Вопрос о том, можно ли самостоятельно заверить копию своей трудовой книжки, возникает у многих россиян, особенно когда документ нужно предоставить в банк для получения кредита, в соцорганы или для оформления визы. Одни источники в интернете допускают самостоятельное заверение, другие же категорически это отрицают. Давайте разберемся в этом вопросе подробно, опираясь на актуальные требования законодательства и кадрового делопроизводства на 2026 год.
Кто имеет право заверять копию трудовой книжки?
Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан выдавать работнику по его письменному заявлению надлежащим образом заверенные копии документов, связанных с работой, в т.ч. копию трудовой книжки. Заверить этот документ имеет право:
- Руководитель организации (директор, генеральный директор и т.д.);
- Уполномоченный сотрудник — как правило, это специалист отдела кадров, бухгалтер или секретарь, на которого приказом возложены обязанности по ведению трудовых книжек.
Что касается самостоятельного заверения работником собственной трудовой книжки, то здесь есть важный нюанс. Формально, некоторые источники указывают, что заверение может осуществляться владельцем документа. Однако на практике это правило применимо лишь в одном строгом случае:
Когда самостоятельное заверение возможно?
Самому заверить копию своей трудовой книжки можно только в том случае, если вы в настоящее время нигде не работаете (являетесь безработным, стоите на учете в центре занятости, являетесь пенсионером или индивидуальным предпринимателем). В такой ситуации трудовая книжка находится у вас на руках, и вы несете ответственность за ее содержание.
Если же вы официально трудоустроены, ваша трудовая книжка хранится у работодателя (ст. 65 ТК РФ). В этом случае самостоятельно заверять ее копию категорически нельзя. Ни банк, ни консульство, ни государственные органы не примут документ, заверенный самим работником, так как это нарушает порядок подтверждения факта трудовой занятости.
Для чего чаще всего требуется заверенная копия?
Чаще всего кредитные специалисты банков просят копию трудового документа с целью подтверждения фактической официальной занятости на момент оформления займа. Также специалист банка обращает внимание на сроки работы на последнем месте. Образец трудовой книжки, заверенной работодателем для банка, ничем не отличается от идентичной документации, подаваемой в другие инстанции.
Как правильно заверить копию трудовой книжки в 2026 году?
Если вы трудоустроены, алгоритм действий прост: пишете заявление в отдел кадров, а специалисты делают копию и заверяют ее. Работодатель готовит копию, строго соответствующую оригиналу — все страницы, включая оборотные, должны быть полностью скопированы.
Заверение копии трудовой книжки можно осуществить двумя способами:
- Постранично — отметка о заверении ставится на каждой странице.
- Комплектом — все страницы сшиваются, и заверительная надпись ставится на последней странице.
Образец заверительной надписи
Независимо от способа, лицо, заверяющее документ, должно соблюдать актуальные стандарты (включая требования ГОСТа). На каждой странице или на последней странице (при сшивании) обязательно указываются:
- Надпись «Верно» или «Копия верна»;
- Должность лица, заверившего копию;
- Личная подпись;
- Расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
- Дата заверения копии;
- Печать организации (при наличии).
Важное правило для работающих сотрудников!
На последней странице копии, сразу после последней записи из трудовой книжки, обязательно пишется фраза: «Работает по настоящее время». Без этой отметки документ считается недействительным для большинства инстанций, так как не подтверждает ваш текущий статус занятости.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С учетом перехода на электронные трудовые книжки, многие задаются вопросом: как заверить ЭТК? Если вам нужна выписка из электронной трудовой, вы можете получить ее:
- Через портал Госуслуг (выписка формируется в электронном виде и подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью Фонда пенсионного и социального страхования);
- У текущего работодателя — он может распечатать выписку из СФР и заверить ее по общим правилам.
Срок действия копии
Важно помнить, что заверенная копия трудовой книжки не является бессрочным документом. Как правило, для большинства организаций (банков, визовых центров) срок действия такой копии составляет 1 месяц с даты заверения. Если в течение этого времени в оригинал трудовой книжки были внесены новые записи (например, перевод на другую должность), копия становится недействительной сразу же, и ее придется переделывать.
Ответственность работодателя
Трудовой кодекс строго защищает права работника. Согласно закону, работодатель обязан выдать заверенную копию в течение 3 рабочих дней с момента подачи заявления. За нарушение этого срока предусмотрены штрафы для руководителей ООО и ИП.