Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность сотрудника и являющийся базой для расчёта пенсии, отпускных, социальных выплат и пр․ В 2020 году в России был введён электронный вариант трудовой книжки (ЭТК), который постепенно заменяет бумажный аналог․ Ниже подробно описаны все способы, которыми работодатель может получить и просмотреть сведения о трудовой книжке работника․
Что такое трудовая книжка и какие её виды существуют
- Бумажная трудовая книжка – традиционный документ в виде печатного бланка, который хранится у работника․
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) – цифровой документ, хранящийся в информационных ресурсах Фонда пенсионного и социального страхования РФ (СФР)․ Официальное название – СТД‑СФР (Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые из информационных ресурсов Фонда)․
С 2020 года в СФР постепенно собираются данные о всех трудовых перемещениях, однако сведения о периодах до 31 декабря 2019 года могут быть отражены лишь частично (только места работы и сроки)․
Обязанности работодателя по ведению трудовых книжек (2026 год)
- Вести трудовую книжку (бумажную или электронную) у каждого работника, отработавшего у него более пяти календарных дней, если работа является основной․
- При заключении трудового договора в первый раз оформить трудовую книжку (за исключением случаев, когда закон освобождает от её ведения)․
- Вносить в трудовую книжку сведения о:
- дате приёма на работу и дате увольнения;
- наименовании организации, её ИНН, ОГРН;
- должности, разряде, ставке, графике работы;
- отпусках, командировках, переводах․
- Сдавать в Фонд пенсионного и социального страхования отчёт ЕФС‑1, где отражаются все изменения, внесённые в электронную трудовую книжку․
- Выдавать дубликаты трудовой книжки в случае её утраты, порчи или по требованию работника․
Просмотр бумажной трудовой книжки
Бумажный документ находится у работника, но работодатель имеет право:
- Запросить у работника предъявить трудовую книжку в течение рабочего дня (обычно в рамках вводного инструктажа или при оформлении кадровой документации)․
- Сделать копию страниц (сканировать или фотокопировать) для внесения записей в свою кадровую систему․
- Если работник находится в отпуске или в отдалённом месте, можно оформить запрос в письменной форме с указанием цели (например, проверка стажа) и получить копию по почте или электронным способом․
- В случае, когда трудовая книжка утеряна, работодатель может запросить у первого места работы (по последнему месту работы) выдачу дубликата в рамках процедуры, описанной в ТК РФ․
Просмотр электронной трудовой книжки (ЭТК)
ЭТК хранится в базе СФР, а доступ к ней имеет только уполномоченный работодатель․ Ниже – пошаговая инструкция․
Шаг 1․ Оформление доступа к личному кабинету работодателя
- Зарегистрировать юридическое лицо в Личном кабинете работодателя на портале Фонда пенсионного и социального страхования РФ․
- Подтвердить полномочия представителя (директора, главного бухгалтера) через электронную подпись (КЭП) или через систему «Госуслуги»․
- Получить логин и пароль для доступа к сервису «Электронные трудовые книжки»․
Шаг 2․ Поиск сотрудника в системе
- Войти в раздел «ЭТК – Сведения о трудовой деятельности»․
- Ввести один из идентификаторов сотрудника:
- СНИЛС;
- ИНН;
- номер полиса ОМС;
- ФИО + дата рождения․
- Нажать кнопку «Поиск»․ Система отобразит список записей, связанных с данным работником․
Шаг 3․ Просмотр и проверка записей
- Откройте нужную запись – будет показан полный перечень всех периодов работы, указанных работодателями, а также даты начала и окончания, должности, основания увольнения․
- При необходимости можно распечатать сведения (кнопка «Печать»), сохранить в PDF или отправить по электронной почте․
- Если обнаружены ошибки, инициировать их исправление можно через форму «Корректировка записи», отправив запрос в СФР․ Корректировка производится совместно с работодателем, указавшим ошибочную информацию․
Шаг 4․ Обновление данных о новых сотрудниках
- При приёме нового работника заполните форму ЕФС‑1 в своей бухгалтерской системе․
- Отправьте форму в СФР (обычно через интеграцию с 1С:ЗУП, SAP HR или через портал Фонда)․
- После подтверждения загрузки данных в СФР, запись появится в ЭТК в течение 24–48 часов․
Что делать, если доступа к ЭТК нет
- Обратиться в многофункциональный центр (МФЦ) с заявлением о выдаче выписки из ЭТК․
- Попросить работника предоставить распечатку ЭТК из личного кабинета ПФР (работник может скачать её самостоятельно)․
- В случае спора – обратиться в управление Пенсионного фонда России по месту жительства работника․
Порядок оформления заявления работника о переходе на электронную трудовую книжку
С 2020 года каждый работник, уже имеющий бумажную трудовую книжку, может выбрать один из вариантов:
- Оставить традиционный бумажный документ․
- Перейти на ЭТК․ Для этого работник подаёт работодателю письменное заявление в свободной форме (можно по шаблону, размещённому на сайте Фонда)․
- Работодатель в течение трёх рабочих дней после получения заявления:
- Отправляет запрос в СФР о создании ЭТК;
- Получает подтверждение и информирует работника о готовности ЭТК․
После создания ЭТК все дальнейшие записи вносятся только в электронный реестр, а бумажный документ считается «запасным» и может быть изъят у работника по его желанию․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Может ли работодатель увидеть трудовую книжку у бывшего работодателя?
Нет․ Доступ к записям в ЭТК имеет только текущий работодатель (через ЕФС‑1) и органы, уполномоченные законом (ПФР, суд)․ Бывший работодатель может лишь предоставить выписку по запросу работника․
Что делать, если в ЭТК отсутствует запись о работе до 2019 года?
Проверить, подавал ли предыдущий работодатель сведения в СФР․ Если нет – попросить его оформить дополнительный отчёт ЕФС‑1 за соответствующий период․ При отсутствии возможности – запросить выписку из бумажной трудовой книжки․
Нужно ли платить за доступ к ЭТК?
Доступ к системе СФР для работодателей предоставляется бесплатно в рамках государственных услуг․ Платные услуги могут возникнуть только при использовании сторонних сервисов‑посредников․
Как оформить дубликат трудовой книжки?
Работник подаёт заявление в отдел кадров текущего (или последнего) работодателя с указанием причины утраты․ Работодатель в течение 3‑х рабочих дней выдаёт дубликат (бумажный) или инициирует создание новой записи в ЭТК․
Для работодателя просмотр трудовой книжки – это обязательный элемент кадрового контроля․ В 2026 году процесс делится на два пути:
- Бумажный вариант – требует непосредственного предъявления сотрудником книги, её копирования и последующего внесения записей в бумажный журнал․
- Электронный вариант (ЭТК) – полностью автоматизирован через систему СФР, где доступ получают только уполномоченные представители организации после регистрации в личном кабинете и подачи отчётов ЕФС‑1․
Переход на электронный формат упрощает проверку стажа, ускоряет оформление новых сотрудников и минимизирует риск потери документов․ Тем не менее, в случае необходимости (например, при отсутствии данных в СФР) работодателю всё ещё может потребоваться работать с бумажной трудовой книжкой․
Следуя описанным выше шагам, любой работодатель сможет быстро и законно получить полную картину трудовой истории своего сотрудника․