С 2021 года в России специалисты по кадрам обязаны вести электронные трудовые книжки (ЭТК). Тем не менее‚ в ряде ситуаций (например‚ при оформлении кредита‚ получении визы или при переходе к другому работодателю) может потребоваться бумажный вариант. Ниже подробно описано‚ как получить и распечатать ЭТК из системы СБИС.
Содержание статьи
- Что такое электронная трудовая книжка
- Почему может понадобиться печать ЭТК
- Пошаговая инструкция: как распечатать ЭТК из СБИС
- Возможные проблемы и их решение
Что такое электронная трудовая книжка
Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог традиционной бумажной книжки‚ хранящийся в единой государственной информационной системе ЕГИСЗ (Единая государственная информационная система о застрахованных лицах). Работодатель вносит сведения о приёме‚ переводе‚ увольнении и других кадровых событиях напрямую в эту систему‚ а сотрудник может просматривать свою историю через личный кабинет на портале Госуслуги или через специализированные сервисы‚ такие как СБИС.
Почему может понадобиться печать ЭТК
- Требование банка или иного финансового учреждения при оформлении кредита/ипотеки;
- Получение визы‚ разрешения на работу за границей;
- Переход к новому работодателю‚ который запрашивает бумажную копию для внутреннего архива;
- Личное хранение документа в случае отсутствия доступа к интернету;
- Подтверждение трудового стажа при обращении в пенсионный фонд.
Пошаговая инструкция: как распечатать ЭТК из СБИС
Шаг 1. Войдите в личный кабинет СБИС
Откройте браузер и перейдите на официальный сайт СБИС (https://sbis.ru). Введите свой логин и пароль (обычно это корпоративный доступ‚ выданный бухгалтерией или отделом кадров). Если вы используете двухфакторную аутентификацию‚ подтвердите вход через SMS или приложение.
Шаг 2. Перейдите в раздел «Электронная трудовая книжка»
После авторизации в верхнем меню найдите пункт «Кадровик» или «HR». В выпадающем списке выберите «Электронная трудовая книжка». Откроется список всех сотрудников‚ за которыми вы отвечаете (или ваша собственная книжка‚ если вы входите как сотрудник).
Шаг 3. Найдите нужную запись
Если вы хотите распечатать свою книжку‚ введите своё ФИО в поле поиска или найдите себя в списке. Нажмите на фамилию – откроется карточка ЭТК.
Шаг 4. Проверьте актуальность данных
Убедитесь‚ что все записи (приём на работу‚ переводы‚ увольнения‚ награды и т.д.) отображаются корректно. При обнаружении ошибок обратитесь к своему HR‑специалисту для внесения исправлений в ЕГИСЗ.
Шаг 5. Экспортируйте книжку в PDF
В карточке ЭТК найдите кнопку «Экспорт» или «Скачать» (обычно расположена в правом верхнем углу). Выберите формат PDF. На некоторых версиях интерфейса может быть опция «Скачать печатную форму» – она также формирует PDF‑файл‚ оптимизированный для печати.
Шаг 6. Сохраните файл и отправьте на печать
После загрузки PDF‑файла откройте его в любом просмотрщике (Adobe Reader‚ Foxit‚ встроенный просмотрщик браузера). Проверьте ориентацию страниц (обычно альбомная) и наличие всех страниц. Затем:
- Нажмите Ctrl+P (или выберите «Печать» в меню);
- Выберите принтер;
- Установите нужные параметры (качество‚ количество копий‚ двусторонняя печать при необходимости);
- Нажмите Печать.
Шаг 7. Получите готовый документ
Проверьте распечатанные листы на соответствие оригиналу (отсутствие размытого текста‚ полное отображение всех полей). При необходимости сложите листы в порядке хронологии и скрепите скрепкой или поместите в папку.
Возможные проблемы и их решение
Проблема 1. Не вижу кнопку «Экспорт»
Это может происходить‚ если у вас недостаточно прав. Обратитесь к администратору СБИС в вашей компании и запросите роль «Кадровик» или «Просмотр ЭТК».
Проблема 2. В PDF отсутствуют некоторые записи
Убедитесь‚ что вы выбрали опцию «Экспорт всей истории». Иногда по умолчанию экспортируется только текущий текущий период. В настройках экспорта установите галочку «Включить все периоды».
Проблема 3. При печати текст обрезается
Проверьте настройки страницы в диалоговом окне печати: выберите размер бумаги А4‚ ориентацию «Альбомная» (если документ альбомный) и отключите опцию «Масштабировать под страницу» – лучше установить масштаб 100 %.
Проблема 4. Система СБИС выдаёт ошибку доступа к ЕГИСЗ
Это может быть связано с временными техническими работами на портале ЕГИСЗ. Подождите 10‑15 минут и повторите попытку. Если проблема сохраняется‚ сообщите в службу поддержки СБИС (тел. 8‑800‑200‑08‑00) или в ваш IT‑отдел.
Печать электронной трудовой книжки из СБИС – процесс несложный‚ если знать‚ где найти нужные функции и как правильно экспортировать данные. Следуя представленной пошаговой инструкции‚ вы сможете быстро получить бумажный вариант ЭТК для любых официальных целей. Главное – вовремя проверять актуальность сведений в системе и при возникновении трудностей обращаться к ответственным сотрудникам или в службу поддержки.
Удачной работы и лёгкого оформления документов!