В России с 2020 г. введена электронная трудовая книжка (ЭЛК), которая заменяет бумажный документ и хранится в системе Министерства труда и соцзащиты. Для работодателя и работника это удобно, но при расчёте больничного пособия важно правильно определить страховой стаж. Ниже — подробное руководство, как это сделать.

Что такое электронная трудовая книжка?

ЭЛК – это электронный документ, содержащий сведения о трудовой деятельности работника: даты начала и окончания трудовых договоров, сведения о должности, начислениях и т.д. Он хранится в Едином реестре трудовой книжки (ЕРТК) и доступен через портал «Электронная трудовая книжка».

• Содержит те же сведения, что и бумажная трудовая книжка.
• Обновляется работодателем в реальном времени.
• Подтверждает стаж по трудовому договору.

Какие документы должен предоставить работник при приёме на работу?

При приёме на работу работник, имеющий ЭЛК, обязан предоставить:

1. Свидетельство о регистрации в системе ЭЛК (печатная копия или скриншот).
2. Письменное подтверждение от предыдущего работодателя (если работник переходил с другого места работы) – справка о стаже.
3. Согласие на обработку персональных данных (если требуется).

Если работник ранее не имел трудовой книжки, ему выдаётся бумажная, а после регистрации в системе ЭЛК – электронная.

Как считается страховой стаж для расчёта больничного?

Страховой стаж – это суммарный период трудовой деятельности, подтверждённый трудовой книжкой (бумажной или электронной). Он используется для расчёта размера больничного пособия.

3.1 Период до 31 декабря 2019 г.

Для подтверждения стажа за этот период допускаются:

• Трудовая книжка (бумажная).
• Справки, выдаваемые работодателем.
• Выписки из приказов, лицевые счета и ведомости по зарплате.
• Сведения, сформированные работодателем в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ.

Если работник переходил на ЭЛК после 2020 г., для подтверждения стажа до 2019 г. можно использовать бумажную трудовую книжку и справки с предыдущего места работы.

3.2 Период с 1 января 2020 г. по настоящее время

Для этого периода стаж подтверждается:

• Электронной трудовой книжкой (периоды работы, указанные в ЕРТК).
• Сведениями о трудовой деятельности, сформированными работодателем в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ.
• Если работник переходил с бумажной трудовой книжки, можно использовать копию бумажной записи.

3.3 Суммирование стажа

Для расчёта больничного суммируются все периоды работы, включая:

• Периоды, подтверждённые бумажной трудовой книжкой.
• Периоды, подтверждённые ЭЛК.
• Периоды, подтверждённые справками и ведомостями.

Суммарный стаж в днях (или месяцах) используется в формуле расчёта больничного пособия.

Как подтвердить стаж при наличии ЭЛК?

Для подтверждения стажа в системе ЭЛК можно использовать следующие источники:

1. Сводный отчёт о стаже – доступен в личном кабинете работника на портале «Электронная трудовая книжка».
2. Справка о стаже – можно запросить через портал ПФР (Пенсионный фонд РФ) или через портал Минтруда.
3. Сведения из ЕРТК – работодатели могут экспортировать данные о стаже в формате CSV/Excel.
4. Справка от предыдущего работодателя – если работник переходил с бумажной трудовой книжки.

Важно, чтобы в каждом документе были указаны даты начала и окончания трудового договора, а также сведения о начислениях, подтверждающие факт работы.

Практические рекомендации работодателю

• Регулярно обновляйте данные в системе ЭЛК. Ошибки в датах могут привести к недоплате больничного.
• Проверьте наличие всех периодов работы в ЕРТК. Если какой‑то период отсутствует, уточните у сотрудника.
• Сохраняйте копии бумажных справок. Они пригодятся при проверке стажа до 2019 г.
• Используйте 1С или другую бухгалтерскую программу. В большинстве систем есть модуль «Электронная трудовая книжка», который автоматически подтягивает данные о стаже.
• Обучайте персонал. Понимание того, как работает ЭЛК, снижает риск ошибок.

Как работник может получить данные о стаже?

Работник может запросить:

1. Сводный отчёт о стаже – через портал «Электронная трудовая книжка».
2. Справку о стаже – через портал ПФР (первый шаг – регистрация в системе «ПФР»).
3. Справку от работодателя – если работник не видит нужных данных в системе.

Эти документы можно использовать при расчёте больничного, а также при переходе на новое место работы.

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли подтвердить стаж бумажной трудовой книжкой после перехода на ЭЛК? Да. Минтруд разрешил использовать бумажные справки до 2020 г. для подтверждения стажа.
• Что делать, если в ЭЛК отсутствует период работы? Уточните у сотрудника, возможно, он не был корректно введён. Внесите данные вручную в системе.
• Как рассчитывается больничное пособие? На первые 14 дней – 60 % от средней заработной платы, после 15 дней – 100 %. Размер пособия зависит от страхового стажа.
• Нужна ли справка о стаже для расчёта больничного? Да, она подтверждает наличие стажа и его продолжительность.
• Можно ли использовать справки из 1С? Да, если они соответствуют требованиям ТК РФ и содержат даты начала/окончания трудового договора.

Электронная трудовая книжка упрощает хранение и доступ к данным о стаже, но при расчёте больничного пособия необходимо учитывать как периоды до 2019 г., так и после 2020 г. Правильное подтверждение стажа – ключ к точному расчёту пособия и соблюдению законодательства. Следуйте рекомендациям, используйте официальные источники данных и регулярно обновляйте информацию в системе ЭЛК.