Согласно ст. 62 ТК РФ работник имеет право потребовать у работодателя копию своей трудовой книжки (или сведения из неё) в любой момент трудовой деятельности. Ниже представлен подробный алгоритм действий работодателя, а также готовые образцы заявления сотрудника и оформленной копии трудовой книжки.
Правовые основания
- Статья 62 ТК РФ – право работника на получение копии трудовой книжки.
- Статья 65 ТК РФ – обязанность работодателя вести и хранить трудовую книжку.
- Постановление Правительства РФ от № 225 – порядок ведения трудовых книжек и выдачи их копий.
Пошаговая инструкция для работодателя
- Получение заявления – сотрудник подаёт письменное заявление о выдаче копии трудовой книжки (можно в свободной форме, но желательно использовать утверждённый образец).
- Проверка заявления – убедиться, что в заявлении указаны ФИО сотрудника, дата подачи, подпись и, при необходимости, причина запроса (например, устройство на новую работу).
- Подготовка копии – сделать точную photocopy или скан всех страниц трудовой книжки, включая ьный лист и записи о работе. При необходимости заверить копию подписью уполномоченного лица и печатью организации.
- Оформление сопроводительного письма (по желанию) – краткое письмо, подтверждающее, что выданная копия соответствует оригиналу.
- Выдача документа – передать копию сотруднику под расписку в журнале учёта выдачи трудовых книжек или в отдельном листе расписки.
- Хранение оригинала – оригинал трудовой книжки остаётся у работодателя до момента увольнения сотрудника.
Образец заявления сотрудника о выдаче копии трудовой книжки
Заявление
Я, Фамилия Имя Отчество, работающий(ая) в должности [указать должность] в отделе [название отдела], прошу выдать мне копию моей трудовой книжки для [указать цель: например, устройства на новую работу, получения кредита и т.д.].
Подпись: _____________________
Образец оформленной копии трудовой книжки
Ниже представлен пример того, как должна выглядеть заверенная копия. Все данные должны быть полностью идентичны оригиналу.
ьный лист
ТРУДОВАЯ КНИЖКА
Серия: ___ № ___
Выдана: _______________________
ФИО владельца: _______________________
Дата рождения: __.__.____
Образование: _______________________
profession: _______________________
Сведения о работе
Запись № 1
Дата приёма: __.__.____
Наименование организации: _______________________
Должность: _______________________
Основание приказа: № ___ от __.__.____
Дата увольнения: __.__.____ (если есть)
Основание увольнения: № ___ от __.__.____
… (дальнейшие записи оформляются аналогично) …
Заверение копии
Я, ФИО ответственного лица, должность [указать должность], подтверждаю, что данная копия полностью соответствует оригиналу трудовой книжки сотрудника ФИО сотрудника.
Подпись: _____________________
М.П. (печать организации)
Что важно помнить при выдаче копии
- Копия должна быть полной и точной – без пропусков страниц или записей.
- Желательно заверять копию подписью уполномоченного лица и печатью организации, особенно если копия понадобится для официальных целей (устройство на работу, получение пособий и т.д.).
- Срок выдачи не регламентирован законом, но рекомендуется выполнить запрос в течение 3 рабочих дней после получения заявления.
- Сохраняйте журнал учёта выдачи копий (или электронный учёт) – это поможет избежать споров и подтвердить факт выполнения обязанности.
- Если сотрудник уволен, копия трудовой книжки выдаётся вместе с расчётом и другими документами в день увольнения.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли выдать копию в электронном виде? Да, если сотрудник согласен и у организации есть возможность обеспечить защиту конфиденциальных данных (например, подписанная электронная копия с ЭЦП).
- Нужно ли получать согласие сотрудника на обработку его персональных данных при выдаче копии? Нет, выдача копии трудовой книжки является исполнением законного требования сотрудника и не требует отдельного согласия на обработку данных.
- Что делать, если трудовая книжка утеряна? В этом случае работодатель выдаёт справку о периодах работы, основанную на внутренних документах (приказы, табели, личные дела).
Статья актуальна на дату 22 мая 2026 года. Для уточнения конкретных норм рекомендуется обращаться к действующему Трудовому кодексу РФ и локальным нормативным актам организации.