В условиях активной цифровизации трудовых отношений в 2026 году вопрос перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК) остается актуальным. Несмотря на то‚ что основной переходный период завершился ранее‚ законодательство РФ сохраняет за работниками право в любой момент отказаться от бумажного формата и перейти на электронный.

Если ваш сотрудник изъявил такое желание‚ важно действовать строго по регламенту‚ чтобы избежать ошибок в отчетности перед Социальным фондом России (СФР).

Что такое электронная трудовая книжка и кто может на нее перейти?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровой аналог бумажного документа‚ содержащий сведения о стаже‚ должностях‚ наградах и увольнениях. Формирование таких книжек началось еще 1 января 2020 года.

Ключевые принципы перехода:

• Переход осуществляется исключительно по желанию работника.
• Принудить сотрудника перейти на ЭТК работодатель не вправе.
• Если работник ранее выбрал бумажный формат‚ он имеет право изменить свое решение в любой момент‚ подав соответствующее заявление.
• Право на переход имеет любой гражданин‚ независимо от компании‚ в которой он работает.

> Важно: С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению ЭТК‚ однако механизм подачи заявлений для тех‚ кто ранее выбрал бумажный вариант‚ продолжает действовать.

Алгоритм действий: что делать работодателю?

Процесс перехода сотрудника на электронную трудовую книжку состоит из нескольких обязательных этапов.

Получение заявления от сотрудника

Первым шагом является получение письменного заявления от работника.

• Форма заявления: Законодательство разрешает писать заявление в произвольной форме.
• Адресат: Документ составляется от имени сотрудника на имя руководителя организации.
• Содержание: В тексте должно быть четко выражено желание работника перейти на ведение трудовой книжки в электронном виде.

Ознакомление с правами

Работодатель должен разъяснить сотруднику последствия перехода:

• Бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки.
• С этого момента ответственность за ее хранение и сохранность несет сам работник.
• Все дальнейшие записи будут вноситься только в электронную базу СФР.

Внесение изменений в локальные акты (при необходимости)

Хотя специальное распоряжение о переходе конкретного сотрудника издавать не обязательно‚ факт получения заявления должен быть зафиксирован (например‚ зарегистрирован в журнале входящей документации).

Передача сведений в СФР

Это самый критичный этап. Работодатель обязан:
Сформировать отчетность о переходе сотрудника на ЭТК.
Направить данные в Социальный фонд России (СФР) в установленные сроки (обычно это делается в рамках ежемесячной отчетности или через специальные формы уведомления о выборе формата трудовой книжки).
Убедиться‚ что в базе СФР статус трудовой книжки сотрудника изменен на «электронная».

Инструкция для сотрудника: как проверить результат?

После того как работодатель отправил данные в СФР‚ сотрудник может убедиться‚ что переход состоялся успешно.

Как посмотреть электронную трудовую книжку:
Зайти в личный кабинет на портале «Госуслуги» или на сайте СФР.
Перейти в раздел‚ касающийся пенсии и трудовых отношений.
Открыть карточку с данными по электронной трудовой книжке.
При необходимости можно скачать выписку (справку) о трудовой деятельности‚ которая будет иметь юридическую силу.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли вернуться обратно к бумажной книжке?

Нет. Once работник подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку и работодатель передал данные в СФР‚ обратный переход на бумажный формат законодательством не предусмотрен. Бумажная книжка остается на руках у работника как исторический документ‚ но новые записи в нее не вносятся.

Что делать‚ если в электронной книжке ошибка?

Если сотрудник заметил неверную запись‚ он должен обратиться к работодателю‚ который внес эту запись. Работодатель обязан подать корректирующие сведения в СФР.

Актуально ли это для Украины?

В предоставленной информации упоминается‚ что в Украине также идет процесс оцифровки трудовых книжек (до 10 июня 2026 года). Однако процедуры в РФ и Украине регулируются разными законодательными актами. Данная статья посвящена исключительно порядку‚ действующему в Российской Федерации.

Переход сотрудника на электронную трудовую книжку в 2026 году — это отлаженный процесс. Главное для работодателя — своевременно получить заявление в произвольной форме и корректно передать сведения в Социальный фонд. Для работника же это шаг к удобству: возможность в любой момент получить выписку о стаже онлайн‚ не посещая отдел кадров и не беспокоясь о сохранности бумажного бланка.
Цифровизация упрощает документооборот и делает трудовую историю прозрачной‚ поэтому переход на ЭТК является логичным решением для большинства работающих граждан.