С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что с этой даты трудовой стаж будет учитываться только на основе электронных сведений, хранящихся в единой государственной системе. Работодатель обязан вести кадровый документооборот в соответствии с новыми правилами. Данная статья объясняет, как работодателю создать и вести электронную трудовую книжку на сотрудника.
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?
Электронная трудовая книжка — это официальный документ в виде записи в единой цифровой базе, которая ведётся Социальным фондом России (СФР). В ней хранятся все сведения о трудовой деятельности гражданина:
- Личные данные (ФИО, СНИЛС, дата рождения).
- Сведения о каждом месте работы: наименование работодателя, должность, период работы.
- Основания прекращения трудового договора.
- Сведения о награждениях и поощрениях.
Важно: ЭТК имеет такую же юридическую силу, что и бумажная трудовая книжка. С 2026 года бумажный вариант выдаётся только по заявлению работника, если у него уже есть записи в бумажном варианте, но основной учёт ведётся в электронном виде.
Правовая основа
Переход на ЭТК регулируется:
- Федеральным законом № 400-ФЗ «О страховых пенсиях» (в части ведения индивидуального лицевого счёта).
- Постановлением Правительства РФ № 1064 (утверждает порядок ведения ЭТК).
- Приказом Минтруда России № 722н (утверждает формы сведений).
Пошаговая инструкция для работодателя
Шаг 1: Регистрация в системе СФР
Для работы с ЭТК работодатель должен быть зарегистрирован в Системе электронного документооборота СФР (СЭД СФР).
- Если организация уже отчитывается в СФР (например, передаёт сведения о страховых взносах), доступ, как правило, уже есть.
- Если нет, необходимо заключить договор об оказании услуг СФР и получить квалифицированный сертификат для электронной подписи (ЭП).
Шаг 2: Получение согласия работника
Переход на ЭТК происходит только с письменного согласия работника. Работодатель обязан:
- Разъяснить работнику его права в связи с ведением ЭТК.
- Получить от него заявление о ведении ЭТК (утверждённая форма).
- При отсутствии согласия работника работодатель продолжает вести бумажную трудовую книжку (до окончания переходного периода).
Шаг 3: Внесение сведений о приёме на работу
При оформлении нового сотрудника (или при первом переводе действующего сотрудника на ЭТК) работодатель формирует и направляет в СФР сведения о трудовой деятельности (СТД).
Ключевые данные для внесения:
- ФИО, СНИЛС, дата рождения сотрудника.
- Дата и номер приказа (распоряжения) о приёме.
- Должность, подразделение, условия труда.
- Основание для приёма (трудовой договор).
Эти сведения передаются в СФР в электронном виде через СЭД, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) работодателя.
Шаг 4: Внесение сведений об увольнении или изменении условий труда
При любом изменении трудовых отношений (увольнение, перевод, изменение должности, условий труда, награждение) работодатель обязан в течение 3 рабочих дней направить в СФР соответствующее СТД.
Например, при увольнении указывается:
- Дата и номер приказа об увольнении.
- Статья (пункт) Трудового кодекса РФ, на основании которой прекращён договор.
- Дата последнего рабочего дня.
Шаг 5: Проверка и контроль
Работодатель должен:
- Регулярно проверять, что все сведения о сотрудниках корректно отражены в личных кабинетах в СЭД СФР.
- При необходимости вносить изменения (например, исправлять опечатки в приказах).
- Хранить у себя все кадровые документы (приказы, заявления, трудовые договоры) в электронном или бумажном виде в течение установленного срока (не менее 75 лет для документов, связанных с пенсионным обеспечением).
Нюансы и важные моменты
Добровольность перехода
Перевод действующих сотрудников на ЭТК происходит только с их согласия. Принуждать нельзя. Но с 2026 года при трудоустройстве нового сотрудника работодатель обязан оформить ему ЭТК, если тот не предоставит бумажную книжку.
Ответственность работодателя
За неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей по ведению ЭТК (непредставление, несвоевременное представление или представление недостоверных сведений) работодатель несёт административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штрафы для должностных лиц и юридических лиц).
Доступ сотрудника к своей ЭТК
Каждый гражданин может в любой момент:
- Просмотреть свою ЭТК через личный кабинет на портале Госуслуг или на сайте СФР.
- Получить выписку из ЭТК (официальный документ с печатью СФР).
- При необходимости оформить бумажный дубликат (на основании выписки) через МФЦ.
Перенос данных из бумажной книжки
Если у сотрудника уже есть записи в бумажной трудовой книжке, работодатель при первом оформлении ЭТК обязан внести в неё все сведения из бумажного документа. Для этого необходимо иметь на руках саму бумажную книжку или её заверенные копии.
Создание и ведение электронной трудовой книжки для работодателя — это не сложная, но ответственная процедура, требующая:
- Технической готовности (доступ к СЭД СФР, ЭП).
- Юридической грамотности (получение согласия, правильное заполнение СТД).
- Строгого соблюдения сроков (3 дня на внесение изменений).
Главное — понимать, что с 2026 года электронный формат становится единственным официальным. Начав работу с ЭТК сейчас, работодатель не только исполняет закон, но и упрощает кадровый учёт, снижая риски потери документов и ошибок при формировании пенсионных выплат для сотрудников.
Примечание: Информация в статье актуальна на дату 22 мая 2026 года. Для получения наиболее точных и индивидуальных консультаций рекомендуется обращаться в территориальные органы Социального фонда России или к юристам, специализирующимся на трудовом праве.