С 1 января 2024 года в России полностью перешли на ведение электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Это означает, что при приеме на работу нового сотрудника, который никогда ранее не работал в России или не имел трудовой книжки, работодатель обязан открыть ему электронную трудовую книжку․ Бумажный бланк больше не выдается по умолчанию․

В этой статье подробно разберем, какие действия должен совершить работодатель для корректного оформления ЭТК новичку, начиная с момента приема на работу и заканчивая отправкой данных в Социальный фонд России (СФР)․

Ключевые изменения и важные уточнения на 2026 год

• Обязательность ЭТК․ Для всех, кто встает на учет в ПФР впервые с 2024 года, ведется только электронная трудовая книжка․ Бумажный вариант возможен только по письменному заявлению самого работника, которое он подает работодателю․
• Автоматическое открытие․ Электронная трудовая книжка открывается автоматически в момент первого трудоустройства, когда работодатель подает в СФР сведения о приеме на работу (форму СЗВ-ТД)․ Действий со стороны сотрудника для «открытия» не требуется․
• Единый портал госуслуг․ Все сведения о трудовой деятельности хранятся в единой государственной системе․ Получить доступ к своей ЭТК гражданин может через личный кабинет на Госуслугах․
• Невозможность подделки․ Данные передаются напрямую из системы работодателя в СФР, что исключает риски фальсификации трудовой истории․

Пошаговая инструкция: как работодателю открывает ЭТК новому сотруднику

Процесс состоит из нескольких обязательных этапов, тесно связанных с кадровым делопроизводством и отчетностью в СФР․

Шаг 1: Прием на работу и получение согласия

На этапе оформления трудового договора:

1. Уточните у кандидата, в каком виде он желает вести трудовую книжку․ По умолчанию — только электронная․
2. Если сотрудник настаивает на бумажном варианте, он должен подать вам письменное заявление с просьбой вести трудовую книжку в бумажном виде․ Без этого заявления вы обязаны вести ЭТК․
3. В любом случае в трудовом договоре и приказе о приеме на работу указывается вид трудовой книжки: «электронная» или «бумажная (по заявлению работника)»․

Шаг 2: Оформление приказа и кадровых документов

Составьте стандартный пакет документов:

• Трудовой договор․
• Приказ о приеме на работу (форма Т-1)․ В графе «Трудовая книжка» укажите «Электронная» или «Бумажная (заявление №․․․ от ․․․)»․
• Сведения для внесения в ЭТК (заполняются на основе приказа)․

Шаг 3: Подача сведений в СФР (самый важный этап)

Именно эта операция создает электронную трудовую книжку․ Работодатель обязан в установленные сроки (обычно в день приема на работу) передать в СФР сведения о трудовой деятельности гражданина․

Для этого используется форма СЗВ-ТД (Сведения о трудовой деятельности)․ Подача осуществляется исключительно в электронном виде через:

• Системы электронного документооборота (СЭД) с СФР (например, Контур․Экстерн, СБИС, 1С:Зарплата и управление персоналом и др․)․
• Портал Госуслуг для бизнеса (для юридических лиц и ИП)․

В форме СЗВ-ТД указываются все данные о приеме: ФИО, СНИЛС, дата начала работы, должность, подразделение, условия труда․ После успешной отправки и приема формы СФР:

1. Создается запись в электронной трудовой книжке сотрудника о приеме на работу․
2. Сама ЭТК считается открытой․
3. Работник получает уведомление о создании ЭТК через личный кабинет на Госуслугах (если он у него есть и подтвержден)․

Шаг 4: Информирование сотрудника

Сообщите новому сотруднику, что его электронная трудовая книжка создана․ Рекомендуйте:

• Зарегистрироваться (если еще не сделал) и подтвердить учетную запись на Госуслугах․
• Найти раздел «Трудовая книжка» или «Сведения о трудовой деятельности» в своем личном кабинете․
• Проверить корректность первой записи о приеме на работу․

Как сотрудник может «предъявить» свою ЭТК новому работодателю?

Это частый вопрос․ Механизм прост и цифровой:

1. Сотрудник заходит в личный кабинет на Госуслугах․
2. Переходит в раздел «Мои заявления» или «Трудовая книжка»․
3. Находит функцию «Заказать выписку из сведений о трудовой деятельности (СЗВ-ТД)» или «Переслать на e-mail»․
4. Указывает электронный адрес нового работодателя (например, кадровику или в отдел по работе с персоналом)․
5. Система автоматически отправляет на указанный e-mail официальную выписку из ЭТК, заверенную усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) СФР․

Важно: Работодатель получает документ напрямую из государственной системы, что гарантирует его подлинность․ Отказаться от приема такого документа нельзя․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: А если сотрудник уже имеет бумажную трудовую книжку?

Ответ: Если у сотрудника есть действующая бумажная трудовая книжка с записями, он может:

• Продолжать вести ее параллельно с электронной (но это неудобно)․
• Подать заявление о переходе на ЭТК․ Тогда все последующие записи будут только электронными․ Бумажную книжку можно хранить у себя как архивный экземпляр․

Вопрос: Что, если сотрудник не хочет ЭТК и не подает заявление?

Ответ: С 2024 года для впервые устраивающихся на работу отказ от ЭТК невозможен․ Работодатель обязан вести электронную книжку․ Бумажный бланк выдается только по инициативе работника (письменное заявление)․

Вопрос: Где и как я, как работодатель, могу посмотреть ЭТК сотрудника?

Ответ: Работодатель не имеет прямого доступа к личному кабинету сотрудника на Госуслугах․ Вы видите только те данные, которые сами внесли через форму СЗВ-ТД․ Полную историю (включая записи от предыдущих работодателей) может видеть только сам гражданин в своем ЛК․

Вопрос: Нужно ли хранить какие-то документы по ЭТК в личном деле?

Ответ: Да․ В личное дело сотрудника необходимо поместить:

• Копию его заявления о ведении трудовой книжки в электронном/бумажном виде (если оно было)․
• Копию приказа о приеме на работу с отметкой о виде книжки․
• Подтверждение о подаче формы СЗВ-ТД в СФР (квитанция из вашей системы ЭДО)․

Открытие электронной трудовой книжки новому сотруднику в 2026 году — это стандартная и автоматизированная процедура, интегрированная в процесс кадрового оформления; Ключевое действие работодателя — своевременная и корректная подача формы СЗВ-ТД в СФР․ После этого ЭТК считается открытой, а вся дальнейшая работа с ней (просмотр, получение выписок) осуществляется самим сотрудником через портал Госуслуг․

Главный совет: Настройте интеграцию вашей учетной системы (1С, Контур, СБИС и т․д․) с СФР для автоматической отправки СЗВ-ТД․ Это минимизирует ошибки и обеспечит соблюдение законодательства․

Информация в статье актуальна на май 2026 года и основана на действующем законодательстве РФ (Трудовой кодекс, Постановление Правительства № 906н)․ Перед применением рекомендуется проверять актуальность норм на официальных ресурсах․