его при расчёте отпускных.
Практический чек‑лист для работодателя
- Получить копию ЭТК от сотрудника.
- Проверить данные через ПФР (СТД‑ПФР) и/или Госуслуги.
- Сравнить периоды работы с заявленными в договоре.
- Если есть несоответствия – запросить уточнение у сотрудника.
- Сохранить подтверждённые данные в системе учета кадров.
Полезные ссылки
- Портал Госуслуги – доступ к ЭТК.
- ПФР – выписки из ЭТК.
- МФЦ – оформление копий ЭТК.
- СТД‑Р (форма для работодателя).
- СТД‑ПФР (форма для ПФР).
Электронная трудовая книжка упрощает процесс подтверждения стажа‚ но при этом требует соблюдения правил доступа и согласия работника. Работодатель может получить достоверные данные только через официальные каналы – предыдущего работодателя‚ ПФР‚ МФЦ или портал Госуслуги. При правильном использовании этих источников можно быстро и надёжно проверить стаж сотрудника‚ что важно для расчёта больничного‚ отпускных‚ пенсионных начислений и других выплат.