С 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), предусмотренный Федеральным законом № 439-ФЗ от . С этого момента работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности сотрудников в электронном виде и передавать их в Пенсионный фонд Российской Федерации (ПФР) в формате СЗВ-ТД. Программа 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ред. 3.1 и выше) полностью адаптирована для работы с электронными трудовыми книжками и обеспечивает автоматизированное формирование и отправку отчетности.

В этой статье мы подробно разберём, как правильно подавать сведения о трудовых книжках в 1С:ЗУП, как при приёме на работу, так и при увольнении, переводе, а также как оформить заявления сотрудников о выборе формы ведения трудовой книжки.

Основные понятия: бумажная vs электронная трудовая книжка

Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 66.1), каждый работник имеет право выбрать способ ведения трудовой книжки:

• Бумажная трудовая книжка — традиционный вариант, хранящийся у работника или в архиве организации.
• Электронная трудовая книжка (ЭТК) — цифровой аналог, хранящийся в информационной системе ПФР. Все сведения о трудовой деятельности (приём, увольнение, переводы) передаются работодателем в ПФР в формате СЗВ-ТД.

Важно: работник сам выбирает способ ведения. Работодатель не вправе навязывать электронный формат. Если сотрудник не подал заявление — ведётся бумажная трудовая книжка.

Как оформить заявление о выборе способа ведения трудовой книжки в 1С

Для корректного ведения учёта необходимо оформить заявление сотрудника о выборе формы трудовой книжки. В 1С:ЗУП это делается через специальный документ.

Шаг 1: Создание заявления

1. Перейдите в раздел Кадры → Журнал документов → Электронные трудовые книжки.
2. Нажмите кнопку Создать и выберите документ: Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности.
3. Заполните поля:
   • Сотрудник — выберите из справочника.
   • Дата заявления — дата, когда сотрудник подал заявление.
   • Выбранный способ ведения — укажите: «На бумажном носителе» или «В электронном виде».
4. Нажмите Записать и Закрыть.

Важно! Заявление оформляется один раз при приёме на работу или при смене способа ведения. Если сотрудник ранее работал в другой организации и выбрал бумажную книжку — его выбор сохраняется, и в новой организации он также должен подать заявление, чтобы подтвердить выбор.

Шаг 2: Печать заявления

После создания документа его можно распечатать:

• Откройте созданный документ.
• Нажмите Печать → выберите форму «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности».
• Распечатайте два экземпляра: один — для работника, второй — для архива организации.

На бумажной трудовой книжке сотрудника, который перешёл на электронный формат, необходимо сделать запись (в свободной форме):

«На основании заявления сотрудника от [дата] трудовая книжка ведётся в электронной форме в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ»

Эта запись делается в свободной графе, и книжка выдаётся сотруднику на руки.

Как отразить приём на работу с формированием СЗВ-ТД

При приёме нового сотрудника необходимо не только оформить приказ, но и сформировать сведения о трудовой деятельности.

Шаг 1: Заполнение приёма на работу

1. Перейдите в Кадры → Прием на работу.
2. Заполните все поля: ФИО, должность, подразделение, дата приёма и т.д.
3. В закладке Трудовая книжка найдите поле «Отразить в трудовой книжке».
4. Обязательно установите флажок:
   • «Начало трудовой деятельности» — отмечается автоматически при приёме.
   • «Отразить в трудовой книжке» — включите этот флажок!

Почему это важно? Только при включённом флажке «Отразить в трудовой книжке» система сформирует запись в отчёте СЗВ-ТД. Если флажок не установлен — сведения не будут переданы в ПФР, и это нарушение закона!

Шаг 2: Формирование и отправка СЗВ-ТД

1. Перейдите в Отчётность → Отчёты в ПФР → Сведения о трудовой деятельности работников (СЗВ-ТД).
2. Укажите период (дата приёма, текущий день).
3. Нажмите Сформировать.
4. Проверьте список сотрудников: все, у кого установлен флажок «Отразить в трудовой книжке», должны быть в списке.
5. Нажмите Отправить в ПФР (через ЭДО или через «Клиент БС»).

Срок подачи: СЗВ-ТД нужно отправить не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа о приёме.

Как оформить увольнение и сформировать СТД-Р

При увольнении сотрудника, у которого ведётся электронная трудовая книжка, необходимо сформировать СТД-Р — сведения о трудовой деятельности при увольнении.

Шаг 1: Оформление увольнения

1. Перейдите в Кадры → Увольнение.
2. Заполните все реквизиты: дата, основание, реквизиты приказа.
3. В закладке Справки при увольнении найдите кнопку «Оформить СТД-Р».
4. Нажмите её — система автоматически сформирует документ СТД-Р с полными сведениями о трудовой деятельности сотрудника.

Шаг 2: Выдача СТД-Р сотруднику

• Распечатайте СТД-Р на бланке (форма утверждена ПФР).
• Подпишите документ (руководитель и бухгалтер).
• Выдайте сотруднику на руки в день увольнения.
• СТД-Р также автоматически отправляется в ПФР при отправке СЗВ-ТД за месяц увольнения.

Важно! Если сотрудник ведёт бумажную трудовую книжку — СТД-Р не формируется; Вместо этого в бумажную книжку вносится запись об увольнении.

Особые случаи

Сотрудник пришёл с бумажной трудовой книжкой, но хочет перейти на ЭТК

1. Оформите заявление о выборе электронного ведения (как в п. 2).
2. В течение 3 рабочих дней выдайте ему бумажную трудовую книжку на руки (это требование закона).
3. Сделайте запись в книжке: «Трудовая книжка передана сотруднику на основании заявления от [дата] и в дальнейшем ведётся в электронной форме».
4. В 1С:ЗУП установите флажок «Отразить в трудовой книжке» — и сведения будут передаваться в ПФР.

Сотрудник пришёл без бумажной книжки (первое место работы)

• Если он выбрал ЭТК — оформите заявление, установите флажок «Отразить в трудовой книжке», и всё.
• Если выбрал бумажную — оформите заявление, и в 1С:ЗУП ведите учёт, но не устанавливайте флажок «Отразить в трудовой книжке». Бумажную книжку выдаёте сотруднику после оформления приказа.

Частые ошибки и как их избежать

• Ошибка: Не установили флажок «Отразить в трудовой книжке» при приёме. Риск: СЗВ-ТД не сформируется — штраф от ПФР до 50 000 руб.
• Ошибка: Не оформили заявление от сотрудника. Риск: Нарушение процедуры выбора способа ведения — может быть признано незаконным.
• Ошибка: Не выдали СТД-Р при увольнении с ЭТК. Риск: Нарушение прав сотрудника — жалоба в трудовую инспекцию.
• Ошибка: Забыли передать СЗВ-ТД в срок. Риск: Штраф до 500 руб. за каждый несвоевременно поданный документ.

Рекомендации по работе в 1С:ЗУП

• Создайте шаблон заявления в 1С и используйте его для всех новых сотрудников.
• Настройте автоматическое напоминание о необходимости подачи СЗВ-ТД через календарь задач в 1С.
• Проводите ежемесячную проверку: все ли приёмы и увольнения отражены в СЗВ-ТД.
• Храните копии заявлений и СТД-Р не менее 5 лет (по требованиям архивного законодательства).

Подача сведений о трудовых книжках в 1С:ЗУП — это не просто техническая операция, а важнейший кадровый и правовой процесс; Правильное оформление заявлений, установка флажков и своевременная отправка СЗВ-ТД и СТД-Р позволяют избежать штрафов, защитить права сотрудников и обеспечить бесперебойную работу с ПФР.

Помните: всё начинается с заявления сотрудника. Без него — ни электронная, ни бумажная трудовая книжка не могут быть оформлены законно. Используйте 1С:ЗУП как надёжный инструмент автоматизации, но не забывайте о человеческом факторе — общении с работниками и соблюдении их прав.

Если у вас возникли сложности, обратитесь к специалисту по 1С или в службу поддержки 1С. Лучше потратить час на консультацию, чем потом платить штрафы и разбираться с проверками.

Совет на будущее: С 2025 года ПФР планирует ужесточить контроль за передачей СЗВ-ТД. Уже сейчас стоит перейти на полную цифровизацию кадрового учёта — это удобно, безопасно и законно.