Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это современный способ ведения сведений о трудовой деятельности работников․ С 2020 года закон требует‚ чтобы все сведения о трудовой деятельности оформлялись в электронном виде․ Ниже – пошаговое руководство‚ которое поможет вам самостоятельно создать и вести ЭТК без обращения в сторонние организации․
Что такое электронная трудовая книжка
ЭТК – это цифровой документ‚ в котором фиксируются сведения о:
- месте и дате трудоустройства;
- должности и условии труда;
- периоде работы;
- окладах‚ премиях и других выплатах;
- сведениях о профсоюзных и иных организационных отношениях;
- окончании отношений с работодателем․
Все записи вносятся в единую электронную форму‚ доступную как работодателю‚ так и самому работнику через личный кабинет на портале Госуслуги или через сервисы ПФР и МФЦ․
Правовые основы
С 1 января 2020 года действует Федеральный закон № 439‑ФЗ «Об электронном документообороте в сфере труда»․ Он устанавливает:
- Обязательность ведения трудовых сведений в электронном виде․
- Форму и сроки предоставления отчётности․
- Порядок доступа к информации как работодателем‚ так и самим работникам․
Важно помнить‚ что переход на ЭТК возможен только с согласия сотрудника․ Без его согласия бумажная книжка остаётся обязательной․
Шаги по оформлению ЭТК
Подготовка аккаунта
Для начала необходимо зарегистрироваться на портале Госуслуги (или в системе 1С:Кабинет сотрудника‚ если ваш работодатель использует её)․ После входа в личный кабинет выберите раздел «Трудовая книжка» и нажмите кнопку «Создать новую ЭТК»․
Ввод исходных данных
Заполните форму следующими полями:
- ФИО работника;
- Дата рождения;
- Паспортные данные;
- Дата начала работы;
- Должность и подразделение;
- Условия труда (рабочее время‚ оклад‚ премируемость)․
Сохранение и подтверждение
После ввода данных система автоматически сформирует документ в формате PDF с электронной подписью․ Сохраните копию на своём компьютере и отправьте её работнику для подписи (электронная подпись работника может быть поставлена через сервис «ЭЦП на Госуслугах»)․
Ведение и обновление
При любом изменении условий труда (продвижение‚ изменение ставки‚ перевод в другое подразделение) необходимо вносить соответствующие изменения в ЭТК․ Обновлённый документ также подписывается обеими сторонами․
Инструменты и сервисы для самостоятельного оформления
Для работы с ЭТК можно использовать следующие бесплатные и платные решения:
- 1С:Кабинет сотрудника – интегрированное решение для малых и средних предприятий․
- Портал Госуслуги – прямой доступ к форме ЭТК и возможности заказать выписку․
- Сервис ПФР – автоматический импорт данных о страховых платежах․
- МФЦ – офлайн‑вариант получения бумажной копии при необходимости․
Как получить выписку из электронной трудовой книжки
Выписка из ЭТК может потребоваться для:
- Получения кредита или ипотеки;
- Подачи документов в пенсионный фонд;
- Подтверждения стажа при смене места работы․
Чтобы получить выписку‚ выполните следующие действия:
- Войдите в личный кабинет на Госуслуги;
- Перейдите в раздел «Трудовая книжка»;
- Выберите пункт «Заказать выписку»;
- Укажите период‚ за который требуется выписка;
- Подтвердите запрос электронной подписью;
- Скачайте готовый PDF‑документ․
Часто задаваемые вопросы
Можно ли вести ЭТК без привлечения бухгалтерии?
Да․ При наличии доступа к порталу Госуслуг и базовых навыков работы с электронными формами вы можете самостоятельно вводить и обновлять данные․
Что делать‚ если работник отказывается использовать электронную форму?
Перевод на ЭТК возможен только с его согласия․ Если согласие не получено‚ необходимо продолжать вести бумажную трудовую книжку․
Как обеспечить конфиденциальность данных?
Все записи защищены шифрованием на сервере Госуслуг․ Доступ к информации имеет только уполномоченный персонал организации и сам работник․
Нужно ли хранить бумажную копию ЭТК?
Хранить бумажную копию необязательно‚ однако рекомендуется сохранить её в архиве на случай технических сбоев или по требованию контролирующих органов․
Самостоятельное создание электронной трудовой книжки – процесс‚ требующий внимания к деталям и соблюдения законодательных требований․ При правильном подходе вы получаете:
- Сокращение бумажного документооборота;
- Удобный доступ к информации для работников и работодателя;
- Современный и прозрачный способ учёта трудового стажа․
Следуя описанным выше шагам‚ вы сможете без сложностей оформить ЭТК‚ вести её в актуальном состоянии и при необходимости быстро получить выписку через официальные порталы․