Электронная трудовая книжка (ЭТК) стала обязательным документом для большинства работников с 2020 года. При необходимости (банковская операция, подача документов в зарубеж, подтверждение стажа и т.д.) сотрудник может потребовать выписку из ЭТК. Ниже – пошаговое руководство для работодателя, как правильно оформить и передать эту выписку.
Что такое выписка из электронной трудовой книжки
Выписка – официальный документ, в котором отражены сведения о трудовом стаже, местах работы, датах трудоустройства и увольнения, а также иные сведения, зафиксированные в ЭТК. Выписка может быть оформлена в виде:
- PDF‑файла;
- XML‑файла (формат СТД‑Р);
- бумажного экземпляра (при необходимости).
Где искать информацию о выписке
Согласно материалам Контур.Экстерн, Российской газеты и Е‑Офис 24, выписку можно получить несколькими способами:
- Через портал Госуслуг;
- Обратившись в Пенсионный фонд России (ПФР);
- Заказав в МФЦ или СФР;
- Получив её непосредственно у работодателя (текущего или предыдущего).
Пошаговая инструкция для работодателя
Подготовка доступа к ЭТК
Для получения выписки необходимо, чтобы у сотрудника (или у самого работодателя) был доступ к её электронному представлению. Доступ обеспечивается через:
- Личный кабинет на Госуслуги (логин + пароль);
- Личный кабинет ПФР;
- Личный кабинет Сбербанк Онлайн (если используется сервис СБИС).
Формирование выписки в личном кабинете
Откройте раздел «Электронная трудовая книжка» в личном кабинете Госуслуг.
Нажмите кнопку Получить выписку.
Выберите нужный период (даты начала и окончания трудового статуса).
Система автоматически сформирует выписку в форматах PDF и XML (СТД‑Р).
Готовая выписка появится в разделе «Мои документы» и будет доступна для скачивания в течение дня.
Передача выписки сотруднику
После формирования документа работодатель может передать его сотруднику одним из следующих способов:
- Отправить файл по корпоративной электронной почте;
- Разместить в личном кабинете сотрудника (если он пользуется корпоративным порталом);
- Печатать бумажный экземпляр и вручить лично (при необходимости).
Оформление бумажного экземпляра
Если сотрудник требует бумажный вариант, работодатель должен:
- Скачать PDF‑файл выписки;
- Открыть его в любой программе для просмотра PDF;
- Распечатать документ на офисном принтере;
- Поставить подпись (при необходимости) и печать компании;
- Передать сотруднику.
Сроки выдачи выписки
Согласно рекомендациям Госуслуг, готовая выписка появляется в личном кабинете в течение одного рабочего дня после запроса. Поэтому работодателю рекомендуется оформлять запрос заранее, особенно если требуеться документ для срочной банковской операции или визовой поддержки.
Какие сведения включает выписка
В выписке отражаются такие данные, как:
- ФИО сотрудника;
- Дата рождения;
- Место работы (наименование организации, ИНН);
- Дата начала и окончания трудовых отношений;
- Должность/разряд;
- Стаж работы;
- Сведения о страховых взносах (ПФР, ФСС);
- Код atividade (при необходимости).
Частые вопросы работодателя
- Можно ли запросить выписку без согласия сотрудника?
Да. По закону работодатель имеет право предоставлять выписку по письменному запросу сотрудника. Если запрос пришёл от третьих лиц (банк, консульство), требуется согласие сотрудника или официальное требование. - Нужен ли оригинал бумажной выписки?
Оригинал не обязателен – достаточно электронного формата (PDF/XML). При необходимости банка можно запросить оригинал, тогда работодатель может заверить копию печатью. - Как оформить запрос в ПФР?
Запрос в ПФР оформляется через личный кабинет на сайте ПФР или в МФЦ. В заявлении указывается ФИО сотрудника, период, цель получения выписки.
Пример оформления заявления для работодателя
Заявление о выдаче выписки из электронной трудовой книжки Я, _______________________ (ФИО сотрудника), прошу выдать мне выписку из электронной трудовой книжки за период с «___» по «___» (указать даты) для предоставления в _______________________ (банк/консульство). Подпись: ______________________
Полезные ссылки
- Госуслуги – Электронная трудовая книжка
- ПФР – Выписка из ЭТК
- МФЦ – Заказ выписки
- СБИС – Работа с ЭТК
Таким образом, работодатель может быстро и без лишних формальностей получить выписку из электронной трудовой книжки сотрудника, оформить её в нужном формате и передать сотруднику или третьим лицам. Соблюдение указанных сроков и правил гарантирует соответствие требованиям законодательства и ускорит процесс оформления всех необходимых документов.