С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что все работодатели должны быть готовы к работе с новой системой учета трудового стажа сотрудников. В этой статье мы подробно рассмотрим, как работодатель может получить данные электронной трудовой книжки сотрудника.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровая версия традиционной бумажной трудовой книжки, которая ведется в электронном формате. Она содержит всю информацию о трудовой деятельности работника, включая:
- Записи о приеме на работу
- Переводы на другую должность
- Увольнения
- Награды и поощрения
- Информацию о повышении квалификации
Как работодатель может получить данные ЭТК?
Через личный кабинет на портале ПФР
Для доступа к данным электронной трудовой книжки работодателю необходимо:
- Зарегистрироваться на официальном сайте ПФР;
- Получить электронную подпись (ЭЦП) для юридических лиц;
- Войти в личный кабинет работодателя на портале ПФР;
- Выбрать раздел «Сведения о трудовой деятельности»;
- Запросить данные по конкретному сотруднику или получить отчет в формате СЗВ-ТД.
С использованием программного обеспечения
Многие бухгалтерские программы и системы кадрового учета интегрированы с системой ПФР. Например:
- 1С:Зарплата и управление персоналом;
- Бухгалтерия 1С;
- Контур.Зарплата;
- СБИС;
- Другие специализированные программы.
В таких программах обычно предусмотрены:
- Автоматическая выгрузка данных в ПФР;
- Формирование отчетов СЗВ-ТД;
- Получение данных об ЭТК сотрудников;
- Возможность запроса информации о трудовом стаже.
Через МФЦ или отделения ПФР
При необходимости работодатель может обратиться:
- В многофункциональный центр (МФЦ);
- В отделение Пенсионного фонда России;
- Через уполномоченного представителя (например, через бухгалтера или кадрового специалиста).
Для этого потребуется:
- Заявление на получение сведений;
- Документы, подтверждающие полномочия (доверенность, если обращается представитель);
- Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.
Какие данные можно получить?
Работодатель может запросить следующие сведения из электронной трудовой книжки:
- Сведения о трудовой деятельности — информация о всех записях в трудовой книжке;
- Сведения о стаже — подтверждение трудового стажа для начисления пенсии;
- Сведения о переводах — информация о всех изменениях в должности;
- Сведения об увольнениях — даты и причины увольнения;
- Сведения о наградах — информация о поощрениях и наградах;
- Сведения о повышении квалификации — данные о дополнительном образовании.
Сроки предоставления данных
Согласно законодательству, работодатель обязан предоставлять сведения в ПФР:
- Не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным — для формы СЗВ-ТД;
- В течение 3 рабочих дней после изменения данных о трудовой деятельности (например, приеме на работу, увольнении, переводе);
- По запросу работника — в течение 3 рабочих дней.
Как подтвердить наличие ЭТК у работника?
Работодатель может подтвердить наличие электронной трудовой книжки у сотрудника следующими способами:
- Через личный кабинет ПФР — запросить сведения о трудовой деятельности;
- Через портал Госуслуг — если работник предоставил доступ;
- Через запрос в ПФР, направив официальный запрос;
- Через трудовой договор — если в нем указано, что трудовая книжка ведется в электронном формате.
Ответственность за нарушение сроков предоставления данных
За нарушение сроков предоставления сведений о трудовой деятельности в ПФР предусмотрены штрафы:
- Для должностных лиц — от 300 до 500 рублей;
- Для юридических лиц — от 10 000 до 20 000 рублей;
- За непредставление сведений, до 50 000 рублей.
Рекомендации для работодателей
Чтобы избежать проблем с предоставлением данных об электронной трудовой книжке, следуйте этим рекомендациям:
- Автоматизируйте процесс — используйте бухгалтерские программы, интегрированные с ПФР;
- Своевременно обновляйте данные, вносите изменения о приеме, увольнении и переводах в течение 3 дней;
- Проводите регулярные проверки — сверяйте данные в ЭТК с фактическими записями в трудовой книжке;
- Обучите сотрудников — объясните, как работает система ЭТК и какие обязанности есть у работодателя;
- Используйте электронную подпись — для доступа к личному кабинету ПФР;
- Следите за изменениями законодательства — регулярно проверяйте обновления в нормативных актах.
Переход на электронные трудовые книжки — это важный шаг в цифровизации трудовых отношений в России. Работодатели должны быть готовы к работе с новой системой и своевременно предоставлять данные в ПФР. Это поможет избежать штрафов и проблем с подтверждением трудового стажа сотрудников.
Если у вас остались вопросы по получению данных электронной трудовой книжки, обратитесь в Пенсионный фонд России или к специалистам по кадровому учету.