С 2021 года в России введён порядок ведения электронных трудовых книжек (ЭТК). Многие организации уже используют 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) или 1С:Бухгалтерию предприятия для автоматизации кадрового учёта. Иногда возникает необходимость распечатать электронную трудовую книжку (или её выписку) – например, для предоставления в органы контроля, в суде или просто для сотрудника.

В этой статье подробно рассмотрим:

• Какие документы необходимо подготовить в 1С;
• Как настроить программу для работы с ЭТК;
• Пошаговую инструкцию по формированию и печати электронного трудового листа;
• Типичные ошибки и способы их устранения.

Законодательные основы

Согласно Трудовому кодексу РФ и постановлению Правительства № 1000 от  г., сведения о трудовой деятельности могут вестись в электронном виде. При этом:

1. Электронная трудовая книжка имеет ту же юридическую силу, что и бумажный документ.
2. Работодатель обязан вести её в системе, совместимой с Госуслугами, либо в собственной информационной системе (например, 1С).
3. Сотруднику предоставляется возможность получить выписку в печатной форме (СТД‑Р) по его запросу.

Эти требования полностью реализованы в последних версиях 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерия предприятия.

Что нужно подготовить перед печатью

• Настройки организации – в справочнике Организация → Учетная политика заполните раздел «Ответственные лица». Поля «Руководитель» и «Должность» подставляются автоматически.
• Классификатор трудовых функций – в справочнике Должности укажите соответствующую трудовую функцию (это требуется для корректного формирования ЭТК).
• Шаблоны печатных форм – в 1С:ЗУП обычно используется форма СТД‑Р. При необходимости её можно доработать в конфигураторе.
• Сведения о сотруднике – проверьте, что все кадровые события (приёмы, переводы, увольнения, командировки) внесены в журнал Кадры → Сведения о трудовой деятельности.

Как создать заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде

Для каждой новой записи в ЭТК необходимо оформить Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности. В 1С это делается так:

1. Откройте меню Кадры → Электронные трудовые книжки → Заявления.
2. Нажмите кнопку Создать (или Создать заявление).
3. В открывшейся форме заполните обязательные реквизиты:
   • Сотрудник – выбираете из справочника Сотрудники.
   • Вид заявления – выбираете Сведения о трудовой деятельности в электронной форме (можно также выбрать «Бумажная трудовая книжка», если ведёте оба вида).
   • Дата заявления – обычно текущая дата.
   • Руководитель и Должность заполняются автоматически из настроек организации.
4. Сохраните документ.

После сохранения в журнале появится запись, которую можно будет распечатать.

Печать электронной трудовой книжки (выписка СТД‑Р)

4.1 В 1С:ЗУП (версии 8.x и выше)

1. Перейдите в Кадры → Электронные трудовые книжки → Заявления и найдите нужное заявление.
2. Выделите строку с заявлением и нажмите кнопку Печать (иногда обозначена иконкой принтера).
3. В открывшемся окне выберите форму СТД‑Р. При необходимости можно изменить параметры печати (количество копий, масштаб).
4. Нажмите ОК – система сформирует PDF‑документ, который можно сохранить, отправить по электронной почте или распечатать на принтере.

4.2 В 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0

1. Откройте раздел Зарплата и кадры → Электронные трудовые книжки.
2. Выберите пункт Сведения СЗВ‑ТД (это тот же журнал, где хранятся данные ЭТК).
3. Найдите нужный документ и нажмите кнопку Печать → Выписка СТД‑Р.
4. В диалоговом окне укажите путь сохранения PDF‑файла и нажмите Сохранить. После этого откройте файл в любой программе‑просмотрщике и распечатайте.

4.3 Печать из облачной версии 1С:ЗУП

Если ваша организация использует облачную конфигурацию (1С:ЗУП в облаке), процесс аналогичен десктопному, но все действия выполняются в веб‑интерфейсе:

• Войдите в систему через браузер.
• Перейдите в Кадры → Электронные трудовые книжки → Заявления.
• Нажмите Печать → выберите форму СТД‑Р.
• Скачайте готовый PDF‑файл и распечатайте локально.

Часто встречающиеся проблемы и их решения

Полезные рекомендации

• Автоматизируйте процесс. В 1С можно настроить регламентную задачу, которая будет автоматически формировать и сохранять выписку СТД‑Р при каждом кадровом событии.
• Храните PDF‑версии. Для аудита удобно сохранять копии выписок в отдельном разделе документооборота.
• Подпись электронного документа. При необходимости подпишите PDF с помощью квалифицированного сертификата – это придаст документу юридическую силу в электронном виде.
• Тестируйте печать. Перед массовым использованием распечатайте один документ, проверьте корректность отображения реквизитов (ФИО, Дата рождения, Дата начала работы, коды ОКВЭД и т.д.).

Распечатка электронной трудовой книжки из 1С – достаточно простой процесс, если система правильно настроена и все кадровые события внесены своевременно. Следуя пошаговой инструкции, вы сможете быстро сформировать официальную выписку СТД‑Р, предоставить её сотруднику или контролирующим органам, а также сохранить электронную копию в архиве.

Помните, что электронная трудовая книжка – это не только удобный инструмент учёта, но и обязательный элемент современной кадровой практики. Регулярно проверяйте актуальность настроек и обновляйте конфигурацию 1С, чтобы избежать ошибок и обеспечить полное соответствие законодательству.

Дата актуализации статьи: