С 1 января 2026 года в России завершён переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Теперь любой работодатель может получить доступ к сведениям о трудовом стаже сотрудника в цифровом виде. В статье подробно рассматриваются:

• Кто имеет право просматривать ЭТК;
• Какие сервисы предоставляют доступ работодателю;
• Пошаговая инструкция по получению сведений;
• Требования к документам и техническим средствам;
• Типичные ошибки и способы их устранения.

Правовые основы доступа работодателя к ЭТК

Согласно Федеральному закону № 273‑ФЗ «Об электронных трудовых книжках» и приказу Минтруда России от  № П‑34/2020‚ работодатель имеет право запросить сведения из ЭТК только в следующих случаях:

1. При приёме работника на работу (для подтверждения стажа и квалификации).
2. При переводе‚ перемещении или увольнении сотрудника.
3. Для предоставления данных в органы социального обеспечения (ПФР‚ ФСС и др.).
4. По согласованию с работником в иных ситуациях (например‚ при проверке квалификации).

Для доступа к ЭТК работодатель обязан получить согласие работника в электронном виде (через портал Госуслуг или подписав согласие в личном кабинете работодателя).

Основные сервисы‚ где можно посмотреть сведения ЭТК

2.1 Портал «Госуслуги» (Личный кабинет работодателя)

Самый популярный и официально признанный способ. На портале реализована функция «Электронная трудовая книжка»‚ где можно:

• Просмотреть полную историю трудовых записей сотрудника;
• Скачать выписку в формате PDF;
• Отправить запрос на внесение новых записей.

2.2 Система «Электронная трудовая книжка» (ЭТК) – отдельный сервис Фонда социального страхования

Доступ к системе предоставляется через портал ФСС. Требуется:

• Регистрация юридического лица в системе;
• Получение сертификата электронной подписи (КЭП) для авторизации;
• Ввод ИНН организации и ИНН/СНИЛС работника.

2.3 Единый портал государственных услуг (ЕПГУ)

Для небольших предприятий‚ не имеющих собственного ИТ‑отдела‚ удобнее использовать ЕПГУ‚ где в разделе «Трудовые отношения» находится пункт «Сведения из электронной трудовой книжки».

2.4 Система «Личный кабинет работодателя» в «Трудовой книжке России» (мобильное приложение)

Для быстрого доступа в полевых условиях можно установить мобильное приложение «Трудовая книжка России». Через него можно:

• Сканировать QR‑код работника;
• Получать актуальные данные о стаже в реальном времени;
• Отправлять запросы на корректировку записей.

Пошаговая инструкция: как работодателю посмотреть сведения ЭТК

Шаг 1. Подготовка документов

Для начала необходимо собрать:

• Свидетельство о регистрации юридического лица (ОГРН‚ ИНН);
• Электронную подпись (КЭП) или логин/пароль от личного кабинета на Госуслугах;
• Согласие работника (можно оформить в виде электронного документа через сервис «Электронное согласие»).

Шаг 2. Регистрация в выбранном сервисе

Пример для Госуслуг:

1. Войдите в личный кабинет под юридическим лицом.
2. Перейдите в раздел «Трудовые отношения → Электронная трудовая книжка».
3. Нажмите кнопку «Добавить сотрудника» и введите СНИЛС (или ИНН) работника.
4. Загрузите согласие работника (PDF‚ DOCX) и подтвердите действие.

Шаг 3. Получение сведений

После подтверждения согласия система автоматически отобразит:

• Дата начала и окончания каждой записи;
• Наименование организации‑работодателя;
• Должность‚ код ОКДП (Общероссийский классификатор должностей);
• Сведения о начислениях‚ отпусках‚ командировках.

Для выгрузки отчёта нажмите «Скачать выписку» – документ будет сформирован в формате PDF и/или XML.

Шаг 4. Оформление подтверждающих документов

Если сведения требуются для официальных целей (например‚ при оформлении кредита)‚ рекомендуется:

1. Сохранить PDF‑выписку в архиве;
2. Подписать её КЭП (это придаст документу юридическую силу);
3. Прикрепить к заявлению в соответствующий орган.

Технические требования и безопасность

• Браузер: последняя версия Chrome‚ Firefox‚ Edge или Safari.
• Скорость интернета: минимум 2 Мбит/с (для загрузки больших выписок рекомендуется 5 Мбит/с).
• Защита данных: использовать только официальные домены (gov.ru‚ fss.ru). Не передавать логины/пароли третьим лицам.
• Хранение КЭП: хранить сертификат в USB‑токене или в защищённом облачном хранилище с двухфакторной аутентификацией.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

5.1 Можно ли посмотреть сведения ЭТК без согласия работника?

Нет. Закон строго ограничивает доступ к персональным данным. Исключения допускаются только в рамках судебных решений или проверок государственных органов.

5.2 Что делать‚ если в ЭТК отсутствует запись о предыдущем месте работы?

Работнику следует обратится в отдел кадров прежнего работодателя с просьбой отправить недостающие данные в Фонд социального страхования. После их обработки запись появится в системе (обычно в течение 5‑10 рабочих дней).

5.3 Как проверить‚ что работодатель действительно передал сведения в ПФР?

В личном кабинете на портале «Госуслуги» в разделе «Мои документы → Трудовая книжка» есть поле «Статус передачи». Если статус «Передано»‚ значит данные уже находятся в ПФР.

5.4 Можно ли редактировать уже внесённые записи?

Редактировать записи может только работодатель‚ который их вносил‚ и только в случае обнаружения ошибки. Для исправления необходимо подать запрос «Корректировка записи» с указанием причины и приложить подтверждающие документы.

Возможные проблемы и способы их решения

Электронная трудовая книжка существенно упростила процесс получения и проверки сведений о трудовом стаже. Для работодателя ключевыми моментами являются:

• Получение письменного согласия работника;
• Регистрация в официальных государственных сервисах (Госуслуги‚ ФСС‚ ЕПГУ);
• Использование квалифицированной электронной подписи для подтверждения запросов;
• Контроль статуса передачи данных и своевременное исправление ошибок.

Следуя описанным шагам‚ любой работодатель сможет быстро и безопасно получить доступ к электронным записям‚ что повышает прозрачность трудовых отношений и снижает риск потери важной информации.

Дата публикации: