С 1 января 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) — новый формат учёта трудовой деятельности, который постепенно заменяет бумажные документы․ Однако переход на ЭТК является добровольным для каждого работника․ Многие граждане до сих пор не знают, как самостоятельно перевести свою трудовую книжку в электронный вид, не обращаясь к работодателю․ В этой статье мы подробно разберём, можно ли это сделать самостоятельно, какие шаги нужно предпринять, и какие документы и сервисы потребуются․
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка, это не отдельный цифровой файл, который вы скачиваете или получаете на флешку․ Это электронная запись о вашей трудовой деятельности, которая хранится в Информационной системе Пенсионного фонда РФ (ПФР)․ Все сведения о вашем трудоустройстве, переводах, увольнениях и наградах автоматически передаются работодателями в ПФР и доступны вам через личный кабинет на портале Госуслуги․
Важно понимать: электронная трудовая книжка не заменяет бумажную, она дополняет её․ Если вы подали заявление на переход, ваш работодатель обязан внести запись в вашу бумажную трудовую книжку, а затем вести учёт только в электронном виде․
Можно ли перевести трудовую книжку в электронный вид самостоятельно?
Да, можно! Несмотря на то, что многие считают, что только работодатель может инициировать переход на ЭТК, на самом деле вы сами можете инициировать этот процесс — без участия работодателя, если у вас есть доступ к личному кабинету на портале Госуслуги․
Однако есть важный нюанс: самостоятельное подключение к ЭТК через Госуслуги не отменяет обязанности работодателя внести соответствующую запись в вашу бумажную трудовую книжку․ То есть, если вы подали заявление через Госуслуги, но ваш работодатель не знает об этом, он продолжит вести бумажную книжку․ Поэтому оптимальный путь — сначала подать заявление через Госуслуги, а затем сообщить об этом работодателю․
Пошаговая инструкция: как перевести трудовую книжку в электронный вид самостоятельно
Шаг 1: Убедитесь, что у вас есть подтверждённая учётная запись на Госуслугах
Для доступа к информации о трудовой деятельности вам необходима подтверждённая учётная запись на портале Госуслуги․ Без неё вы не сможете воспользоваться сервисом ЭТК․
- Если у вас ещё нет аккаунта — зарегистрируйтесь на gosuslugi․ru․
- Пройдите верификацию: через банк, Почту России, МФЦ или с помощью кода из письма (если вы получали его при регистрации)․
- После подтверждения статуса вы увидите в личном кабинете раздел «Документы» и «Трудовая деятельность»․
Шаг 2: Проверьте, есть ли у вас уже электронная трудовая книжка
Зайдите в личный кабинет на Госуслугах → раздел «Документы» → «Трудовая деятельность»․
- Если вы видите надпись «Электронная трудовая книжка не оформлена» — значит, вы ещё не перешли на ЭТК․
- Если вы видите список мест работы, даты приёма и увольнения — значит, ЭТК уже существует, и вы уже в системе․
Шаг 3: Подайте заявление на переход на электронную трудовую книжку
На портале Госуслуги нет отдельной формы для подачи заявления о переходе на ЭТК․ Однако вы можете сформировать заявление в электронном виде через личный кабинет, и оно автоматически направляется в ПФР․
Как это сделать:
- Зайдите в личный кабинет на Госуслуги․
- Перейдите в раздел «Документы» → «Трудовая деятельность»․
- Найдите кнопку «Перейти на электронную трудовую книжку» (или аналогичную, например, «Оформить ЭТК»)․
- Прочитайте информацию о последствиях перехода — подтвердите своё согласие․
- Нажмите «Подать заявление»․
После этого заявление автоматически направляется в ПФР․ Вы получите уведомление о его принятии․ С этого момента ваша трудовая деятельность будет регистрироваться в электронном виде․
Шаг 4: Сообщите работодателю о переходе на ЭТК
Хотя вы подали заявление через Госуслуги, работодатель обязан внести запись в вашу бумажную трудовую книжку о переходе на электронный формат․ Без этого запись не будет юридически корректной․
Что нужно сделать:
- Напишите заявление на имя руководителя организации в свободной форме․ Пример:
Заявление
Прошу перевести мою трудовую книжку на электронный формат в соответствии со ст․ 66․1 Трудового кодекса РФ․
Подпись: __________
Ф․И․О․: __________
- Передайте заявление в отдел кадров или бухгалтерию․
- Попросите работодателя внести в вашу бумажную трудовую книжку запись: «Запись о трудовой деятельности ведётся в электронном виде на основании заявления работника от «___» __________ 20__ г․»․
- Запись должна быть заверена печатью организации и подписью ответственного лица (кадровика или директора)․
Важно! Работодатель не имеет права отказать вам в этом․ Согласно закону, он обязан внести запись в течение 5 рабочих дней с момента получения заявления․
Шаг 5: Получите выписку из электронной трудовой книжки
Если вам понадобится подтвердить трудовой стаж (например, при устройстве на новую работу или оформлении пенсии), вы можете:
- Скачать выписку из ЭТК через личный кабинет на Госуслугах — в разделе «Трудовая деятельность» нажмите «Получить выписку»․
- Получить выписку в бумажном виде в любом офисе ПФР или МФЦ․
- Предоставить работодателю выписку при приёме на работу — она имеет ту же юридическую силу, что и бумажная трудовая книжка․
Что будет с вашей бумажной трудовой книжкой после перехода?
После перехода на ЭТК ваша бумажная трудовая книжка остаётся у вас․ Она не аннулируется и не изымается․ В ней просто делается запись о переходе на электронный формат, и дальнейшие записи в неё не вносятся․
Это означает:
- Вы можете хранить бумажную книжку как исторический документ․
- Если вы уволитесь и устроитесь на новую работу, новый работодатель будет смотреть только на ЭТК — но может запросить выписку из неё․
- Если вы решите вернуться к бумажной книжке — вы можете подать новое заявление, и работодатель снова начнёт вести трудовую книжку в бумажном виде․
Преимущества электронной трудовой книжки
- Надёжность — данные хранятся в ПФР и не могут быть утеряны, повреждены или подделаны․
- Доступность — вы можете получить выписку в любое время через Госуслуги, даже если потеряли бумажную книжку․
- Удобство при трудоустройстве — новый работодатель получает полную историю трудовой деятельности за несколько минут․
- Автоматизация — нет риска ошибок при внесении записей, всё делается системой․
- Безопасность — защита персональных данных, доступ только по авторизации․
Что делать, если вы уже уволились и не работаете?
Если вы не трудоустроены, вы всё равно можете подать заявление на переход на ЭТК через Госуслуги․ Однако запись о переходе в бумажной книжке будет внесена только тогда, когда вы снова устроитесь на работу․ Пока вы безработный, ПФР будет собирать данные только о вашей предыдущей трудовой деятельности․
После трудоустройства новый работодатель получит уведомление от ПФР, и внесёт запись о переходе в вашу книжку․
Часто задаваемые вопросы
Можно ли отказаться от ЭТК и вернуться к бумажной книжке?
Да, можно․ Подайте новое заявление работодателю — он обязан возобновить ведение бумажной трудовой книжки․ ЭТК при этом не удаляется — она остаётся в архиве ПФР․
Нужно ли платить за перевод на ЭТК?
Нет․ Переход на электронную трудовую книжку — бесплатный процесс․ Ни работодатель, ни работник не платят за это․
Как проверить, что запись о переходе внесена в ПФР?
Зайдите на Госуслуги → «Трудовая деятельность» → проверьте статус․ Если там написано «Электронная трудовая книжка оформлена» — запись успешно передана․
Что будет, если работодатель не внесёт запись в бумажную книжку?
Он может быть оштрафован․ Согласно ст․ 5․27 КоАП РФ, за нарушение правил ведения трудовых книжек предусмотрены штрафы до 50 000 рублей для юридических лиц и до 5 000 рублей для должностных лиц․
Перевести трудовую книжку в электронный вид самостоятельно — это просто, безопасно и выгодно․ Вам не нужно ждать, пока работодатель начнёт инициативу․ Достаточно:
- Иметь подтверждённую учётную запись на Госуслугах․
- Подать заявление через личный кабинет․
- Уведомить работодателя и попросить внести запись в бумажную книжку․
После этого ваша трудовая история будет надёжно храниться в государственной системе, и вы всегда сможете получить её в электронном виде — даже если бумажная книжка будет утеряна․
Совет: не откладывайте переход на ЭТК․ Чем раньше вы это сделаете, тем меньше рисков вы несёте в будущем, особенно при смене работы, переезде или оформлении пенсии․
Проверьте свой статус на Госуслугах уже сегодня — и сделайте первый шаг к цифровой трудовой безопасности!