В современных условиях трудовых отношений в России проверка трудовой книжки, один из ключевых этапов приёма на работу. С 2021 года в стране активно переходят на электронный формат ведения трудовых книжек, что изменило не только процесс хранения данных, но и способы их проверки. В этой статье подробно разберём, как работодатель может легально и корректно проверить трудовую книжку — как бумажную, так и электронную — в 2026 году, какие документы требуются, какие ограничения существуют и как избежать ошибок.

Законодательная база: на чём основывается проверка

Основные нормы регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ), а именно:

• Статья 65 ТК РФ, перечень документов, которые работник обязан предоставить при приёме на работу, включая трудовую книжку;
• Статья 66 ТК РФ — порядок ведения и хранения трудовых книжек;
• Статья 66.1 ТК РФ — особенности работы с электронной трудовой книжкой (ЭТК).

Согласно закону, работодатель не имеет права самостоятельно запрашивать данные из базы Пенсионного фонда РФ (ПФР) или Госуслуг без согласия работника. Все сведения о трудовой деятельности передаются исключительно от самого работника.

Проверка бумажной трудовой книжки

Если работник предоставляет бумажную трудовую книжку, работодатель проверяет её по следующим критериям:

Внешний вид и целостность

• Наличие государственного герба и печати на обложке;
• Отсутствие подделок, исправлений, помарок, вырванных страниц;
• Чёткость и читаемость всех записей (штампы, подписи, печати).

Содержание записей

• Проверка последней записи об увольнении — она должна быть заверена печатью и подписью ответственного лица;
• Соответствие дат приёма и увольнения с датами в приказах и трудовых договорах;
• Отсутствие противоречий между записями (например, дублирующие увольнения, несоответствие должностей).

Печати и подписи

Все записи об приёме и увольнении должны быть заверены:

• Печатью организации (если она есть);
• Подписью уполномоченного лица (кадровика, директора);
• Номером и датой приказа, на основании которого сделана запись.

Важно! Если в книжке есть исправления, не заверенные печатью и подписью — это основание для отказа в приёме на работу, так как документ считается недействительным.

Проверка электронной трудовой книжки (ЭТК)

С 2021 года все новые сотрудники, устраивающиеся на работу, получают электронную трудовую книжку по умолчанию, если не подали заявление на сохранение бумажной. Работодатель может проверить ЭТК только при наличии согласия работника.

Как работодатель получает доступ к ЭТК?

Работодатель не может напрямую войти в личный кабинет работника на Госуслугах или в ПФР. Доступ возможен только через:

1. Заявление работника — работник подаёт заявление в произвольной форме (или через личный кабинет на Госуслугах) о предоставлении сведений ЭТК работодателю;
2. Электронный документ — работник направляет работодателю выписку из ЭТК в формате PDF или XML, подписанную электронной подписью;
3. Через сервисы 1С-Отчетность или Астрал Отчет 5.0 — если организация использует эти системы, они позволяют получать данные из ПФР через API при наличии согласия работника.

Что содержит выписка из ЭТК?

Выписка включает:

• ФИО работника;
• Полный перечень мест работы с датами приёма и увольнения;
• Должности и подразделения;
• Основания для прекращения трудовых отношений (например, «по собственному желанию», «за прогул»);
• Номера приказов и даты их издания.

Выписка может быть получена через:

• Личный кабинет на Госуслугах;
• Личный кабинет на сайте Пенсионного фонда РФ;
• Мобильное приложение «ПФР»;
• Почтовый адрес — по запросу в ПФР (бумажная выписка).

Что делать, если работник отказывается предоставлять трудовую книжку?

Согласно статье 65 ТК РФ, работник обязан предоставить трудовую книжку при приёме на работу. Если он отказывается — это является основанием для отказа в трудоустройстве.

Однако возможны исключения:

• Работник устраивается на работу впервые — тогда трудовая книжка оформляется работодателем на основании заявления;
• Работник предоставил выписку из ЭТК, это равноценно бумажной книжке;
• Работник предоставил документы, подтверждающие стаж (справки с предыдущих мест работы, архивные выписки, приказы).

Важно! Работодатель не может требовать доступ к личному кабинету работника на Госуслугах. Это нарушение закона о персональных данных (ФЗ-152).

Как проверить достоверность данных?

Работодатель может косвенно проверить достоверность сведений, используя:

Сравнение с отчётностью в ПФР

Через сервисы 1С-Отчетность или Астрал Отчет 5.0 можно сформировать отчёт по страховым взносам (форма СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ). Если в ЭТК указано, что работник работал в компании с , но в отчёте СЗВ-СТАЖ за этот период нет данных — это повод для проверки.

Запрос в предыдущие организации

Если есть подозрения в подделке, работодатель может направить официальный запрос в предыдущие места работы (если они ещё существуют) с просьбой подтвердить факт трудоустройства и увольнения.

Проверка на дублирование записей

В 2026 году в базе ПФР могут встречаться случаи, когда в ЭТК одновременно присутствуют две записи об увольнении — например, «за прогул» и «по собственному желанию». Это может быть ошибкой или попыткой скрыть увольнение по неуважительной причине. В таких случаях работодатель должен запросить у работника пояснения и приложить к трудовому договору копию приказа об увольнении.

Обязанности работодателя после приёма на работу

После приёма работника на должность работодатель обязан:

• Внести запись о приёме в трудовую книжку (бумажную или электронную) в течение 5 рабочих дней;
• Сформировать и передать в ПФР сведения о трудовой деятельности в рамках отчёта СЗВ-СТАЖ — до 15 числа месяца, следующего за отчётным;
• Сохранять бумажную трудовую книжку в архиве организации до момента увольнения работника;
• При увольнении — внести запись, заверить её и выдать книжку работнику в день увольнения.

Ошибки, которые нельзя допускать

Работодатели часто совершают следующие ошибки:

• Требуют доступ к личному кабинету работника — это нарушение ФЗ-152;
• Принимают книжку с исправлениями — без заверения печатью и подписью она недействительна;
• Не вносят запись о приёме в срок — грозит штрафом от Росударственной инспекции труда;
• Не передают данные в ПФР — работник теряет стаж, а организация рискует штрафом за несвоевременную отчётность;
• Принимают копию трудовой книжки без заверения — копия действительна только при наличии печати и подписи работодателя.

Как заверить копию трудовой книжки в 2026 году?

Копия трудовой книжки требуется для:

• Получения кредита;
• Предоставления в органы соцзащиты;
• Участия в конкурсах или госзакупках;
• Получения визы за границу.

Порядок заверения:

1. Сделать копию всех заполненных страниц;
2. На последней странице копии написать: «Копия верна», указать дату, подпись и печать организации;
3. Подпись должна быть уполномоченного лица (кадровик, директор);
4. Печать — если организация её использует.

Важно! Копия, заверенная работодателем, действительна в течение 30 дней с даты заверения.

Рекомендации для работодателей

• Обязательно обучите кадровый отдел правилам ведения трудовых книжек;
• Используйте автоматизированные системы (1С, Астрал Отчет) для передачи данных в ПФР;
• Проводите внутренние аудиты трудовых книжек раз в полгода;
• При приёме на работу — всегда запрашивайте как бумажную книжку, так и выписку из ЭТК (если работник её имеет);
• Сохраняйте все заявления работников о предоставлении сведений ЭТК, это защитит вас от претензий.

Проверка трудовой книжки, это не просто формальность, а важный элемент обеспечения законности трудовых отношений. В 2026 году работодатель должен уметь работать как с бумажными, так и с электронными документами, соблюдая законодательство и права работника. Главное правило: никаких прямых запросов к ПФР или Госуслугам без согласия работника. Всё должно проходить через официальные каналы: заявление работника, выписка, подписанная электронной подписью, или бумажная книжка с полным набором печатей и подписей.

Правильная проверка трудовой книжки снижает риски судебных споров, штрафов и потери стажа сотрудником. Не пренебрегайте этим этапом — он стоит того, чтобы сделать его максимально прозрачным и законным.

Совет на будущее: Работникам также рекомендуется регулярно проверять свою электронную трудовую книжку на портале Госуслуг — хотя бы раз в год. Это поможет вовремя выявить ошибки, пропущенные работодателем, и избежать проблем с пенсией.