Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих трудовой стаж и историю занятости сотрудника․ При приёме на работу, а также в ходе внутренних проверок (например, при оформлении отпусков, больничных, пенсии) работодатель обязан убедиться в её подлинности и актуальности․ Ниже – пошаговое руководство, основанное на действующем законодательстве и актуальных сервисах (Госуслуги, ПФР/СФР)․
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ (ст․ 66, 66․1) – регулирует ведение, хранение и предоставление сведений из трудовой книжки․
- Федеральный закон № 400‑ФЗ «О страховых пенсиях» – определяет порядок ведения электронной трудовой книжки (ЭТК) и взаимодействия с ПФР/СФР․
- Приказ Минтруда России от № 585н – регламентирует форму и порядок заполнения бумажной трудовой книжки․
Согласно ст․ 66․1 ТК РФ, работодатель имеет право запрашивать сведения из трудовой книжки сотрудника непосредственно у него самого или у уполномоченного органа (ПФР/СФР) в электронном виде․
Виды трудовых книжек, с которыми работает работодатель
- Бумажная трудовая книжка – традиционный документ, выдаваемый работодателем при приёме на работу и хранящийся у сотрудника․
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) – цифровой аналог, хранящийся в информационных системах ПФР/СФР и доступный через личный кабинет на портале Госуслуги или в мобильном приложении․
С 2021 года ведение ЭТК стало обязательным для всех новых трудовых отношений, однако бумажные книжки, выданные до этой даты, остаються действительными и могут использоваться параллельно․
Как работодатель проверяет бумажную трудовую книжку
Визуальный осмотр
- Проверка наличия всех обязательных реквизитов: название организации, дата приёма, должность, порядковый номер записи, подпись уполномоченного лица и печать организации․
- Оценка качества печати и бумаги – подделки часто имеют неровные шрифты, размытые печати или отсутствие водяных знаков․
- Сверка серийного номера и серии с образцами, утверждёнными Минтруда․
Сверка с внутренними документами
- Сравнение данных в трудовой книжке с приказом о приёме на работу, трудового договора и личной карточки сотрудника․
- Проверка continuity записей: отсутствие «пропусков» в датах, логичная последовательность должностей․
Запрос подтверждения у предыдущего работодателя
Если у работодателя возникают сомнения, он может направить официальный запрос в организацию, где сотрудник ранее работал, с просьбой подтвердить запись в трудовой книжке (форма запрос‑подтверждение регулируется внутренними регламентами кадровой службы)․
Как работодатель проверяет электронную трудовую книжку (ЭТК)
Проверка ЭТК осуществляется дистанционно и не требует физического присутствия сотрудника․ Работодатель может воспользоваться следующими способами:
Через личный кабинет сотрудника на портале Госуслуги
- Сотрудник предоставляет работодателю доступ к своему личному кабинету (например, через передачу одноразового кода или скриншот с подтверждением доступа)․
- Работодатель переходит в раздел «Электронная трудовая книжка» → «Оцифрованная ЭТК»․
- Система отображает все записи: даты приёма/увольнения, наименование организаций, должности, периоды работы, сведения о заработной плате и социальных выплатах․
- Полученные данные можно сохранить в виде PDF‑выписки (ст․ 66․1 ТК РФ) и приложить к личному делу сотрудника․
Через личный кабинет на портале ПФР/СФР
Сотрудник может авторизоваться на сайте ПФР (или его преемника СФР) и выдать работодателю разрешение на просмотр своей ЭТК․ После этого работодатель видит те же сведения, что и в Госуслугах, но в интерфейсе ПФР/СФР․
Запрос выписки из ЭТК через ПФР/СФР (форма СЗВ‑ТД)
- Работодатель формирует запрос формы СЗВ‑ТД (сведения о трудовой деятельности) и направляет его в территориальное отделение ПФР/СФР․
- В ответе приходит официальная выписка, заверенная электронной подписью фонда, содержащая все записи из ЭТК за запрашиваемый период․
- Этот способ особенно полезен, когда требуется подтверждение стажа для начисления пенсии или пособий․
Проверка через мобильные приложения
Приложения «Госуслуги», «ПФР Онлайн» и аналогичные позволяют сотрудникам показывать QR‑код или генерировать одноразовый токен, который работодатель сканирует и мгновенно получает доступ к выписке из ЭТК․
Типичные ошибки при проверке и как их избежать
- Недостаточная проверка подлинности печати и подписи – всегда сравнивайте образец печати с эталонным, хранящимся в кадровой службе․
- Пропуск проверки continuity записей – отсутствие промежутков между записями может указывать на подделку․
- Игнорирование возможности двойного ведения (бумажная + электронная) – у некоторых сотрудников могут быть расхождения; необходимо сверить оба источника․
- Несвоевременное обновление данных в ЭТК – если сотрудник недавно перешёл на новую работу, убедитесь, что запись уже отражена в системе ПФР/СФР (обычно обновление происходит в течение 5 рабочих дней после подачи формы СЗВ‑ТД)․
- Нарушение конфиденциальности – доступ к сведениям из трудовой книжки предоставляется только с согласия сотрудника или в рамках законных оснований (например, при оформлении пособий)․
Рекомендации для работодателей
- Ввести в внутренний регламент чёткий порядок проверки трудовой книжки при приёме на работу и при проведении периодических аудитов․
- Обучить сотрудников кадровой службы работе с личными кабинетами Госуслуг и ПФР/СФР, включая получение одноразовых кодов и работу с электронными подписями․
- Хранить копии выписок из ЭТК (PDF) в личном деле сотрудника не менее 50 лет, как того требует законодательство о хранении трудовых документов․
- При выявлении расхождений между бумажной и электронной версией немедленно запрашивать разъяснения у сотрудника и, при необходимости, направлять запрос в ПФР/СФР для уточнения данных․
- Вести журнал проверок, фиксируя дату, ФИО сотрудника, способ проверки и результат – это упростит последующие аудиты и проверки трудовой инспекции․
Проверка трудовой книжки – обязательная процедура, позволяющая работодателю убедиться в достоверности сведений о трудовом стаже сотрудника и избежать рисков, связанных с оформлением выплат, отпусков, больничных и пенсии․ Современные инструменты (Госуслуги, ПФР/СФР) делают эту операцию быстрой, прозрачной и полностью соответствующей требованиям законодательства․ Соблюдая описанные выше шаги и рекомендации, кадровая служба сможет минимизировать ошибки, обеспечить законность кадровых процессов и повысить доверие сотрудников к компании․