С 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). Она заменяет бумажный аналог и хранит сведения о трудовой деятельности в информационных ресурсах Социального фонда РФ (СФР). Для работодателя важно знать, как и в каких случаях он может получить доступ к этим данным, чтобы оформить трудовой договор, подтвердить стаж или проверить предоставленную информацию.

Нормативная база

• Федеральный закон № 400‑ФЗ «О страховых пенсиях в Российской Федерации» – регулирует ведение и хранение ЭТК.
• Приказ Минтруда России от  № 585н – устанавливает порядок предоставления сведений из ЭТК.
• Постановление Правительства РФ от  № 431 – определяет взаимодействие работодателей с СФР по вопросам электронной трудовой книжки.

Согласно этим нормативным актам, работодатель имеет право запрашивать сведения из ЭТК только с согласия сотрудника либо в случаях, прямо предусмотренных законом (например, при приёме на работу, при оформлении отпусков, при расчёте пособий).

Кто может получить доступ к ЭТК?

• Сотрудник – полный доступ к своей книжке через личный кабинет на портале Госуслуги или в личном кабинете СФР.
• Работодатель – может получить выписку из ЭТК только после получения согласия сотрудника (или в рамках обязательных запросов, установленных законодательством).
• Третьи лица (например, нотариусы, суды) – доступ возможен только по судебному решению или нотариальному запросу.

Важно: без согласия сотрудника работодатель не может самостоятельно зайти в личный кабинет Госуслуг и просмотреть полную ЭТК.

Как работодатель может получить выписку из электронной трудовой книжки?

Существует несколько легальных способов получения сведений из ЭТК. Ниже перечислены наиболее распространённые варианты.

Запрос через портал Госуслуг (с согласия сотрудника)

1. Сотрудник авторизуется на Госуслугах с подтверждённой учётной записью.
2. В разделе «Справки и выписки» выбирает «Выписка из электронной трудовой книжки».
3. Указывает, что выписка нужна для предоставления работодателю, и подтверждает запрос.
4. После обработки запросом СФР выписка формируется в формате PDF с электронной подписью и отправляется на указанный e‑mail или в личный кабинет.
5. Сотрудник передаёт полученный документ работодателю (например, по электронной почте или в распечатанном виде).

Преимущества: быстро, бесплатно, документ имеет юридическую силу.

Запрос через Многофункциональный центр (МФЦ)

• Сотрудник посещает любой МФЦ с паспортом и СНИЛС.
• Заполняет заявление на выдачу выписки из ЭТК.
• Сотрудник МФЦ направляет запрос в СФР и выдаёт готовый документ (обычно в течение 1‑3 рабочих дней).

Этот способ удобен для сотрудников, не имеющих подтверждённой учётной записи на Госуслугах.

Прямой запрос работодателя в Социальный фонд РФ (СФР)

Работодатель может самостоятельно направить запрос в СФР, но только при наличии одного из следующих оснований:

• Согласие сотрудника (письменное или электронное) на предоставление сведений из ЭТК.
• Требование законодательства (например, при оформлении отпуска по беременности и родам, при назначении пособий по временной нетрудоспособности).

Запрос подаётся в электронном виде через личный кабинет работодателя на портале СФР или через систему электронного документооборота (ЭДО). В ответе СФР приходит выписка из ЭТК в формате PDF с электронной подписью.

Запрос через бухгалтерскую программу (1С, Контур.Эльба и т.п.)

Многие современные бухгалтерские решения имеют интеграцию с СФР и позволяют:

• Формировать запрос на получение выписки из ЭТК прямо из интерфейса программы.
• Получать ответ в виде электронного документа и автоматически прикреплять его к личному делу сотрудника.

Это удобно для крупных организаций, где требуется регулярно проверять стаж сотрудников.

Использование сервиса «Личный кабинет на сайте СФР»

Если у работодателя есть доступ к корпоративному личному кабинету СФР (например, через систему «СФР‑Онлайн»), он может:

1. Войти в кабинет с использованием сертификата ЭЦП.
2. Выбрать раздел «Запрос сведений из электронной трудовой книжки».
3. Указать СНИЛС сотрудника и цель запроса.
4. Получить выписку в электронном виде.

Этот способ требует предварительной настройки доступа и наличия квалифицированной электронной подписи.

Что содержится в выписке из электронной трудовой книжки?

Выписка включает следующие сведения:

• ФИО сотрудника.
• СНИЛС.
• Даты приёма и увольнения с каждого места работы.
• Наименования организаций, где сотрудник был трудоустроен.
• Должности, которые он занимал.
• Основания для приёма и увольнения (трудовой договор, соглашение, приказ и т.д.).
• Информация о периодах нетрудоспособности, отпусков, декретного отпуска (если они отражены в трудовой деятельности).

Документ заверяется усиленной квалифицированной электронной подписью СФР, что придаёт ему юридическую силу.

Пример структуры выписки (упрощённо)

Выписка из электронной трудовой книжки
СНИЛС: 123-456-789 00
ФИО: Иванов Иван Иванович

ООО «Ромашка»
 Период: – 
 Должность: менеджер по продажам
 Основание приёма: трудовой договор № 45 от 
 Основание увольнения: соглашение сторон № 12 от 

ЗАО «Техносервис»
 Период: – настоящее время
 Должность: ведущий специалист
 Основание приёма: трудовой договор № 78 от 

Ограничения и особенности доступа работодателя к ЭТК

• Согласие сотрудника обязательно – без него запрос в СФР будет отклонён.
• Полная информация доступна только сотруднику – в личном кабинете Госуслуг сотрудник видит всю историю, включая периоды, которые могут быть скрыты от работодателя по закону (например, данные о больничных листах, если они не относятся к трудовой деятельности).
• Сроки предоставления – обычно выписка готовится в течение 1‑3 рабочих дней после подачи запроса.
• Формат документа – PDF с электронной подписью; распечатка имеет такую же юридическую силу, как оригинал.
• Конфиденциальность – работодатель обязан хранить полученные сведения в соответствии с требованиями Федерального закона № 152‑ФЗ «О персональных данных».

Практический алгоритм действий для работодателя

1. Получить письменное (или электронное) согласие сотрудника на предоставление выписки из ЭТК.
2. Выбрать удобный способ получения выписки:
   • Через Госуслуги (сотрудник сам получает документ и передаёт его).
   • Через МФЦ (сотрудник получает выписку и передаёт её).
   • Прямой запрос в СФР через личный кабинет работодателя или бухгалтерскую программу.
3. Оформить запрос, указав:
   • СНИЛС сотрудника.
   • Цель запроса (например, «оформление трудового договора», «подтверждение стажа для расчёта отпуска»).
   • Согласие сотрудника (приложить копию согласия или указать номер и дату согласия).
4. Получить выписку от СФР (обычно на e‑mail или в личный кабинет).
5. Проверить подлинность подписи (можно через сервис проверки квалифицированных подписей на сайте СФР или Госуслуг).
6. Внести данные из выписки в личную карточку сотрудника или в кадровую систему организации.
7. Хранить документ в соответствии с требованиями к защите персональных данных (не менее 50 лет после увольнения).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли посмотреть ЭТК сотрудника без его согласия?

Нет. Закон требует явного согласия сотрудника или наличия специального основания (например, судебное решение).

Что делать, если сотрудник отказывается предоставлять выписку?

Работодатель может предложить альтернативные способы подтверждения стажа: справки от предыдущих работодателей, выписки из ПФР о страховых взносах, трудовой договор и т.п. Если отказ препятствует оформлению трудового отношения, работодатель имеет право отказать в приёме на работу, но должен мотивировать отказ.

Нужно ли заверять выписку нотариусом?

Нет. Выписка, полученная напрямую из СФР и заверенная квалифицированной электронной подписью, уже имеет юридическую силу без дополнительного нотариального заверения.

Как часто можно запрашивать выписку из ЭТК?

Ограничений по количеству запросов нет, но каждый запрос должен основываться на законном основании и согласии сотрудника.

Где хранить полученные выписки?

В электронном виде в защищённой системе документооборота организации или в бумажном архиве, обеспечивающем конфиденциальность и защиту от несанкционированного доступа (соответственно требованиям 152‑ФЗ).

Электронная трудовая книжка значительно упростила процесс подтверждения трудового стажа, но доступ к ней строго регламентирован законом. Работодатель может получить выписку из ЭТК только при наличии согласия сотрудника или в случаях, прямо предусмотренных законодательством. Наиболее удобные способы – через портал Госуслуг, МФЦ или прямой запрос в Социальный фонд РФ с использованием электронной подписи работодателя. Соблюдение указанных процедур гарантирует легитимность полученных данных и защищает права как сотрудника, так и организации.

Если у вас остались вопросы по оформлению запросов или работе с ЭТК, рекомендуем обратиться к специалистам по кадровому делопроизводству или юристу, специализирующемуся на трудовом праве.