В современных реалиях трудовые отношения претерпели значительные изменения. С 2020 года в России внедрен формат электронной трудовой книжки (ЭТК), и теперь у граждан возникает закономерный вопрос: как узнать, в каком формате ведется моя трудовая книжка, и есть ли она вообще? В этой статье мы подробно разберем, как работнику проверить свои данные, и как работодателю убедиться в наличии ЭТК у кандидата.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровой аналог бумажного документа, где хранятся сведения о трудовом стаже и кадровых мероприятиях (приеме, увольнении, переводе). Важно понимать, что работодатель обязан передавать сведения о трудовой деятельности всех работников в Социальный фонд России (СФР) независимо от того, какую форму книжки выбрал сотрудник — бумажную или электронную.
Как работнику узнать, есть ли у него электронная трудовая книжка?
Если вы хотите выяснить, ведется ли ваша трудовая книжка в электронном виде, и посмотреть свой стаж, существует несколько удобных способов.
Через портал Госуслуг
Это самый простой способ получить сведения о трудовой деятельности, не выходя из дома. Для этого у вас обязательно должна быть подтвержденная учетная запись на портале Госуслуг. В личном кабинете вы можете заказать выписку о своей трудовой деятельности, которая придет в электронном виде.
Через личный кабинет на сайте Социального фонда России (СФР)
Авторизация на сайте СФР также осуществляется через учетную запись портала Госуслуг. Чтобы посмотреть данные ЭТК:
- Войдите в Личный кабинет гражданина прямо со стартовой страницы.
- Найдите раздел с услугами и кликните на «Заказать справку (выписку) о трудовой деятельности».
- Система сформирует документ, в котором будут отражены все ваши места работы и отметки о выборе формата книжки.
При личном обращении в СФР
Вы можете посетить территориальное отделение Социального фонда. В этом случае выписка будет готова в день обращения. Однако не забудьте захватить с собой документы для подтверждения личности — паспорт и СНИЛС.
Через своего работодателя
Вы имеете право попросить предоставить данные о вашей трудовой деятельности у текущего работодателя. Он обязан предоставить вам эти сведения.
Как по выписке понять, в каком виде ведется книжка?
Многие граждане путаются в записях при получении выписки. Главное правило, которое нужно запомнить:
Если в выписке (или в карточке сотрудника в системе СЗВ-ТД) стоит дата в строке «Подано заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности», это значит, что трудовая книжка ведётся в электронном виде.
Если такой отметки нет, значит, за вами сохранена бумажная трудовая книжка.
Как работодателю убедится, что у кандидата электронная трудовая книжка?
При приеме на работу нового сотрудника кадровику или руководителю необходимо выяснить, в каком формате ведется документ. От этого зависит порядок дальнейшей отчетности:
- Если электронная книжка есть (есть отметка о подаче заявления о переходе на ЭТК), работодателю достаточно будет подавать в СФР сведения в электронном виде (форма ЕФС-1, ранее СЗВ-ТД).
- Если отметки об ЭТК нет, нужно попросить работника представить бумажную трудовую книжку.
Что делать, если трудовой книжки нет вообще?
Часто возникает ситуация: человек устраивается на работу впервые или книжка утеряна. Закон четко регламентирует действия в таком случае:
В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине, работодатель обязан по письменному заявлению этого лица оформить новую трудовую книжку. В заявлении работник должен указать причину отсутствия документа (часть пятая статьи 65 ТК РФ).
Узнать о наличии и статусе своей трудовой книжки сегодня довольно просто. Наличие подтвержденной учетной записи на Госуслугах открывает доступ ко всем вашим данным в СФР в режиме онлайн. Если вы работодатель — обязательно проверяйте наличие отметки о выборе ЭТК в отчетности предыдущего работодателя, чтобы корректно вести кадровый учет и не нарушать требования трудового права.