Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это современный способ ведения учета трудовой деятельности, который становится все более популярным в России. Вместо бумажной трудовой книжки, сведения о вашем трудовом стаже хранятся в электронном виде в программе 1С:ЗУП. Хотя формально распечатать ЭТК как отдельный документ нельзя, можно сформировать и распечатать необходимые сведения о трудовой деятельности, которые могут использоваться для предоставления работодателю или в других случаях. В этой статье мы подробно рассмотрим, как это сделать.
Что такое электронная трудовая книжка и зачем она нужна?
Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки. Она ведется в программе 1С:ЗУП и содержит информацию о вашем трудовом стаже, периодах работы, должностях и других важных сведениях. Переход на ЭТК имеет ряд преимуществ:
- Удобство: Легкий доступ к информации о трудовой деятельности в любое время и в любом месте.
- Безопасность: Электронные данные защищены от физического повреждения и утери.
- Экологичность: Сокращение использования бумаги.
- Оперативность: Быстрое формирование и предоставление необходимых сведений.
Как сформировать сведения о трудовой деятельности для печати в 1С:ЗУП
Хотя вы не можете распечатать «ЭТК» как отдельный документ, вы можете сформировать отчет «Сведения о трудовой деятельности» (ЕФС-1), который содержит всю необходимую информацию. Вот пошаговая инструкция:
Откройте 1С:ЗУП. Убедитесь, что у вас есть доступ к программе с необходимыми правами.
Перейдите в раздел «Кадры» -> «Электронные трудовые книжки» -> «Создать». В некоторых версиях программы этот раздел может называться «Сведения о трудовой деятельности».
Выберите сотрудника. В открывшемся окне выберите сотрудника, для которого нужно сформировать сведения.
Заполните необходимые поля. В форме отчета автоматически заполняются данные о трудовой деятельности сотрудника. Проверьте правильность введенных данных. Если необходимо, внесите корректировки.
Нажмите кнопку «Заявление». Эта кнопка позволит вам сформировать заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности. В заявлении укажите, что вам нужны сведения в электронном виде.
Распечатайте заявление. В открывшемся окне распечатайте заявление. Это необходимо для подтверждения вашего запроса на предоставление сведений.
Сформируйте отчет «Сведения о трудовой деятельности» (ЕФС-1). После заполнения и сохранения заявления, вы можете сформировать отчет «Сведения о трудовой деятельности» (ЕФС-1). Для этого в меню отчета выберите «Печать» или «Сохранить как…» и выберите формат PDF.
Распечатайте отчет. Откройте сформированный отчет в программе для работы с PDF-файлами (например, Adobe Acrobat Reader) и распечатайте его.
Что можно распечатать из 1С:ЗУП?
Из 1С:ЗУП можно распечатать следующие документы, связанные с трудовой книжкой:
- Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности. Необходимо для запроса сведений о трудовой деятельности.
- Отчет «Сведения о трудовой деятельности» (ЕФС-1). Содержит подробную информацию о трудовой деятельности сотрудника.
- Справка СТД-Р. Справка о сведениях о трудовой деятельности, формируемая в облачной версии 1С:ЗУП. (доступно не во всех версиях).
Важные моменты
- Правовая основа: Сведения о трудовой деятельности, содержащиеся в электронной трудовой книжке, имеют такую же юридическую силу, как и сведения, содержащиеся в бумажной трудовой книжке, в соответствии с Трудовым кодексом РФ.
- Предоставление сведений: Работодатель обязан предоставить сотруднику сведения о его трудовой деятельности в электронном виде по запросу.
- Хранение сведений: Сведения о трудовой деятельности хранятся в электронном виде в программе 1С:ЗУП и в течение всего срока трудовой деятельности сотрудника.
- Версии 1С:ЗУП: Инструкции могут незначительно отличаться в зависимости от версии 1С:ЗУП, которую вы используете.
Переход на электронную трудовую книжку – это современный и удобный способ ведения учета трудовой деятельности. Хотя вы не можете распечатать «ЭТК» как отдельный документ, вы можете сформировать и распечатать необходимые сведения о трудовой деятельности, которые могут использоваться для различных целей. Следуйте инструкциям, приведенным в этой статье, и вы сможете легко получить необходимые сведения о своем трудовом стаже.