С 1 января 2020 года в России активно внедряется система электронных трудовых книжек (ЭТК). С 1 января 2021 года для всех, кто впервые устраивается на работу, электронная трудовая книжка стала единственной возможной формой. Работодатель обязан корректно оформлять и вести эти сведения. Данная статья объясняет, как работодателю открыть ЭТК новому сотруднику и правильно её вести.

Что такое электронная трудовая книжка и зачем она нужна?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это официальный документ в электронной форме, содержащий сведения о трудовой деятельности работника. Она полностью приравнена к бумажной трудовой книжке по юридической силе. Все данные хранятся в единой информационной системе Пенсионного фонда России (СФР).

Основные цели ЭТК:

• Упрощение учёта стажа для назначения пенсий и пособий.
• Защита от потери или порчи документа.
• Удобство при смене работы (данные передаются автоматически).
• Снижение бюрократической нагрузки на работодателя и работника.

Кому и когда работодатель должен открыть ЭТК?

Правила зависят от даты первого приёма на работу:

Для сотрудников, принятых на работу с 1 января 2021 года

ЭТК оформляется в обязательном порядке. Бумажная трудовая книжка не выдается. Работодатель обязан внести сведения о приёме на работу в электронную форму сразу.

Для сотрудников, принятых на работу до 1 января 2021 года

У них может быть две ситуации:

• Бумажная трудовая книжка. Работодатель ведёт её как раньше, но также обязан подавать сведения о трудовой деятельности в СФР в электронном виде (через отчёт).
• Переход на ЭТК. Если работник заявит о желании перейти на электронную форму, он подаёт письменное заявление. После этого работодатель:
  1. Делает в бумажной книжке запись: «В связи с подачей заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ переведён на электронную трудовую книжку».
  2. Возвращает бумажную книжку работнику.
  3. Начинает вести сведения в электронном виде через СФР.

Пошаговая инструкция для работодателя: как открыть ЭТК новому сотруднику

Шаг 1: Получение заявления от работника

Для сотрудников, впервые принятых с , заявление не требуется — переход на ЭТК автоматический. Для «старых» сотрудников необходимо письменное заявление по установленной форме.

Шаг 2: Внесение первичных сведений

При приёме на работу работодатель обязан внести в ЭТК следующие данные:

• ФИО работника, дата и место рождения.
• Сведения о документе, удостоверяющем личность (паспорт);
• Дата приёма на работу;
• Наименование организации-работодателя и её ИНН/ОГРН.
• Должность (профессия, специальность) в соответствии со штатным расписанием.
• Основание для приёма (приказ, договор).

Шаг 3: Формирование и подача отчёта СЗВ-ТД

Все сведения о трудовой деятельности (приём, увольнение, перевод, отпуск, больничные) вносятся в отчёт СЗВ-ТД. Этот отчёт:

• Формируется в личном кабинете страхователя на сайте СФР (ПФР) или через сервисы онлайн-бухгалтерии (например, СБИС, Контур).
• С 1 января 2023 года подаётся исключительно в форме ЕФС-1 (единая форма сведений о трудовой деятельности).
• Подача осуществляется ежемесячно, не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчётным.

Шаг 4: Информирование работника

Работодатель должен проинформировать сотрудника о том, что на него заводится ЭТК. Сотрудник в любой момент может:

• Проверить свои данные через личный кабинет на сайте СФР (необходима учётная запись на портале Госуслуг);
• Получить выписку из ЭТК (заказать через Госуслуги или в отделении СФР).

Формы отчётности и где их искать

Ключевые документы для работы с ЭТК:

• ЕФС-1 (СЗВ-ТД) — основная форма для передачи всех сведений о трудовой деятельности в СФР. Утверждена Приказом Минтруда.
• СТДР — устаревшая форма (до 2023 года) для сведений об одном работодателе. Теперь заменена на ЕФС-1.
• СТДСФР — устаревшая форма (до 2023 года) для сводных сведений по всем работодателям. Заменена на ЕФС-1.

Актуальные формы и инструкции по их заполнению всегда доступны на официальном сайте ПФР (СФР) в разделе «Отчётность» или «Электронные трудовые книжки».

Как работник может посмотреть свою ЭТК?

Работник самостоятельно проверяет свои данные через:

1. Личный кабинет на сайте СФР. Для входа нужна учётная запись на Госуслугах (с подтверждённой учётной записью).
2. Мобильное приложение «Работа в России» (интегрировано с Госуслугами).
3. Выписка из ЭТК. Можно заказать электронную (через Госуслуги) или бумажную (в отделении СФР).

Частые ошибки работодателей

• Не подают отчёт ЕФС-1 вовремя (после 15-го числа).
• Не отражают в отчёте все события: переводы, временные отпуска, работу в выходные, больничные.
• Для «старых» сотрудников не оформляют переход на ЭТК при наличии письменного заявления.
• Не информируют работников о ведении на них ЭТК.
• Путают формы отчётности (используют устаревшие СТДР/СТДСФР вместо ЕФС-1).

Открытие и ведение электронной трудовой книжки — это обязательная процедура для всех работодателей РФ. Алгоритм действий прост:

1. Определить категорию сотрудника (принят до/после ).
2. При необходимости получить письменное заявление о переходе на ЭТК.
3. Внести первичные сведения о приёме на работу в отчёт ЕФС-1 (СЗВ-ТД).
4. Своевременно (ежемесячно, до 15-го числа) подавать обновлённый отчёт в СФР со всеми изменениями в трудовой деятельности;
5. Информировать работника о возможности проверки данных.

Главное — использовать только актуальную форму ЕФС-1 и не пропускать сроки подачи. Это избавит от штрафов и обеспечит корректный учёт стажа ваших сотрудников.

Дата актуальности информации: май 2026 года. Всегда сверяйтесь с официальными источниками на сайте ПФР (СФР).